Producten en offertes

Met offertes stuurt u een klant in een paar klikken een duidelijk aanbod: regels uit uw productcatalogus of vrije regels, kortingen binnen de limiet van uw rol, btw, een geldigheidsdatum en uw voorwaarden. De klant opent de offerte online, downloadt hem als pdf en accepteert hem met een getypte naam als handtekening, of wijst hem af. Elke stap verschijnt op de tijdlijn van de lead.

Productcatalogus

Open Offertes in de zijbalk en ga naar Producten. Elk product heeft een naam, beschrijving, artikelnummer (SKU), eenheid (bijvoorbeeld "licentie" of "uur"), eenheidsprijs, valuta en btw-tarief.

• Workspace Beheerders en Sales Managers voegen producten toe, bewerken ze en archiveren ze. Alle anderen zien de catalogus en gebruiken die in offertes.
• Archiveren verwijdert een product uit nieuwe offerteregels. Offertes die het al bevatten, houden hun regels ongewijzigd; met Herstellen haalt u het terug.

Een offerte aanmaken

1. Open een lead en ga naar het tabblad Offertes, en klik dan op Nieuwe offerte. U kunt ook beginnen bij Offertes in de zijbalk en de lead zoeken.
2. Voeg regels toe: kies een Product (naam, eenheid en btw worden ingevuld, en de prijs als het product de valuta van de offerte heeft; anders voert u de prijs in) of houd Vrije regel aan en voer een naam en prijs in. Stel het Aantal in en, indien nodig, een Korting (%) per regel.
3. Stel optioneel een Korting op de hele offerte in, een datum Geldig tot, de Documenttaal (de klant ziet de offertepagina, pdf en e-mail in deze taal), Opmerkingen en Voorwaarden.
4. Klik op Concept opslaan. De offerte krijgt een nummer zoals Q-0001 v1.

Zo worden totalen berekend: elke regel is aantal x eenheidsprijs min de regelkorting; de offertekorting wordt toegepast op de som van de regels; btw wordt per regel berekend met het eigen btw-tarief na de kortingen; bedragen worden per regel afgerond op de kleinste eenheid van de valuta (centen).

Opmerking: Kortingen zijn per rol beperkt. Gebruikers met de rol Sales Team kunnen korting geven tot de limiet die de Workspace Beheerder instelt (standaard 10 %), Sales Managers tot hun eigen limiet (standaard 25 %), Workspace Beheerders elke korting. De limiet geldt voor regel- en offertekorting samen. Beheerders wijzigen de limieten onder Offertes > Instellingen.

Een offerte versturen

Klik op Offerte versturen en kies:

• E-mail naar de lead - NextCRM verstuurt de e-mail via uw gekoppelde e-mailaccount of de mailer van de workspace, met de pdf als bijlage en een link naar de online offerte. U kunt het onderwerp en de tekst wijzigen; de link wordt altijd toegevoegd. Offertes zijn transactionele e-mails, dus een afmelding voor marketing van een lead blokkeert ze niet.
• Alleen als verstuurd markeren en de link kopiëren - voor als u de link zelf deelt (bijvoorbeeld in een chat).

Na het versturen wordt de inhoud van de offerte vastgezet en slaat NextCRM een vingerafdruk (SHA-256-hash) van het exacte document op. Om een verstuurde offerte te wijzigen, klikt u op Nieuwe versie: er wordt een concept Q-0001 v2 aangemaakt en de vorige versie laat de klant zien dat er een nieuwere versie bestaat. Als u het v2-concept verwijdert, wordt v1 weer geopend.

Wat de klant ziet

De link opent een pagina met uw bedrijfsnaam en logo, de regels, totalen, opmerkingen en voorwaarden, een knop PDF downloaden en, als u er een hebt toegevoegd, een knop Nu betalen. De status van de offerte verandert in Bekeken zodra de klant hem voor het eerst opent.

• Accepteren: de klant typt zijn volledige naam en bevestigt dat hij de offerte accepteert. Dit is een eenvoudige elektronische handtekening. NextCRM slaat de getypte naam, het tijdstip, gehashte technische gegevens (IP-adres en browser, niet als leesbare tekst opgeslagen) en de vingerafdruk van het document op. Als de opgeslagen offerte niet meer overeenkomt met het verstuurde document, wordt de acceptatie geweigerd.
• Afwijzen: de klant kan een reden toevoegen.

Opmerking: De online offertepagina is beschikbaar in alle 11 talen. Pdf's in het Japans, Koreaans en Chinees hebben een Unicode-lettertype nodig dat op de NextCRM-server is geïnstalleerd; zonder dat lettertype toont de pdf de labels in het Engels.

Een offerte kan maar één keer worden geaccepteerd of afgewezen. Na de geldigheidsdatum staat hij als Verlopen en kan hij niet meer worden geaccepteerd; maak dan een nieuwe versie met een nieuwe datum.

Waarschuwing: Een eenvoudige elektronische handtekening is geschikt voor de meeste verkoopovereenkomsten, maar het is geen geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening en de identiteit van de ondertekenaar wordt niet gecontroleerd. Gebruik voor contracten die wettelijk een sterkere vorm vereisen een speciale ondertekeningsdienst.

Na acceptatie

• De offerte toont Geaccepteerd met de naam van de ondertekenaar; de tijdlijn van de lead toont "Offerte geaccepteerd (elektronische handtekening)".
• Als Lead naar Gewonnen verplaatsen wanneer een offerte wordt geaccepteerd aan staat (Offertes > Instellingen, Workspace Beheerders), gaat de lead naar de fase Gewonnen van zijn funnel. Anders, of als de funnel geen fase Gewonnen heeft, krijgt de eigenaar van de offerte een taak om de deal als gewonnen te markeren.
• Heeft de lead nog geen Waarde (0), dan krijgt hij het bedrag van de offerte na kortingen en zonder btw, zodat omzet- en pipelinecijfers de deal meetellen. Een waarde die u zelf hebt ingevoerd, wordt nooit gewijzigd.
• De eigenaar van de offerte krijgt ook een melding in de app bij geaccepteerde en afgewezen offertes.

Betaallinks

NextCRM neemt geen betalingen aan voor uw klanten. Plak uw eigen betaallink (bijvoorbeeld een Stripe Payment Link of een PayPal-link) in Betaallink op de offerte; de klant ziet een knop Nu betalen die uw betaalpagina opent. Het eigen Stripe-account van NextCRM wordt alleen gebruikt voor NextCRM-abonnementen en nooit voor betalingen van uw klanten.

Lora en offertes

Lora kan uw producten en offertes opsommen, u de status van een offerte vertellen, een offerteconcept maken op basis van een verzoek zoals "Maak een offerte voor Acme: 10 licenties NextCRM Pro met 5 % korting" (de kortingslimiet van uw rol geldt) en een offerte versturen. Bij aanmaken en versturen verschijnt altijd eerst een bevestigingskaart.

Gerelateerde artikelen

• Boekingspagina's
• Leads en pipeline
• Funnels en fasen
• E-mail instellen (SMTP en IMAP)
• Workspacerollen en machtigingen