Microsoft 365 koppelen (Outlook-mail + Agenda)

Koppel uw Microsoft 365-account één keer en NextCRM houdt de e-mailgeschiedenis en afspraken van elke lead actueel: e-mails die u in Outlook met leads uitwisselt verschijnen bij de lead, afspraken met leads in uw Outlook-agenda worden leadafspraken, en afspraken die u in NextCRM plant verschijnen in uw agenda. Deze koppeling staat los van inloggen met Microsoft.

Wat NextCRM synchroniseert

• Alleen e-mails met uw leads. NextCRM vraagt Microsoft alleen om berichten waarin een e-mailadres van een lead of contactpersoon in uw workspace voorkomt (optioneel ook iedereen op het bedrijfsdomein van een B2B-lead). Elke e-mail wordt bij de bijbehorende lead opgeslagen met afzender, ontvangers, onderwerp, datum, tekst en namen van bijlagen, en de tijdlijn van de lead toont "E-mail ontvangen via Outlook" of "E-mail verzonden via Outlook".
• Bijlagen op aanvraag. Bijlagen blijven in Outlook totdat iemand er bij de lead op klikt.
• Agenda-afspraken met leads. Afspraken met een lead als deelnemer worden geïmporteerd als leadafspraken. Afspraken die u in NextCRM aanmaakt, worden aan uw Outlook-agenda toegevoegd met een link terug naar de lead; de lead wordt alleen uitgenodigd als u Lead uitnodigen aanvinkt.
• Bezette tijd. Alle andere afspraken worden alleen gebruikt als bezette blokken (begin en einde, geen titel), zodat NextCRM en Lora vrije tijden kunnen voorstellen.
• Suggesties van Lora. Voor nieuwe e-mails van leads kan Lora een korte samenvatting schrijven en een antwoord, een taak of een fase voorstellen. Er verandert niets totdat u klikt.

Wat NextCRM nooit leest

• E-mails die niet over een van uw leads gaan, worden nooit bij Microsoft opgevraagd, nooit gedownload en nooit opgeslagen.
• Nieuwsbrieven, mailinglijsten, no-reply-afzenders, automatische antwoorden en vergaderverzoeken worden overgeslagen, ook als ze van een lead komen. U kunt deze filters per account aanpassen.
• Titels, beschrijvingen en deelnemers van afspraken zonder lead worden nooit opgeslagen.
• NextCRM ziet uw Microsoft-wachtwoord nooit. Toegangstokens worden versleuteld en aan niemand getoond, ook niet aan workspacebeheerders.

Opmerking: Workspacebeheerders zien alleen e-mails die bij leads horen, net als elke andere leadactiviteit. Ze zien nooit uw mailbox, uw andere e-mails of uw tokens.

Waar u elke waarde vindt

Er hoeft niets te worden gekopieerd of geplakt: u kiest alleen E-mail, Agenda of beide, klikt op Microsoft 365 koppelen en staat de toegang toe bij Microsoft 365. NextCRM vraagt nooit om uw wachtwoord of een app-wachtwoord.

Voor de beheerder van het NextCRM-platform (alleen bij zelf gehoste installaties): de koppeling gebruikt één OAuth-client van het platform. Registreer die in het Microsoft Entra-beheercentrum > App registrations > New registration (https://entra.microsoft.com, handleiding: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app), voeg de Web-redirect-URI https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/microsoft toe, maak onder Certificates & secrets een client secret aan, voeg de gedelegeerde Microsoft Graph-machtigingen Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read en offline_access toe en stel MICROSOFT_CLIENT_ID en MICROSOFT_CLIENT_SECRET in op de server.

Uw Microsoft-account koppelen

1. Open Profiel > Verbindingen (Profiel openen) in de workspace waar de e-mails naartoe moeten. U kunt ook Instellingen in het menu van de profielkaart openen en op de kaart Mailbox en agenda klikken.
2. Kies bij Microsoft 365 (Outlook-mail + Agenda) voor E-mail, Agenda of beide en klik op Microsoft 365 koppelen.
3. Meld u aan met uw werk- of persoonlijke Microsoft-account en accepteer de machtigingen (uw e-mail lezen, uw agenda's lezen en schrijven, toegang behouden).
4. Terug in NextCRM toont het account Actief en start de eerste synchronisatie. Standaard omvat die de laatste 30 dagen; nieuwe e-mails volgen ongeveer elke 5 minuten.

Een mailbox wordt met precies één workspace gesynchroniseerd. Wilt u hem in een andere workspace gebruiken, ontkoppel hem dan eerst en koppel hem daar.

Instellingen

Klik op Instellingen bij het gekoppelde account om het volgende te wijzigen:

• E-mails synchroniseren vanaf: hoe ver terug e-mails worden opgehaald (maximaal een jaar).
• Outlook-mappen uitsluiten: mappen waarvan de e-mails nooit worden gesynchroniseerd, bijvoorbeeld Privé.
• Ook bedrijfsdomeinen meenemen, Eerdere e-mails van nieuwe leads ophalen en Samenvattingen en volgende stappen van Lora.
• Automatische e-mail overslaan: de filters voor nieuwsbrieven, no-reply, uitnodigingen en automatische antwoorden.
• Werktijd en Lead standaard uitnodigen voor afspraken.

Gebruik Synchronisatie pauzeren om het synchroniseren een tijdje te stoppen en Nu synchroniseren om direct te synchroniseren.

Ontkoppelen

1. Open Profiel > Verbindingen en klik bij het account op Ontkoppelen.
2. Bevestig. NextCRM verwijdert de opgeslagen tokens en stopt alle synchronisatie.
3. Kies of de al gesynchroniseerde e-mails bij de leads blijven (E-mails behouden) of worden verwijderd (Gesynchroniseerde e-mails verwijderen). E-mails die vanuit NextCRM zijn verstuurd, worden nooit verwijderd.

Microsoft biedt een app geen manier om zijn eigen machtiging in te trekken, dus verwijder NextCRM ook in uw account: voor werkaccounts via https://myapplications.microsoft.com (of vraag het uw beheerder), voor persoonlijke accounts via https://account.live.com/consent/Manage.

Tips voor Microsoft 365-beheerders

• NextCRM gebruikt de gedelegeerde Microsoft Graph-machtigingen Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read en offline_access. Inloggen met Microsoft gebruikt alleen uw naam en e-mailadres.
• In veel tenants mogen gebruikers zelf geen toestemming geven voor machtigingen voor e-mail en agenda. Een beheerder (Cloud Application Administrator of Application Administrator) kan eenmalig toestemming geven voor de hele organisatie in het Microsoft Entra-beheercentrum onder Enterprise applications > NextCRM > Permissions > Grant admin consent. Zie https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent
• Als het scherm "Need admin approval" (Goedkeuring van beheerder vereist) verschijnt, vereist het toestemmingsbeleid van de tenant een beheerder. Er is niets gesynchroniseerd.

Waarschuwing: "Need admin approval" of foutcode AADSTS65001 betekent dat uw Microsoft 365-beheerder NextCRM eerst moet goedkeuren. Klik nadat de beheerder toestemming heeft gegeven opnieuw op Microsoft 365 koppelen.

Gerelateerde artikelen

• Google Workspace koppelen
• E-mail instellen (SMTP en IMAP)
• Gegevensbescherming