E-mail instellen (SMTP en IMAP)

NextCRM verstuurt e-mail via een mailaccount dat u koppelt. Zodra dat is ingesteld, gaan e-mailcampagnes en lead-e-mails de deur uit vanaf uw eigen adres (bijvoorbeeld sales@example.com) en komen antwoorden terug in uw normale mailbox.

SMTP en IMAP in NextCRM

• SMTP (uitgaande mail) is wat NextCRM nodig heeft. Het wordt gebruikt voor e-mailcampagnes, voor e-mails die u vanuit een lead verstuurt met de Standaardmailer, en voor meldingen van de workspace. U stelt het in via Configuratie > E-mail.
• Alleen uw mailer verstuurt de e-mails van uw werkruimte. Alles wat uw werkruimte naar leads en klanten stuurt - campagnes, sequenties, automatiseringen, lead-e-mails, offertes, NPS-enquêtes en boekingsmails aan bezoekers - gaat alleen via deze mailer of een gekoppelde mailbox. NextCRM valt nooit terug op de eigen mailserver: zonder mailer worden deze e-mails niet verstuurd. De mailer van NextCRM verstuurt alleen accountmails, zoals teamuitnodigingen, facturatie- en beveiligingsmeldingen.
• Inkomende mail wordt niet via IMAP gelezen. Om antwoorden bij uw leads in NextCRM te zien, koppelt u uw mailbox met Google Workspace of Microsoft 365 onder Profiel > Verbindingen. De optie SMTP op het tabblad E-mail van een lead verzendt alleen. Antwoorden komen ook altijd binnen in uw normale mailbox.

Opmerking: Alleen Workspacebeheerders en Sales Managers kunnen de e-mailinstellingen wijzigen, en uw plan moet de functie E-mailinbox bevatten om een provider op te slaan of te testen.

Verzenden instellen in de Configuratie

1. Open Configuratie > E-mail (de stap E-mail openen). De kaart E-mailinstellingen in Instellingen (de chip toont bijvoorbeeld Gekoppeld of Niet ingesteld) opent dezelfde stap.
2. Kies een providerkaart. Mailboxen: Gmail / Google Workspace, Microsoft 365 / Outlook, Yahoo Mail, IONOS, STRATO en SMTP (elke server) voor elke andere mailprovider. Verzenddiensten: SendGrid, Mailgun en Amazon SES.
3. Klik op het tandwielpictogram op de kaart. Het paneel Providerreferenties en afzenderidentiteit wordt geopend.
4. Vul de velden in (zie de tabel hieronder) en klik op Verbinding testen.
5. Als de test slaagt, klikt u op Opslaan. Als alle velden zijn ingevuld en er geen andere provider actief is, schakelt opslaan de provider ook in en wordt de aanmelding gecontroleerd: de kaart toont Ingeschakeld en Geverifieerd.
6. Als de aanmeldcontrole mislukt, blijft het paneel open en toont het de reden. Corrigeer de waarden en sla opnieuw op.

Bovenaan de pagina toont de kaart Zo werkt de standaardmailer de drie stappen als voortgangsbalk: Provider instellen, Verbinding testen en Als standaard instellen. Afgeronde stappen krijgen een vinkje. De chip in de paginakop toont hoeveel providers zijn ingeschakeld, bijvoorbeeld 1 ingeschakeld.

Er kan maar één provider tegelijk zijn ingeschakeld: dat is de standaardmailer die alle e-mails van de workspace verstuurt. Zolang er één is ingeschakeld, blijft een andere provider na het opslaan uitgeschakeld, en tonen de andere kaarten Als standaard gebruiken (als de provider is geconfigureerd) of Configureren (als dat niet zo is). Een provider geldt als geconfigureerd wanneer alle velden zijn ingevuld (de kaart toont dan Geconfigureerd in plaats van Ontbrekende instelling). De kaart van de actieve provider heeft de knop Ingeschakeld / Uitgeschakeld om hem in of uit te schakelen.

Om naar een andere provider over te stappen, klikt u op de kaart daarvan op Als standaard gebruiken. Een venster vraagt bijvoorbeeld SendGrid als standaardmailer gebruiken? NextCRM controleert eerst de verbinding van de nieuwe provider. Als die controle mislukt, blijft uw huidige standaard actief en ziet u de reden.

