Productos y presupuestos

Con los presupuestos envías a un cliente una oferta clara en pocos clics: líneas de tu catálogo de productos o líneas libres, descuentos dentro del límite de tu rol, impuestos, una fecha de validez y tus condiciones. El cliente abre el presupuesto online, lo descarga como PDF y lo acepta con una firma escribiendo su nombre, o lo rechaza. Cada paso aparece en la cronología del lead.

Catálogo de productos

Abre Presupuestos en la barra lateral y cambia a Productos. Cada producto tiene nombre, descripción, SKU, unidad (por ejemplo "licencia" u "hora"), precio unitario, moneda y tipo impositivo.

• Los Administradores del espacio de trabajo y los Gerentes de ventas añaden, editan y archivan productos. Todos los demás ven el catálogo y lo usan en los presupuestos.
• Archivar retira un producto de las nuevas líneas de presupuesto. Los presupuestos que ya lo contienen conservan sus líneas sin cambios; Restaurar lo recupera.

Crea un presupuesto

1. Abre un lead, ve a la pestaña Presupuestos y haz clic en Nuevo presupuesto. También puedes empezar en Presupuestos en la barra lateral y buscar el lead.
2. Añade líneas: elige un Producto (se rellenan el nombre, la unidad y el impuesto, y el precio cuando el producto tiene la moneda del presupuesto; si no, introduce el precio) o mantén Línea libre e introduce un nombre y un precio. Indica la Cantidad y, si hace falta, un Descuento (%) por línea.
3. Opcionalmente, define un Descuento sobre todo el presupuesto, una fecha Válido hasta, el Idioma del documento (el cliente ve la página del presupuesto, el PDF y el correo en este idioma), Notas y Condiciones.
4. Haz clic en Guardar borrador. El presupuesto recibe un número como Q-0001 v1.

Cómo se calculan los totales: cada línea es cantidad x precio unitario menos el descuento de la línea; el descuento del presupuesto se aplica a la suma de las líneas; el impuesto se calcula por línea con su tipo impositivo después de los descuentos; los importes se redondean por línea a la unidad más pequeña de la moneda (céntimos).

Nota: Los descuentos están limitados por rol. Los usuarios del Equipo de ventas pueden conceder hasta el límite fijado por el Administrador del espacio de trabajo (10 % por defecto), los Gerentes de ventas hasta su propio límite (25 % por defecto) y los Administradores del espacio de trabajo cualquier descuento. El límite se aplica al descuento de línea y al del presupuesto combinados. Los administradores cambian los límites en Presupuestos > Ajustes.

Envía un presupuesto

Haz clic en Enviar presupuesto y elige:

• Enviarlo por correo al lead - NextCRM envía el correo a través de tu cuenta de correo conectada o del mailer del espacio de trabajo, con el PDF adjunto y un enlace al presupuesto online. Puedes cambiar el asunto y el texto; el enlace se añade siempre. Los presupuestos son correos transaccionales, así que la baja de marketing de un lead no los bloquea.
• Solo marcarlo como enviado y copiar el enlace - para cuando compartes el enlace tú mismo (por ejemplo en un chat).

Una vez enviado, el contenido del presupuesto queda congelado y NextCRM guarda una huella (hash SHA-256) del documento exacto. Para cambiar un presupuesto enviado, haz clic en Nueva versión: se crea un borrador Q-0001 v2 y la versión anterior indica al cliente que existe una versión más reciente. Si eliminas el borrador v2, se reabre la v1.

Qué ve el cliente

El enlace abre una página con el nombre y el logotipo de tu empresa, las líneas, los totales, las notas y las condiciones, un botón Descargar PDF y, si añadiste uno, un botón Pagar ahora. El estado del presupuesto cambia a Visto la primera vez que el cliente lo abre.

• Aceptar: el cliente escribe su nombre completo y confirma que acepta el presupuesto. Esto es una firma electrónica simple. NextCRM guarda el nombre escrito, la hora, datos técnicos cifrados con hash (dirección IP y navegador, no guardados en texto claro) y la huella del documento. Si el presupuesto guardado ya no coincidiera con el documento enviado, la aceptación se rechazaría.
• Rechazar: el cliente puede añadir un motivo.

Nota: La página del presupuesto online está disponible en los 11 idiomas. Los PDF en japonés, coreano y chino necesitan una fuente Unicode instalada en el servidor de NextCRM; sin ella, el PDF muestra sus etiquetas en inglés.

Un presupuesto solo se puede aceptar o rechazar una vez. Después de la fecha de validez se muestra como Caducado y ya no se puede aceptar; crea una nueva versión con una nueva fecha.

Advertencia: Una firma electrónica simple es adecuada para la mayoría de los acuerdos de venta, pero no es una firma electrónica avanzada o cualificada y no verifica la identidad del firmante. Para contratos que exigen legalmente una forma más sólida, usa un servicio de firma específico.

Después de la aceptación

• El presupuesto muestra Aceptado con el nombre del firmante; la cronología del lead muestra "Presupuesto aceptado (firma electrónica)".
• Si Mover el lead a Ganado cuando se acepta un presupuesto está activado (Presupuestos > Ajustes, Administradores del espacio de trabajo), el lead pasa a la etapa de ganado de su embudo. Si no, o si el embudo no tiene etapa de ganado, el propietario del presupuesto recibe una tarea para marcar el negocio como ganado.
• Si el lead aún no tiene Valor (0), toma el importe del presupuesto después de descuentos y sin impuestos, para que las cifras de ingresos y de pipeline incluyan la operación. Un valor que hayas introducido tú nunca se cambia.
• El propietario del presupuesto también recibe una notificación en la app por los presupuestos aceptados y rechazados.

Enlaces de pago

NextCRM no cobra pagos en nombre de tus clientes. Pega tu propio enlace de pago (por ejemplo un Stripe Payment Link o un enlace de PayPal) en Enlace de pago en el presupuesto; el cliente ve un botón Pagar ahora que abre tu página de pago. La cuenta de Stripe de NextCRM se usa solo para las suscripciones de NextCRM y nunca para los pagos de tus clientes.

Lora y los presupuestos

Lora puede listar tus productos y presupuestos, decirte el estado de un presupuesto, crear un borrador de presupuesto a partir de una petición como "Haz un presupuesto para Acme: 10 licencias de NextCRM Pro con un 5 % de descuento" (se aplica el límite de descuento de tu rol) y enviar un presupuesto. Crear y enviar siempre muestran primero una tarjeta de confirmación.

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