Collegare Google Workspace (Gmail + Calendar)

Collega una sola volta il tuo account Google e NextCRM mantiene aggiornati la cronologia e-mail e le riunioni di ogni lead: le e-mail che scambi con i lead in Gmail compaiono sul lead, le riunioni con i lead in Google Calendar diventano riunioni del lead e le riunioni che pianifichi in NextCRM compaiono nel tuo calendario. Questa connessione è separata dall'accesso con Google.

Cosa sincronizza NextCRM

• Solo le e-mail con i tuoi lead. NextCRM chiede a Gmail solo i messaggi inviati da, a o in copia a un indirizzo e-mail di un lead o di un contatto del tuo workspace (facoltativamente anche chiunque appartenga al dominio aziendale di un lead B2B). Ogni e-mail viene salvata sul lead corrispondente con mittente, destinatari, oggetto, data, testo e nomi degli allegati, e la cronologia del lead mostra "E-mail ricevuta tramite Gmail" o "E-mail inviata tramite Gmail".
• Allegati su richiesta. Gli allegati restano in Gmail finché qualcuno non fa clic su di essi nel lead.
• Eventi del calendario con i lead. Gli eventi che hanno un lead tra i partecipanti vengono importati come riunioni del lead. Le riunioni che crei in NextCRM vengono aggiunte al tuo Google Calendar con un link al lead; il lead viene invitato solo se selezioni Invita il lead.
• Tempo occupato. Tutti gli altri eventi vengono usati solo come blocchi di tempo occupato (inizio e fine, senza titolo), così NextCRM e Lora possono suggerire orari liberi.
• Suggerimenti di Lora. Per le nuove e-mail dei lead, Lora può scrivere un breve riepilogo e suggerire una risposta, un'attività o una fase. Non cambia nulla finché non fai clic.

Cosa NextCRM non legge mai

• Le e-mail che non riguardano uno dei tuoi lead non vengono mai richieste a Gmail, mai scaricate e mai salvate.
• Newsletter, mailing list, mittenti no-reply, le schede Promozioni, Social, Aggiornamenti e Forum, le risposte automatiche e gli inviti del calendario vengono saltati anche quando provengono da un lead. Puoi modificare questi filtri per ogni account.
• Titoli, descrizioni e partecipanti degli eventi senza lead non vengono mai salvati.
• NextCRM non vede mai la tua password di Google. I token di accesso sono crittografati e non vengono mai mostrati a nessuno, nemmeno agli amministratori del workspace.

Nota: Gli amministratori del workspace vedono solo le e-mail che appartengono ai lead, come qualsiasi altra attività del lead. Non vedono mai la tua casella di posta, le tue altre e-mail o i tuoi token.

Dove trovare ogni valore

Non c'è nulla da copiare o incollare: scegli solo E-mail, Calendario o entrambi, fai clic su Collega Google e consenti l'accesso su Google. NextCRM non ti chiede mai la tua password né una password per le app.

Per l'amministratore della piattaforma NextCRM (solo installazioni self-hosted): il collegamento usa un unico client OAuth della piattaforma. Crealo in Google Cloud Console > APIs & Services > Credentials > Create credentials > OAuth client ID (tipo Web application) su https://console.cloud.google.com/apis/credentials, aggiungi l'URI di reindirizzamento https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/google, abilita la Gmail API e la Google Calendar API e imposta GOOGLE_CLIENT_ID e GOOGLE_CLIENT_SECRET sul server.

Collegare il tuo account Google

1. Apri Profilo > Connessioni (apri Profilo) nel workspace in cui devono finire le e-mail. Puoi anche aprire Impostazioni nel menu della scheda profilo e fare clic sulla scheda Casella email e calendario.
2. In Google Workspace (Gmail + Calendar), scegli E-mail, Calendario o entrambi e fai clic su Collega Google.
3. Scegli l'account Google (ad esempio la casella di posta del tuo team) e consenti l'accesso richiesto. Google può mostrare ogni autorizzazione separatamente; NextCRM attiva solo ciò che consenti.
4. Tornato in NextCRM, l'account mostra Attiva e parte la prima sincronizzazione. Per impostazione predefinita copre gli ultimi 30 giorni; le nuove e-mail seguono circa ogni 5 minuti.

Una casella di posta si sincronizza con un solo workspace. Per usarla in un altro workspace, scollegala prima e poi collegala lì.

Impostazioni

Fai clic su Impostazioni sull'account collegato per modificare:

• Sincronizza le e-mail dal: fino a quanto indietro vengono recuperate le e-mail (al massimo un anno).
• Escludi etichette Gmail: etichette le cui e-mail non vengono mai sincronizzate, ad esempio Privato.
• Considera anche i domini aziendali, Recupera le e-mail precedenti dei nuovi lead e Riepiloghi e prossimi passi di Lora.
• Salta la posta automatica: i filtri per newsletter, no-reply, schede, inviti e risposte automatiche.
• Orario di lavoro e Invita il lead per impostazione predefinita per le riunioni.

Usa Metti in pausa per interrompere la sincronizzazione per un po' e Sincronizza ora per sincronizzare subito.

Scollegare

1. Apri Profilo > Connessioni e fai clic su Scollega sull'account.
2. Conferma. NextCRM revoca il suo accesso presso Google, elimina i token salvati e interrompe ogni sincronizzazione.
3. Scegli se le e-mail già sincronizzate devono restare sui lead (Mantieni e-mail) o essere rimosse (Rimuovi e-mail sincronizzate). Le e-mail inviate da NextCRM non vengono mai rimosse.

Puoi anche rimuovere l'accesso di NextCRM in qualsiasi momento nel tuo account Google, in Security > Your connections to third-party apps & services (https://myaccount.google.com/connections).

Note per gli amministratori di Google Workspace

• NextCRM richiede gli scope gmail.readonly (sola lettura, usato solo per le e-mail dei lead) e calendar.events. L'accesso con Google usa solo il tuo nome e il tuo indirizzo e-mail.
• Se la tua organizzazione limita le app di terze parti, aggiungi NextCRM come app configurata: Admin console > Security > Access and data control > API controls > Manage App Access, cerca l'ID client OAuth di NextCRM e impostalo su Trusted (oppure Specific Google data per Gmail e Calendar). Vedi https://knowledge.workspace.google.com/admin/apps/control-which-apps-access-google-workspace-data
• L'accesso a Gmail è considerato uno scope ad alto rischio. Se il tuo dominio impedisce alle app non configurate di usare scope ad alto rischio, gli utenti vedono un messaggio di "accesso bloccato" finché l'app non viene considerata attendibile.

Attenzione: Se Google mostra "accesso bloccato" o "questa app è bloccata", l'amministratore del tuo Workspace non ha ancora autorizzato NextCRM. Non è stato sincronizzato nulla; chiedi all'amministratore di considerare attendibile l'app e collegati di nuovo.

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