De SMTP-velden

Veld	Wat u invult
SMTP Host	De uitgaande server van uw provider, bijvoorbeeld smtp.ionos.de.
Poort	In bijna alle gevallen 465 of 587. NextCRM accepteert 25, 465, 587 en 2525.
Gebruikersnaam	Meestal uw volledige e-mailadres.
Wachtwoord	Het wachtwoord van uw mailbox of, waar vereist, een app-wachtwoord.
Afzender e-mail	Het afzenderadres dat ontvangers zien. Gebruik de mailbox waarmee u inlogt (of een alias die uw provider toestaat).
Afzender naam	De naam van de afzender, bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam.

Er is geen aparte beveiligingsschakelaar: poort 465 gebruikt SSL/TLS vanaf het begin en poort 587 gebruikt STARTTLS (de verbinding wordt naar versleuteling opgewaardeerd wanneer de server dat aanbiedt, wat alle grote providers doen).

De kaarten Gmail / Google Workspace, Microsoft 365 / Outlook en Yahoo Mail vragen alleen om het adres (Gebruikersnaam), het wachtwoord of app-wachtwoord (Wachtwoord) en de Afzender naam; de server wordt automatisch ingesteld (Gmail en Yahoo: poort 465 met SSL/TLS, Microsoft 365: smtp.office365.com, poort 587 met STARTTLS) en er wordt altijd verzonden vanaf het adres waarmee u zich aanmeldt. Op de kaart IONOS kiest u onder Server (land) de server van uw land: smtp.ionos.de, smtp.ionos.com, smtp.ionos.co.uk, smtp.ionos.es, smtp.ionos.fr, smtp.ionos.it (poort 465 met SSL/TLS); andere servers worden niet geaccepteerd. De kaart STRATO gebruikt altijd smtp.strato.de, poort 465 met SSL/TLS. Bij IONOS en STRATO is de Afzender e-mail optioneel: laat dit leeg om vanaf het inlogadres te verzenden, of vul een alias van de mailbox in. SendGrid en Mailgun gebruiken een API-sleutel in plaats van een wachtwoord, en Amazon SES vraagt om de Regio plus in AWS aangemaakte SMTP-gegevens.

De knop Verbinding testen

Verbinding testen verstuurt een echte test-e-mail met het onderwerp "NextCRM mailer connection test". Standaard gaat die naar het adres bij Afzender e-mail. Wilt u hem ergens anders naartoe sturen, vul dan in het providerpaneel een adres in bij Test verzenden naar (optioneel) ("Laat leeg om het testbericht naar het afzenderadres (Van) te sturen."). De test gebruikt de waarden die op dat moment in het formulier staan, zodat u kunt testen voordat u opslaat. Het resultaat verschijnt als Verbindingsstatus: Verbonden of Verbindingsstatus: Niet verbonden met de reden. Controleer de inbox (en de spammap) van dat adres om te bevestigen dat het bericht is aangekomen.

Hoe uw wachtwoord wordt beschermd

Wachtwoorden en API-sleutels worden versleuteld (AES-256) voordat ze worden opgeslagen en worden nooit naar de browser teruggestuurd. Na het opslaan blijft het veld leeg en toont het Veilig opgeslagen. Laat leeg om dit te behouden. Typ alleen een nieuwe waarde als u de bestaande wilt vervangen.

Tip: Gebruik een app-wachtwoord of een aparte verzendmailbox in plaats van uw persoonlijke hoofdwachtwoord, wanneer uw provider dat ondersteunt.

Gmail en Google Workspace

Google vereist een app-wachtwoord voor SMTP en IMAP.

1. Schakel verificatie in twee stappen (2-Step Verification) in voor het Google-account.
2. Maak een app-wachtwoord aan op https://myaccount.google.com/apppasswords en kopieer de code van 16 tekens.
3. Gebruik in NextCRM de kaart Gmail / Google Workspace: Gebruikersnaam = uw Gmail- of Workspace-adres, Wachtwoord = het app-wachtwoord. U kunt het plakken met of zonder de spaties die Google toont.

U kunt ook de kaart SMTP gebruiken met deze waarden:

Instelling	Waarde
SMTP-server	smtp.gmail.com, poort 465 (SSL/TLS) of 587 (STARTTLS)
IMAP-server	imap.gmail.com, poort 993 (SSL/TLS)
Gebruikersnaam	Volledig Gmail- / Google Workspace-adres

Opmerking: Als u de pagina voor app-wachtwoorden niet ziet, staat verificatie in twee stappen uit of heeft de beheerder van uw Google Workspace app-wachtwoorden uitgeschakeld. Gmail hanteert ook dagelijkse verzendlimieten; overweeg voor grote campagnes daarom SendGrid, Mailgun of Amazon SES.

