Produits et devis

Avec les devis, vous envoyez à un client une offre claire en quelques clics : des lignes issues de votre catalogue de produits ou des lignes libres, des remises dans la limite de votre rôle, les taxes, une date de validité et vos conditions. Le client ouvre le devis en ligne, le télécharge en PDF et l'accepte en signant par la saisie de son nom, ou le refuse. Chaque étape apparaît dans la chronologie du prospect.

Catalogue de produits

Ouvrez Devis dans la barre latérale et passez à Produits. Chaque produit a un nom, une description, une référence (SKU), une unité (par exemple "licence" ou "heure"), un prix unitaire, une devise et un taux de taxe.

• Les administrateurs de l'espace de travail et les directeurs des ventes ajoutent, modifient et archivent les produits. Tous les autres voient le catalogue et l'utilisent dans les devis.
• Archiver retire un produit des nouvelles lignes de devis. Les devis qui le contiennent déjà conservent leurs lignes inchangées ; Restaurer le rétablit.

Créer un devis

1. Ouvrez un prospect, allez dans l'onglet Devis et cliquez sur Nouveau devis. Vous pouvez aussi commencer depuis Devis dans la barre latérale et rechercher le prospect.
2. Ajoutez des lignes : choisissez un Produit (le nom, l'unité et la taxe sont renseignés, et le prix lorsque le produit a la devise du devis ; sinon, saisissez le prix) ou conservez Ligne libre et saisissez un nom et un prix. Indiquez la Quantité et, si nécessaire, une Remise (%) par ligne.
3. Vous pouvez aussi définir une Remise sur l'ensemble du devis, une date Valable jusqu'au, la Langue du document (le client voit la page du devis, le PDF et l'e-mail dans cette langue), des Notes et des Conditions.
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon. Le devis reçoit un numéro tel que Q-0001 v1.

Calcul des totaux : chaque ligne vaut quantité x prix unitaire moins la remise de ligne ; la remise du devis s'applique à la somme des lignes ; la taxe est calculée par ligne avec son taux après les remises ; les montants sont arrondis par ligne à la plus petite unité de la devise (centimes).

Remarque : Les remises sont limitées selon le rôle. Les utilisateurs de l'Équipe de vente peuvent accorder jusqu'à la limite fixée par l'administrateur de l'espace de travail (10 % par défaut), les directeurs des ventes jusqu'à leur propre limite (25 % par défaut), et les administrateurs de l'espace de travail n'importe quelle remise. La limite s'applique à la remise de ligne et à la remise du devis cumulées. Les administrateurs modifient les limites sous Devis > Paramètres.

Envoyer un devis

Cliquez sur Envoyer le devis et choisissez :

• L'envoyer par e-mail au prospect - NextCRM envoie l'e-mail via votre compte e-mail connecté ou le mailer de l'espace de travail, avec le PDF en pièce jointe et un lien vers le devis en ligne. Vous pouvez modifier l'objet et le texte ; le lien est toujours ajouté. Les devis sont des e-mails transactionnels : la désinscription marketing d'un prospect ne les bloque donc pas.
• Seulement le marquer comme envoyé et copier le lien - lorsque vous partagez le lien vous-même (par exemple dans une discussion).

Une fois envoyé, le contenu du devis est figé et NextCRM stocke une empreinte (hash SHA-256) du document exact. Pour modifier un devis envoyé, cliquez sur Nouvelle version : un brouillon Q-0001 v2 est créé et la version précédente indique au client qu'une version plus récente existe. Supprimer le brouillon v2 rouvre la v1.

Ce que voit le client

Le lien ouvre une page avec le nom et le logo de votre entreprise, les lignes, les totaux, les notes et les conditions, un bouton Télécharger le PDF et, si vous en avez ajouté un, un bouton Payer maintenant. Le statut du devis passe à Consulté la première fois que le client l'ouvre.

• Accepter : le client saisit son nom complet et confirme qu'il accepte le devis. Il s'agit d'une signature électronique simple. NextCRM enregistre le nom saisi, l'heure, des données techniques hachées (adresse IP et navigateur, non stockés en clair) et l'empreinte du document. Si le devis enregistré ne correspondait plus au document envoyé, l'acceptation serait refusée.
• Refuser : le client peut indiquer un motif.

Remarque : La page du devis en ligne est disponible dans les 11 langues. Les PDF en japonais, coréen et chinois nécessitent une police Unicode installée sur le serveur NextCRM ; sans elle, le PDF affiche ses libellés en anglais.

Un devis ne peut être accepté ou refusé qu'une seule fois. Après la date de validité, il apparaît comme Expiré et ne peut plus être accepté ; créez une nouvelle version avec une nouvelle date.

Attention : Une signature électronique simple convient à la plupart des accords commerciaux, mais ce n'est pas une signature électronique avancée ou qualifiée et elle ne vérifie pas l'identité du signataire. Pour les contrats qui exigent légalement une forme plus forte, utilisez un service de signature dédié.

Après l'acceptation

• Le devis affiche Accepté avec le nom du signataire ; la chronologie du prospect affiche "Devis accepté (signature électronique)".
• Si Passer le prospect en Gagné lorsqu'un devis est accepté est activé (Devis > Paramètres, administrateurs de l'espace de travail), le prospect passe à l'étape gagnée de son entonnoir. Sinon, ou si l'entonnoir n'a pas d'étape gagnée, le propriétaire du devis reçoit une tâche pour marquer l'affaire comme gagnée.
• Si le lead n'a pas encore de Valeur (0), il reprend le montant du devis après remises et hors taxes, afin que les chiffres de chiffre d'affaires et de pipeline incluent l'affaire. Une valeur que vous avez saisie vous-même n'est jamais modifiée.
• Le propriétaire du devis reçoit aussi une notification dans l'application pour les devis acceptés et refusés.

Liens de paiement

NextCRM n'encaisse pas de paiements pour vos clients. Collez votre propre lien de paiement (par exemple un Stripe Payment Link ou un lien PayPal) dans Lien de paiement sur le devis ; le client voit un bouton Payer maintenant qui ouvre votre page de paiement. Le compte Stripe de NextCRM sert uniquement aux abonnements NextCRM et jamais aux paiements de vos clients.

Lora et les devis

Lora peut lister vos produits et vos devis, vous indiquer le statut d'un devis, créer un brouillon de devis à partir d'une demande comme "Fais un devis pour Acme : 10 licences NextCRM Pro avec 5 % de remise" (la limite de remise de votre rôle s'applique) et envoyer un devis. La création et l'envoi affichent toujours d'abord une carte de confirmation.

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