Collegare Microsoft 365 (posta Outlook + Calendario)

Collega una sola volta il tuo account Microsoft 365 e NextCRM mantiene aggiornati la cronologia e-mail e le riunioni di ogni lead: le e-mail che scambi con i lead in Outlook compaiono sul lead, le riunioni con i lead nel tuo calendario Outlook diventano riunioni del lead e le riunioni che pianifichi in NextCRM compaiono nel tuo calendario. Questa connessione è separata dall'accesso con Microsoft.

Cosa sincronizza NextCRM

• Solo le e-mail con i tuoi lead. NextCRM chiede a Microsoft solo i messaggi a cui partecipa un indirizzo e-mail di un lead o di un contatto del tuo workspace (facoltativamente anche chiunque appartenga al dominio aziendale di un lead B2B). Ogni e-mail viene salvata sul lead corrispondente con mittente, destinatari, oggetto, data, testo e nomi degli allegati, e la cronologia del lead mostra "E-mail ricevuta tramite Outlook" o "E-mail inviata tramite Outlook".
• Allegati su richiesta. Gli allegati restano in Outlook finché qualcuno non fa clic su di essi nel lead.
• Eventi del calendario con i lead. Gli eventi che hanno un lead tra i partecipanti vengono importati come riunioni del lead. Le riunioni che crei in NextCRM vengono aggiunte al tuo calendario Outlook con un link al lead; il lead viene invitato solo se selezioni Invita il lead.
• Tempo occupato. Tutti gli altri eventi vengono usati solo come blocchi di tempo occupato (inizio e fine, senza titolo), così NextCRM e Lora possono suggerire orari liberi.
• Suggerimenti di Lora. Per le nuove e-mail dei lead, Lora può scrivere un breve riepilogo e suggerire una risposta, un'attività o una fase. Non cambia nulla finché non fai clic.

Cosa NextCRM non legge mai

• Le e-mail che non riguardano uno dei tuoi lead non vengono mai richieste a Microsoft, mai scaricate e mai salvate.
• Newsletter, mailing list, mittenti no-reply, risposte automatiche e convocazioni di riunione vengono saltati anche quando provengono da un lead. Puoi modificare questi filtri per ogni account.
• Titoli, descrizioni e partecipanti degli eventi senza lead non vengono mai salvati.
• NextCRM non vede mai la tua password Microsoft. I token di accesso sono crittografati e non vengono mai mostrati a nessuno, nemmeno agli amministratori del workspace.

Nota: Gli amministratori del workspace vedono solo le e-mail che appartengono ai lead, come qualsiasi altra attività del lead. Non vedono mai la tua casella di posta, le tue altre e-mail o i tuoi token.

Dove trovare ogni valore

Non c'è nulla da copiare o incollare: scegli solo E-mail, Calendario o entrambi, fai clic su Collega Microsoft 365 e consenti l'accesso su Microsoft 365. NextCRM non ti chiede mai la tua password né una password per le app.

Per l'amministratore della piattaforma NextCRM (solo installazioni self-hosted): il collegamento usa un unico client OAuth della piattaforma. Registralo in Microsoft Entra admin center > App registrations > New registration (https://entra.microsoft.com, guida: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app), aggiungi l'URI di reindirizzamento Web https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/microsoft, crea un segreto client in Certificates & secrets, aggiungi le autorizzazioni delegate di Microsoft Graph Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read e offline_access e imposta MICROSOFT_CLIENT_ID e MICROSOFT_CLIENT_SECRET sul server.

Collegare il tuo account Microsoft

1. Apri Profilo > Connessioni (apri Profilo) nel workspace in cui devono finire le e-mail. Puoi anche aprire Impostazioni nel menu della scheda profilo e fare clic sulla scheda Casella email e calendario.
2. In Microsoft 365 (posta Outlook + Calendario), scegli E-mail, Calendario o entrambi e fai clic su Collega Microsoft 365.
3. Accedi con il tuo account Microsoft aziendale o personale e accetta le autorizzazioni (leggere la tua posta, leggere e scrivere i tuoi calendari, mantenere l'accesso).
4. Tornato in NextCRM, l'account mostra Attiva e parte la prima sincronizzazione. Per impostazione predefinita copre gli ultimi 30 giorni; le nuove e-mail seguono circa ogni 5 minuti.

Una casella di posta si sincronizza con un solo workspace. Per usarla in un altro workspace, scollegala prima e poi collegala lì.

Impostazioni

Fai clic su Impostazioni sull'account collegato per modificare:

• Sincronizza le e-mail dal: fino a quanto indietro vengono recuperate le e-mail (al massimo un anno).
• Escludi cartelle Outlook: cartelle le cui e-mail non vengono mai sincronizzate, ad esempio Privato.
• Considera anche i domini aziendali, Recupera le e-mail precedenti dei nuovi lead e Riepiloghi e prossimi passi di Lora.
• Salta la posta automatica: i filtri per newsletter, no-reply, inviti e risposte automatiche.
• Orario di lavoro e Invita il lead per impostazione predefinita per le riunioni.

Usa Metti in pausa per interrompere la sincronizzazione per un po' e Sincronizza ora per sincronizzare subito.

Scollegare

1. Apri Profilo > Connessioni e fai clic su Scollega sull'account.
2. Conferma. NextCRM elimina i token salvati e interrompe ogni sincronizzazione.
3. Scegli se le e-mail già sincronizzate devono restare sui lead (Mantieni e-mail) o essere rimosse (Rimuovi e-mail sincronizzate). Le e-mail inviate da NextCRM non vengono mai rimosse.

Microsoft non prevede un modo per cui un'app possa revocare la propria autorizzazione, quindi rimuovi NextCRM anche dal tuo account: per gli account aziendali su https://myapplications.microsoft.com (o chiedi al tuo amministratore), per gli account personali su https://account.live.com/consent/Manage.

Note per gli amministratori di Microsoft 365

• NextCRM usa le autorizzazioni delegate di Microsoft Graph Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read e offline_access. L'accesso con Microsoft usa solo il tuo nome e il tuo indirizzo e-mail.
• In molti tenant gli utenti non possono concedere da soli il consenso alle autorizzazioni per posta e calendario. Un amministratore (Cloud Application Administrator o Application Administrator) può concedere il consenso una sola volta per l'intera organizzazione nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra, in Enterprise applications > NextCRM > Permissions > Grant admin consent. Vedi https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent
• Se compare la schermata "Need admin approval" (Approvazione amministratore necessaria), il criterio di consenso del tenant richiede un amministratore. Non è stato sincronizzato nulla.

Attenzione: "Need admin approval" o l'errore AADSTS65001 significa che l'amministratore di Microsoft 365 deve prima approvare NextCRM. Dopo che l'amministratore ha dato il consenso, fai di nuovo clic su Collega Microsoft 365.

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