Connecter Google Workspace (Gmail + Agenda)

Connectez votre compte Google une seule fois et NextCRM tient à jour l'historique des e-mails et les réunions de chaque prospect : les e-mails que vous échangez avec des prospects dans Gmail apparaissent sur le prospect, les réunions avec des prospects dans Google Agenda deviennent des réunions du prospect, et les réunions que vous planifiez dans NextCRM apparaissent dans votre agenda. Cette connexion est indépendante de la connexion avec Google.

Ce que NextCRM synchronise

• Uniquement les e-mails avec vos prospects. NextCRM ne demande à Gmail que les messages envoyés par, adressés à ou mettant en copie l'adresse e-mail d'un prospect ou d'un contact de votre espace de travail (et, en option, de toute personne du domaine de l'entreprise d'un prospect B2B). Chaque e-mail est enregistré sur le prospect correspondant avec l'expéditeur, les destinataires, l'objet, la date, le texte et le nom des pièces jointes, et la chronologie du prospect affiche « E-mail reçu via Gmail » ou « E-mail envoyé via Gmail ».
• Pièces jointes à la demande. Les pièces jointes restent dans Gmail jusqu'à ce que quelqu'un clique dessus sur le prospect.
• Événements d'agenda avec des prospects. Les événements dont un prospect est participant sont importés comme réunions du prospect. Les réunions que vous créez dans NextCRM sont ajoutées à votre Google Agenda avec un lien vers le prospect ; le prospect n'est invité que si vous cochez Inviter le prospect.
• Créneaux occupés. Tous les autres événements ne servent que de créneaux occupés (début et fin, sans titre) afin que NextCRM et Lora puissent proposer des horaires libres.
• Suggestions de Lora. Pour les nouveaux e-mails de prospects, Lora peut rédiger un court résumé et suggérer une réponse, une tâche ou une étape. Rien ne change tant que vous ne cliquez pas.

Ce que NextCRM ne lit jamais

• Les e-mails qui ne concernent aucun de vos prospects ne sont jamais demandés à Gmail, jamais téléchargés et jamais enregistrés.
• Les newsletters, les listes de diffusion, les expéditeurs no-reply, les onglets Promotions, Réseaux sociaux, Notifications et Forums, les réponses automatiques et les invitations d'agenda sont ignorés, même lorsqu'ils proviennent d'un prospect. Vous pouvez modifier ces filtres pour chaque compte.
• Les titres, descriptions et participants des événements sans prospect ne sont jamais enregistrés.
• NextCRM ne voit jamais votre mot de passe Google. Les jetons d'accès sont chiffrés et ne sont jamais montrés à personne, y compris aux administrateurs de l'espace de travail.

Remarque : Les administrateurs de l'espace de travail ne voient que les e-mails qui appartiennent à des prospects, comme toute autre activité d'un prospect. Ils ne voient jamais votre boîte mail, vos autres e-mails ni vos jetons.

Où trouver chaque valeur

Il n'y a rien à copier ni à coller : choisissez simplement E-mail, Calendrier ou les deux, cliquez sur Connecter Google et autorisez l'accès chez Google. NextCRM ne vous demande jamais votre mot de passe ni un mot de passe d'application.

Pour l'administrateur de la plateforme NextCRM (installations auto-hébergées uniquement) : la connexion utilise un seul client OAuth de la plateforme. Créez-le dans la Google Cloud Console > APIs & Services > Credentials > Create credentials > OAuth client ID (type Web application) sur https://console.cloud.google.com/apis/credentials, ajoutez l'URI de redirection https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/google, activez la Gmail API et la Google Calendar API, puis définissez GOOGLE_CLIENT_ID et GOOGLE_CLIENT_SECRET sur le serveur.

Connecter votre compte Google

1. Ouvrez Profil > Connexions (ouvrir le Profil) dans l'espace de travail où les e-mails doivent arriver. Vous pouvez aussi ouvrir Paramètres dans le menu de la carte de profil et cliquer sur la carte Boîte mail et agenda.
2. Dans Google Workspace (Gmail + Agenda), choisissez E-mail, Calendrier ou les deux, puis cliquez sur Connecter Google.
3. Choisissez le compte Google (par exemple la boîte mail de votre équipe) et autorisez l'accès demandé. Google peut afficher chaque autorisation séparément ; NextCRM n'active que ce que vous autorisez.
4. De retour dans NextCRM, le compte affiche Active et la première synchronisation démarre. Elle couvre par défaut les 30 derniers jours ; les nouveaux e-mails suivent environ toutes les 5 minutes.

Une boîte mail se synchronise avec un seul espace de travail. Pour l'utiliser dans un autre espace de travail, déconnectez-la d'abord, puis connectez-la là-bas.

Paramètres

Cliquez sur Paramètres sur le compte connecté pour modifier :

• Synchroniser les e-mails depuis : jusqu'à quelle date les e-mails sont récupérés (un an au maximum).
• Exclure des libellés Gmail : les libellés dont les e-mails ne sont jamais synchronisés, par exemple Privé.
• Inclure aussi les domaines d'entreprise, Récupérer les anciens e-mails des nouveaux prospects et Résumés et prochaines étapes par Lora.
• Ignorer les e-mails automatiques : les filtres pour les newsletters, les expéditeurs no-reply, les onglets, les invitations et les réponses automatiques.
• Heures de travail et Inviter le prospect par défaut pour les réunions.

Utilisez Mettre en pause pour arrêter la synchronisation pendant un certain temps et Synchroniser maintenant pour synchroniser immédiatement.

Déconnecter

1. Ouvrez Profil > Connexions et cliquez sur Déconnecter sur le compte.
2. Confirmez. NextCRM révoque son accès auprès de Google, supprime les jetons enregistrés et arrête toute synchronisation.
3. Choisissez si les e-mails déjà synchronisés doivent rester sur les prospects (Conserver les e-mails) ou être supprimés (Supprimer les e-mails synchronisés). Les e-mails envoyés depuis NextCRM ne sont jamais supprimés.

Vous pouvez aussi retirer à tout moment l'accès de NextCRM dans votre compte Google, sous Security > Your connections to third-party apps & services (https://myaccount.google.com/connections).

Remarques pour les administrateurs Google Workspace

• NextCRM demande les champs d'application gmail.readonly (lecture seule, utilisé uniquement pour les e-mails des prospects) et calendar.events. La connexion avec Google n'utilise que votre nom et votre adresse e-mail.
• Si votre organisation restreint les applications tierces, ajoutez NextCRM comme application configurée : Admin console > Security > Access and data control > API controls > Manage App Access, recherchez l'ID client OAuth de NextCRM et définissez-le sur Trusted (ou Specific Google data pour Gmail et Agenda). Voir https://knowledge.workspace.google.com/admin/apps/control-which-apps-access-google-workspace-data
• L'accès à Gmail est considéré comme un champ d'application à haut risque. Si votre domaine bloque les applications non configurées pour les champs d'application à haut risque, les utilisateurs voient un message « access blocked » tant que l'application n'est pas approuvée.

Attention : Si Google affiche « access blocked » ou « this app is blocked », votre administrateur Workspace n'a pas encore autorisé NextCRM. Rien n'a été synchronisé ; demandez à l'administrateur d'approuver l'application, puis connectez-vous à nouveau.

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