Produkter och offerter

Med offerter skickar du ett tydligt erbjudande till en kund med några få klick: rader från din produktkatalog eller fria rader, rabatter inom din rolls gräns, moms, ett giltighetsdatum och dina villkor. Kunden öppnar offerten online, laddar ner den som PDF och godkänner den med en signatur i form av ett inskrivet namn, eller avböjer den. Varje steg visas på leadets tidslinje.

Produktkatalog

Öppna Offerter i sidofältet och växla till Produkter. Varje produkt har ett namn, en beskrivning, ett artikelnummer (SKU), en enhet (till exempel ”licens” eller ”timme”), ett styckpris, en valuta och en momssats.

• Arbetsyteadministratörer och Försäljningschefer lägger till, redigerar och arkiverar produkter. Alla andra ser katalogen och använder den i offerter.
• Arkivera tar bort en produkt från nya offertrader. Offerter som redan innehåller den behåller sina rader oförändrade; Återställ tar tillbaka den.

Skapa en offert

1. Öppna ett lead och gå till fliken Offerter, och klicka sedan på Ny offert. Du kan också börja på Offerter i sidofältet och söka efter leadet.
2. Lägg till rader: välj en Produkt (namn, enhet och moms fylls i, och priset när produkten har offertens valuta - annars anger du priset) eller behåll Fri rad och ange ett namn och ett pris. Ange Antal och vid behov en Rabatt (%) per rad.
3. Ange eventuellt en Rabatt på hela offerten, ett datum för Giltig till, Dokumentspråk (kunden ser offertsidan, PDF:en och e-postmeddelandet på det här språket), Anteckningar och Villkor.
4. Klicka på Spara utkast. Offerten får ett nummer som Q-0001 v1.

Så beräknas summorna: varje rad är antal x styckpris minus radrabatten; offertrabatten tillämpas på summan av raderna; momsen beräknas per rad med radens momssats efter rabatterna; beloppen avrundas per rad till valutans minsta enhet (ören/cent).

Obs: Rabatter begränsas per roll. Användare i Säljteam kan ge rabatt upp till den gräns som Arbetsyteadministratören har satt (som standard 10 %), Försäljningschefer upp till sin egen gräns (som standard 25 %) och Arbetsyteadministratörer valfri rabatt. Gränsen gäller rad- och offertrabatten tillsammans. Administratörer ändrar gränserna under Offerter > Inställningar.

Skicka en offert

Klicka på Skicka offert och välj:

• Mejla den till leadet - NextCRM skickar e-postmeddelandet via ditt anslutna e-postkonto eller arbetsytans utskickstjänst, med PDF:en bifogad och en länk till offerten online. Du kan ändra ämne och text; länken läggs alltid till. Offerter är transaktionella e-postmeddelanden, så ett leads avregistrering från marknadsföring blockerar dem inte.
• Markera bara som skickad och kopiera länken - för när du delar länken själv (till exempel i en chatt).

När offerten har skickats låses dess innehåll och NextCRM sparar ett fingeravtryck (SHA-256-hash) av det exakta dokumentet. För att ändra en skickad offert klickar du på Ny version: ett utkast Q-0001 v2 skapas och den tidigare versionen visar kunden att det finns en nyare version. Om du raderar v2-utkastet öppnas v1 igen.

Vad kunden ser

Länken öppnar en sida med ditt företagsnamn och din logotyp, raderna, summorna, anteckningarna och villkoren, en knapp Ladda ner PDF och, om du har lagt till en, en knapp Betala nu. Offertens status ändras till Visad första gången kunden öppnar den.

• Godkänn: kunden skriver sitt fullständiga namn och bekräftar att hen godkänner offerten. Detta är en enkel elektronisk signatur. NextCRM sparar det inskrivna namnet, tidpunkten, hashade tekniska uppgifter (IP-adress och webbläsare, inte sparade i klartext) och dokumentets fingeravtryck. Om den sparade offerten inte längre stämde överens med det skickade dokumentet skulle godkännandet nekas.
• Avböj: kunden kan ange en anledning.

Obs: Offertsidan online finns på alla 11 språk. PDF:er på japanska, koreanska och kinesiska kräver att ett Unicode-teckensnitt är installerat på NextCRM-servern; utan det visar PDF:en sina etiketter på engelska.

En offert kan bara godkännas eller avböjas en gång. Efter giltighetsdatumet visas den som Utgången och kan inte längre godkännas; skapa en ny version med ett nytt datum.

Varning: En enkel elektronisk signatur passar för de flesta säljavtal, men den är inte en avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift och verifierar inte undertecknarens identitet. För avtal som enligt lag kräver en starkare form, använd en särskild signaturtjänst.

Efter godkännande

• Offerten visar Godkänd med undertecknarens namn; leadets tidslinje visar ”Offert godkänd (elektronisk signatur)”.
• Om Flytta leadet till Vunnen när en offert godkänns är på (Offerter > Inställningar, Arbetsyteadministratörer) flyttas leadet till steget Vunnen i sin tratt. Annars, eller om tratten saknar ett steg Vunnen, får offertens ägare en uppgift att markera affären som vunnen.
• Om leadet ännu inte har något Värde (0) får det offertens belopp efter rabatter och utan moms, så att intäkts- och pipelinesiffror räknar med affären. Ett värde som du själv har angett ändras aldrig.
• Offertens ägare får också en avisering i appen för godkända och avböjda offerter.

Betalningslänkar

NextCRM tar inte emot betalningar åt dina kunder. Klistra in din egen betalningslänk (till exempel en Stripe Payment Link eller en PayPal-länk) i Betalningslänk på offerten; kunden ser en knapp Betala nu som öppnar din betalningssida. NextCRM:s eget Stripe-konto används bara för NextCRM-abonnemang och aldrig för dina kunders betalningar.

Lora och offerter

Lora kan lista dina produkter och offerter, berätta vilken status en offert har, skapa ett offertutkast utifrån en förfrågan som ”Gör en offert till Acme: 10 licenser av NextCRM Pro med 5 % rabatt” (din rolls rabattgräns gäller) och skicka en offert. Att skapa och skicka visar alltid ett bekräftelsekort först.

Relaterade artiklar

• Bokningssidor
• Leads och pipeline
• Trattar och steg
• E-postkonfiguration (SMTP och IMAP)
• Roller och behörigheter i arbetsytan