Microsoft 365 en Outlook.com

Waarschuwing: Microsoft schakelt aanmelden met een wachtwoord (basisverificatie) voor SMTP in Microsoft 365 uit. Koppel de mailbox voor lead-e-mails en antwoorden daarom met Microsoft 365 koppelen onder Profiel > Verbindingen (zie Microsoft 365 koppelen). De kaart Microsoft 365 / Outlook werkt alleen zolang uw Microsoft 365-beheerder SMTP AUTH voor de mailbox nog toestaat.

Als SMTP AUTH nog is toegestaan, gebruikt u de kaart Microsoft 365 / Outlook. Server en poort worden automatisch ingesteld; u vult alleen het mailboxadres en het wachtwoord (of app-wachtwoord) in. Ter referentie:

Instelling	Waarde
SMTP-server	smtp.office365.com, poort 587 (STARTTLS)
IMAP-server	outlook.office365.com, poort 993 (SSL/TLS)
Gebruikersnaam	Volledig mailboxadres

• SMTP AUTH moet voor de mailbox zijn ingeschakeld. Uw Microsoft 365-beheerder kan "Authenticated SMTP" voor de gebruiker inschakelen in het Microsoft 365 admin center.
• Microsoft stopt in veel scenario's met basisverificatie (met wachtwoord). Of SMTP AUTH en app-wachtwoorden voor u werken, hangt af van het beveiligingsbeleid van uw tenant (bijvoorbeeld Security defaults of Conditional Access). Als de test steeds mislukt met een verificatiefout, vraag het dan aan uw Microsoft 365-beheerder of gebruik een verzenddienst zoals SendGrid, Mailgun of Amazon SES.
• Persoonlijke Outlook.com-accounts accepteren SMTP met wachtwoord mogelijk helemaal niet. Een zakelijke mailbox is de betrouwbaardere keuze.

IONOS

Instelling	Waarde
SMTP-server	smtp.ionos.de (Duitsland) of smtp.ionos.com (VS), poort 465 (SSL/TLS) of 587 (STARTTLS)
IMAP-server	imap.ionos.de, poort 993 (SSL/TLS)
Gebruikersnaam	Volledig e-mailadres
Wachtwoord	Het wachtwoord van die mailbox

Gebruik de kaart IONOS en kies onder Server (land) de server van het land waartoe uw IONOS-contract behoort. NextCRM maakt verbinding via poort 465 (SSL/TLS).

Strato

Instelling	Waarde
SMTP-server	smtp.strato.de, poort 465 (SSL/TLS) of 587 (STARTTLS)
IMAP-server	imap.strato.de, poort 993 (SSL/TLS)
Gebruikersnaam	Volledig e-mailadres
Wachtwoord	Het wachtwoord van die mailbox

Gebruik de kaart STRATO: smtp.strato.de met poort 465 (SSL/TLS) wordt automatisch ingesteld, u vult alleen de gebruikersnaam en het wachtwoord in.

Andere providers

Zoek in de helppagina's van uw provider naar "SMTP-instellingen" of "instellingen voor e-mailprogramma's". U hebt de naam van de uitgaande server, de poort (465 of 587) en uw inloggegevens nodig. Voor IMAP gebruikt de inkomende server meestal poort 993. Servers in privé- of interne netwerken kunnen niet worden gebruikt.

Waar u elke waarde vindt

Elk veld in de stap E-mail heeft een klein (i)-pictogram naast de naam. Klik erop om te zien waar de waarde vandaan komt en om de pagina van de provider te openen waar u hem aanmaakt. Dezelfde informatie, per provider:

SMTP (elke e-mailprovider)

Veld	Waar u het vindt
SMTP Host en Poort	In de helppagina's van uw provider onder "SMTP-instellingen" of "instellingen voor e-mailprogramma's" (zie de providertabellen hierboven).
Gebruikersnaam	Meestal uw volledige e-mailadres, dezelfde login als voor webmail.
Wachtwoord	Het wachtwoord van uw mailbox, of een app-wachtwoord als uw provider dat vereist.
Afzender e-mail	De mailbox waarmee u inlogt, of een alias die uw provider toestaat.

