Google Workspace verbinden (Gmail + Kalender)

Verbinden Sie Ihr Google-Konto einmal, und NextCRM hält den E-Mail-Verlauf und die Meetings jedes Leads auf dem neuesten Stand: E-Mails, die Sie in Gmail mit Leads austauschen, erscheinen beim Lead, Meetings mit Leads in Google Kalender werden zu Lead-Meetings, und Meetings, die Sie in NextCRM planen, erscheinen in Ihrem Kalender. Diese Verbindung ist unabhängig von der Anmeldung mit Google.

Was NextCRM synchronisiert

• Nur E-Mails mit Ihren Leads. NextCRM fragt bei Gmail nur Nachrichten ab, die von einer E-Mail-Adresse eines Leads oder Kontakts in Ihrem Workspace stammen, an sie gerichtet sind oder sie in Kopie enthalten (optional auch von allen Personen unter der Firmendomain eines B2B-Leads). Jede E-Mail wird beim passenden Lead mit Absender, Empfängern, Betreff, Datum, Text und Namen der Anhänge gespeichert, und die Lead-Zeitleiste zeigt „E-Mail über Gmail empfangen“ oder „E-Mail über Gmail gesendet“.
• Anhänge bei Bedarf. Anhänge bleiben in Gmail, bis jemand sie beim Lead anklickt.
• Kalendertermine mit Leads. Termine, bei denen ein Lead Teilnehmer ist, werden als Lead-Meetings importiert. Meetings, die Sie in NextCRM anlegen, werden mit einem Link zurück zum Lead in Ihren Google Kalender eingetragen; der Lead wird nur eingeladen, wenn Sie Lead einladen anhaken.
• Belegte Zeiten. Alle anderen Termine werden nur als belegte Blöcke verwendet (Beginn und Ende, kein Titel), damit NextCRM und Lora freie Zeiten vorschlagen können.
• Vorschläge von Lora. Bei neuen E-Mails von Leads kann Lora eine kurze Zusammenfassung schreiben und eine Antwort, eine Aufgabe oder eine Phase vorschlagen. Es ändert sich nichts, bis Sie klicken.

Was NextCRM nie liest

• E-Mails, an denen keiner Ihrer Leads beteiligt ist, werden nie bei Gmail abgefragt, nie heruntergeladen und nie gespeichert.
• Newsletter, Mailinglisten, No-Reply-Absender, die Tabs Werbung, Soziale Netzwerke, Benachrichtigungen und Foren, automatische Antworten und Kalendereinladungen werden übersprungen, auch wenn sie von einem Lead stammen. Sie können diese Filter pro Konto ändern.
• Titel, Beschreibungen und Teilnehmer von Terminen ohne Lead werden nie gespeichert.
• Ihr Google-Passwort sieht NextCRM nie. Zugriffstoken werden verschlüsselt und niemandem angezeigt, auch nicht Workspace-Admins.

Hinweis: Workspace-Admins sehen nur E-Mails, die zu Leads gehören, wie jede andere Lead-Aktivität auch. Ihr Postfach, Ihre anderen E-Mails oder Ihre Token sehen sie nie.

Wo Sie jeden Wert finden

Sie müssen nichts kopieren oder einfügen: Sie wählen nur E-Mail, Kalender oder beides, klicken auf Google verbinden und erlauben den Zugriff bei Google. NextCRM fragt nie nach Ihrem Passwort oder einem App-Passwort.

Für den Plattform-Administrator von NextCRM (nur bei selbst gehosteten Installationen): Die Verbindung nutzt einen einzigen OAuth-Client der Plattform. Erstellen Sie ihn in der Google Cloud Console > APIs & Services > Credentials > Create credentials > OAuth client ID (Typ Web application) unter https://console.cloud.google.com/apis/credentials, fügen Sie den Redirect-URI https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/google hinzu, aktivieren Sie die Gmail API und die Google Calendar API und setzen Sie GOOGLE_CLIENT_ID und GOOGLE_CLIENT_SECRET auf dem Server.

Ihr Google-Konto verbinden

1. Öffnen Sie Profil > Verbindungen (Profil öffnen) in dem Workspace, in dem die E-Mails landen sollen. Sie können auch Einstellungen im Menü der Profilkarte öffnen und auf die Karte Postfach & Kalender klicken.
2. Wählen Sie unter Google Workspace (Gmail + Kalender) die Option E-Mail, Kalender oder beides und klicken Sie auf Google verbinden.
3. Wählen Sie das Google-Konto aus (zum Beispiel Ihr Team-Postfach) und erlauben Sie den angeforderten Zugriff. Google zeigt jede Berechtigung möglicherweise einzeln an; NextCRM aktiviert nur, was Sie erlauben.
4. Zurück in NextCRM zeigt das Konto Aktiv, und die erste Synchronisierung startet. Sie umfasst standardmäßig die letzten 30 Tage; neue E-Mails folgen etwa alle 5 Minuten.

Ein Postfach wird in genau einen Workspace synchronisiert. Um es in einem anderen Workspace zu nutzen, trennen Sie es zuerst und verbinden Sie es dann dort.

Einstellungen

Klicken Sie beim verbundenen Konto auf Einstellungen, um Folgendes zu ändern:

• E-Mails synchronisieren seit: wie weit zurück E-Mails abgerufen werden (höchstens ein Jahr).
• Gmail-Labels ausschließen: Labels, deren E-Mails nie synchronisiert werden, zum Beispiel Privat.
• Auch Firmendomains berücksichtigen, Frühere E-Mails neuer Leads abrufen und Lora-Zusammenfassungen und nächste Schritte.
• Automatische E-Mails überspringen: die Filter für Newsletter, No-Reply-Absender, Tabs, Einladungen und automatische Antworten.
• Arbeitszeit und Lead standardmäßig einladen für Meetings.

Mit Synchronisierung pausieren halten Sie die Synchronisierung eine Zeit lang an, mit Jetzt synchronisieren synchronisieren Sie sofort.

Verbindung trennen

1. Öffnen Sie Profil > Verbindungen und klicken Sie beim Konto auf Trennen.
2. Bestätigen Sie. NextCRM widerruft seinen Zugriff bei Google, löscht die gespeicherten Token und beendet jede Synchronisierung.
3. Wählen Sie, ob die bereits synchronisierten E-Mails bei den Leads bleiben (E-Mails behalten) oder entfernt werden sollen (Synchronisierte E-Mails entfernen). Aus NextCRM gesendete E-Mails werden nie entfernt.

Sie können den Zugriff von NextCRM auch jederzeit in Ihrem Google-Konto unter Security > Your connections to third-party apps & services entfernen (https://myaccount.google.com/connections).

Hinweise für Google-Workspace-Admins

• NextCRM fordert die Bereiche gmail.readonly (nur Lesezugriff, ausschließlich für Lead-E-Mails verwendet) und calendar.events an. Die Anmeldung mit Google verwendet nur Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.
• Wenn Ihre Organisation Drittanbieter-Apps einschränkt, fügen Sie NextCRM als konfigurierte App hinzu: Admin console > Security > