Produtos e orçamentos

Com os orçamentos você envia ao cliente uma oferta clara em poucos cliques: itens do seu catálogo de produtos ou itens livres, descontos dentro do limite da sua função, impostos, uma data de validade e seus termos. O cliente abre o orçamento online, baixa como PDF e o aceita com uma assinatura digitando o nome, ou o recusa. Cada etapa aparece na linha do tempo do lead.

Catálogo de produtos

Abra Orçamentos na barra lateral e mude para Produtos. Cada produto tem nome, descrição, SKU, unidade (por exemplo "licença" ou "hora"), preço unitário, moeda e alíquota de imposto.

• Administradores do Workspace e Gerentes de Vendas adicionam, editam e arquivam produtos. Todos os demais veem o catálogo e o usam nos orçamentos.
• Arquivar remove um produto dos novos itens de orçamento. Orçamentos que já o contêm mantêm seus itens inalterados; Restaurar o traz de volta.

Crie um orçamento

1. Abra um lead, vá até a aba Orçamentos e clique em Novo orçamento. Você também pode começar em Orçamentos na barra lateral e pesquisar o lead.
2. Adicione itens: escolha um Produto (nome, unidade e imposto são preenchidos, e o preço quando o produto tem a moeda do orçamento; caso contrário, informe o preço) ou mantenha Item livre e informe um nome e um preço. Defina a Quantidade e, se necessário, um Desconto (%) por item.
3. Opcionalmente, defina um Desconto sobre o orçamento inteiro, uma data de Válido até, o Idioma do documento (o cliente vê a página do orçamento, o PDF e o e-mail nesse idioma), Observações e Termos.
4. Clique em Salvar rascunho. O orçamento recebe um número como Q-0001 v1.

Como os totais são calculados: cada item é quantidade x preço unitário menos o desconto do item; o desconto do orçamento é aplicado à soma dos itens; o imposto é calculado por item com sua alíquota depois dos descontos; os valores são arredondados por item para a menor unidade da moeda (centavos).

Observação: Os descontos são limitados por função. Usuários da Equipe de Vendas podem conceder até o limite definido pelo Administrador do Workspace (10 % por padrão), Gerentes de Vendas até o próprio limite (25 % por padrão) e Administradores do Workspace qualquer desconto. O limite vale para o desconto do item e o do orçamento somados. Os administradores alteram os limites em Orçamentos > Configurações.

Envie um orçamento

Clique em Enviar orçamento e escolha:

• Enviar por e-mail ao lead - o NextCRM envia o e-mail pela sua conta de e-mail conectada ou pelo mailer do workspace, com o PDF anexado e um link para o orçamento online. Você pode alterar o assunto e o texto; o link é sempre adicionado. Orçamentos são e-mails transacionais, por isso o descadastramento de marketing de um lead não os bloqueia.
• Apenas marcar como enviado e copiar o link - para quando você mesmo compartilha o link (por exemplo em um chat).

Depois de enviado, o conteúdo do orçamento fica congelado e o NextCRM armazena uma impressão digital (hash SHA-256) do documento exato. Para alterar um orçamento enviado, clique em Nova versão: um rascunho Q-0001 v2 é criado e a versão anterior mostra ao cliente que existe uma versão mais recente. Excluir o rascunho v2 reabre a v1.

O que o cliente vê

O link abre uma página com o nome e o logotipo da sua empresa, os itens, totais, observações e termos, um botão Baixar PDF e, se você tiver adicionado um, um botão Pagar agora. O status do orçamento muda para Visualizado na primeira vez que o cliente o abre.

• Aceitar: o cliente digita o nome completo e confirma que aceita o orçamento. Isso é uma assinatura eletrônica simples. O NextCRM armazena o nome digitado, o horário, dados técnicos com hash (endereço IP e navegador, não armazenados em texto simples) e a impressão digital do documento. Se o orçamento armazenado não correspondesse mais ao documento enviado, a aceitação seria recusada.
• Recusar: o cliente pode informar um motivo.

Observação: A página do orçamento online está disponível nos 11 idiomas. PDFs em japonês, coreano e chinês precisam de uma fonte Unicode instalada no servidor do NextCRM; sem ela, o PDF mostra seus rótulos em inglês.

Um orçamento só pode ser aceito ou recusado uma vez. Depois da data de validade ele aparece como Expirado e não pode mais ser aceito; crie uma nova versão com uma nova data.

Atenção: Uma assinatura eletrônica simples é adequada para a maioria dos acordos de venda, mas não é uma assinatura eletrônica avançada ou qualificada e não verifica a identidade do signatário. Para contratos que exigem legalmente uma forma mais forte, use um serviço de assinatura dedicado.

Após a aceitação

• O orçamento mostra Aceito com o nome do signatário; a linha do tempo do lead mostra "Orçamento aceito (assinatura eletrônica)".
• Se Mover o lead para Ganho quando um orçamento for aceito estiver ativado (Orçamentos > Configurações, Administradores do Workspace), o lead vai para a etapa de ganho do seu funil. Caso contrário, ou se o funil não tiver uma etapa de ganho, o responsável pelo orçamento recebe uma tarefa para marcar o negócio como ganho.
• Se o lead ainda não tiver Valor (0), ele recebe o valor do orçamento após descontos e sem impostos, para que os números de receita e de pipeline incluam o negócio. Um valor que você mesmo informou nunca é alterado.
• O responsável pelo orçamento também recebe uma notificação no app para orçamentos aceitos e recusados.

Links de pagamento

O NextCRM não recebe pagamentos pelos seus clientes. Cole seu próprio link de pagamento (por exemplo um Stripe Payment Link ou um link do PayPal) em Link de pagamento no orçamento; o cliente vê um botão Pagar agora que abre sua página de pagamento. A conta Stripe do próprio NextCRM é usada apenas para assinaturas do NextCRM e nunca para pagamentos dos seus clientes.

Lora e orçamentos

A Lora pode listar seus produtos e orçamentos, informar o status de um orçamento, criar um rascunho de orçamento a partir de um pedido como "Faça um orçamento para a Acme: 10 licenças do NextCRM Pro com 5 % de desconto" (vale o limite de desconto da sua função) e enviar um orçamento. Criar e enviar sempre mostram antes um cartão de confirmação.

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