Gmail / Google Workspace

Veld	Waar u het vindt
Gebruikersnaam	Uw volledige Gmail- of Google Workspace-adres.
Wachtwoord	Een app-wachtwoord: zet authenticatie in twee stappen aan, open dan Google-account > Beveiliging > App-wachtwoorden (App-wachtwoorden openen) en maak er een aan met de naam "NextCRM". U kunt het met of zonder spaties plakken.

Yahoo Mail

Veld	Waar u het vindt
Gebruikersnaam	Uw volledige Yahoo Mail-adres.
Wachtwoord	Een app-wachtwoord: Yahoo-accountbeveiliging > App-wachtwoord genereren (Yahoo-accountbeveiliging openen).

SendGrid

Veld	Waar u het vindt
API-sleutel	SendGrid > Settings > API Keys > Create API Key met minimaal "Mail Send"-toegang (API Keys openen). De sleutel begint met SG. en wordt maar één keer getoond.
Afzender e-mail	Een geverifieerde afzender of een adres op een geauthenticeerd domein: Settings > Sender Authentication (Sender Authentication openen).

Mailgun

Veld	Waar u het vindt
API-sleutel	Accountmenu > API Security: maak een privé-API-sleutel aan of kopieer er een (API Security openen).
Domein	Uw geverifieerde verzenddomein onder Sending > Domains (Domains openen), bijvoorbeeld mg.example.com. Zowel Amerikaanse als Europese accounts werken; NextCRM vindt zelf de juiste regio.
Afzender e-mail	Een adres op dat verzenddomein.

Amazon SES

Veld	Waar u het vindt
Regio	De regio van uw SES-account, rechtsboven in de AWS-console weergegeven, bijvoorbeeld eu-central-1 (lijst met SES-regio's).
Gebruikersnaam en Wachtwoord (SMTP-inloggegevens)	SES console > SMTP settings > Create SMTP credentials (SMTP settings openen). Dit zijn niet uw AWS-toegangssleutels; het wachtwoord wordt maar één keer getoond.
Afzender e-mail	Een geverifieerde identiteit (adres of domein) in dezelfde regio: SES > Identities (Identities openen).

Bezorgbaarheid: SPF, DKIM en DMARC

Om uw e-mails uit spammappen te houden, moet uw domein aantonen dat uw provider namens dat domein mag verzenden. Dit zijn DNS TXT-records die u bij uw domeinhost toevoegt:

• SPF somt de servers op die voor uw domein mogen verzenden. Uw provider geeft u de exacte waarde. Voorbeeld voor Google Workspace:

example.com.  TXT  "v=spf1 include:_spf.google.com ~all"

• DKIM voegt een digitale handtekening toe. U genereert de sleutel in de beheeromgeving van uw mailprovider en publiceert het TXT-record dat u daar krijgt (bijvoorbeeld op selector._domainkey.example.com).
• DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet door SPF/DKIM komt. Een veilige start:

_dmarc.example.com.  TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@example.com"

Waarschuwing: Een domein mag maar één SPF-record hebben. Als u via meerdere diensten verzendt, combineer ze dan in één record met meerdere include:-vermeldingen.

Zorg er ook voor dat het adres bij Afzender e-mail hoort bij de mailbox waarmee u zich aanmeldt; veel providers weigeren berichten met een ander afzenderadres of markeren ze.

Veelvoorkomende fouten

• Verificatie mislukt (bijvoorbeeld "Provider returned status 535" of smtp_auth_failed): verkeerde gebruikersnaam of verkeerd wachtwoord, er is een app-wachtwoord vereist, of SMTP AUTH is voor de mailbox uitgeschakeld (Microsoft 365; de foutmelding bevat dan 5.7.139).
• Time-out (smtp_connection_timeout): verkeerde host of poort, of de provider blokkeert de verbinding. Controleer de servernaam en probeer de andere poort (465 of 587).
• TLS-/certificaatfout (smtp_tls_certificate_invalid) of verbinding mislukt: poort en versleuteling komen niet overeen. Gebruik 465 voor SSL/TLS of 587 voor STARTTLS, en gebruik de hostnaam die uw provider documenteert (geen IP-adres).
• "Mail server port is not allowed": alleen de poorten 25, 465, 587 en 2525 worden geaccepteerd.
• "{provider} has no complete config": vul alle velden in en sla op voordat u de provider inschakelt.

Gerelateerde artikelen

• E-mailcampagnes
• Sms instellen
• Aan de slag
• Probleemoplossing