Prodotti e preventivi

Con i preventivi invii a un cliente un'offerta chiara in pochi clic: righe dal tuo catalogo prodotti o righe libere, sconti entro il limite del tuo ruolo, imposte, una data di validità e le tue condizioni. Il cliente apre il preventivo online, lo scarica in PDF e lo accetta firmando con il proprio nome digitato, oppure lo rifiuta. Ogni passaggio compare nella timeline del lead.

Catalogo prodotti

Apri Preventivi nella barra laterale e passa a Prodotti. Ogni prodotto ha nome, descrizione, codice articolo (SKU), unità (ad esempio "licenza" o "ora"), prezzo unitario, valuta e aliquota d'imposta.

• Gli Amministratori Workspace e i Responsabili Vendite aggiungono, modificano e archiviano i prodotti. Tutti gli altri vedono il catalogo e lo usano nei preventivi.
• Archivia rimuove un prodotto dalle nuove righe di preventivo. I preventivi che lo contengono già mantengono le loro righe invariate; Ripristina lo rende di nuovo disponibile.

Crea un preventivo

1. Apri un lead, vai alla scheda Preventivi e fai clic su Nuovo preventivo. Puoi anche partire da Preventivi nella barra laterale e cercare il lead.
2. Aggiungi le righe: scegli un Prodotto (nome, unità e imposta vengono compilati, e il prezzo quando il prodotto ha la valuta del preventivo; altrimenti inserisci il prezzo) oppure mantieni Riga libera e inserisci un nome e un prezzo. Imposta la Quantità e, se serve, uno Sconto (%) per riga.
3. Facoltativamente imposta uno Sconto sull'intero preventivo, una data Valido fino al, la Lingua del documento (il cliente vede la pagina del preventivo, il PDF e l'e-mail in questa lingua), Note e Condizioni.
4. Fai clic su Salva bozza. Il preventivo riceve un numero come Q-0001 v1.

Come vengono calcolati i totali: ogni riga è quantità x prezzo unitario meno lo sconto di riga; lo sconto del preventivo si applica alla somma delle righe; l'imposta è calcolata per riga con la sua aliquota dopo gli sconti; gli importi sono arrotondati per riga all'unità più piccola della valuta (centesimi).

Nota: Gli sconti sono limitati in base al ruolo. Gli utenti del Team Vendite possono concedere fino al limite impostato dall'Amministratore Workspace (10 % per impostazione predefinita), i Responsabili Vendite fino al proprio limite (25 % per impostazione predefinita), gli Amministratori Workspace qualsiasi sconto. Il limite vale per lo sconto di riga e lo sconto del preventivo sommati. Gli amministratori modificano i limiti in Preventivi > Impostazioni.

Invia un preventivo

Fai clic su Invia preventivo e scegli:

• Invialo via e-mail al lead - NextCRM invia l'e-mail tramite il tuo account e-mail collegato o il mailer del workspace, con il PDF allegato e un link al preventivo online. Puoi modificare oggetto e testo; il link viene sempre aggiunto. I preventivi sono e-mail transazionali, quindi la disiscrizione dal marketing di un lead non li blocca.
• Segnalo solo come inviato e copia il link - per quando condividi tu stesso il link (ad esempio in una chat).

Una volta inviato, il contenuto del preventivo viene bloccato e NextCRM memorizza un'impronta (hash SHA-256) del documento esatto. Per modificare un preventivo inviato, fai clic su Nuova versione: viene creata una bozza Q-0001 v2 e la versione precedente indica al cliente che esiste una versione più recente. Eliminando la bozza v2 si riapre la v1.

Cosa vede il cliente

Il link apre una pagina con il nome e il logo della tua azienda, le righe, i totali, le note e le condizioni, un pulsante Scarica PDF e, se ne hai aggiunto uno, un pulsante Paga ora. Lo stato del preventivo passa a Visualizzato la prima volta che il cliente lo apre.

• Accetta: il cliente digita il proprio nome completo e conferma di accettare il preventivo. Si tratta di una firma elettronica semplice. NextCRM memorizza il nome digitato, l'ora, dati tecnici sottoposti a hash (indirizzo IP e browser, non memorizzati in chiaro) e l'impronta del documento. Se il preventivo memorizzato non corrispondesse più al documento inviato, l'accettazione verrebbe rifiutata.
• Rifiuta: il cliente può aggiungere un motivo.

Nota: La pagina del preventivo online è disponibile in tutte le 11 lingue. I PDF in giapponese, coreano e cinese richiedono un font Unicode installato sul server NextCRM; senza di esso il PDF mostra le etichette in inglese.

Un preventivo può essere accettato o rifiutato una sola volta. Dopo la data di validità appare come Scaduto e non può più essere accettato; crea una nuova versione con una nuova data.

Attenzione: Una firma elettronica semplice è adatta alla maggior parte degli accordi di vendita, ma non è una firma elettronica avanzata o qualificata e non verifica l'identità del firmatario. Per i contratti che per legge richiedono una forma più forte, usa un servizio di firma dedicato.

Dopo l'accettazione

• Il preventivo mostra Accettato con il nome del firmatario; la timeline del lead mostra "Preventivo accettato (firma elettronica)".
• Se Sposta il lead in Vinto quando un preventivo viene accettato è attivo (Preventivi > Impostazioni, Amministratori Workspace), il lead passa alla fase Vinto del suo funnel. Altrimenti, o se il funnel non ha una fase Vinto, il proprietario del preventivo riceve un'attività per segnare l'affare come vinto.
• Se il lead non ha ancora un Valore (0), riceve l'importo del preventivo dopo gli sconti e senza imposte, così le cifre di fatturato e pipeline includono la trattativa. Un valore inserito da te non viene mai modificato.
• Il proprietario del preventivo riceve anche una notifica nell'app per i preventivi accettati e rifiutati.

Link di pagamento

NextCRM non incassa pagamenti per i tuoi clienti. Incolla il tuo link di pagamento (ad esempio uno Stripe Payment Link o un link PayPal) in Link di pagamento nel preventivo; il cliente vede un pulsante Paga ora che apre la tua pagina di pagamento. L'account Stripe di NextCRM viene usato solo per gli abbonamenti NextCRM e mai per i pagamenti dei tuoi clienti.

Lora e i preventivi

Lora può elencare i tuoi prodotti e preventivi, dirti lo stato di un preventivo, creare una bozza di preventivo da una richiesta come "Fai un preventivo per Acme: 10 licenze di NextCRM Pro con il 5 % di sconto" (vale il limite di sconto del tuo ruolo) e inviare un preventivo. La creazione e l'invio mostrano sempre prima una scheda di conferma.

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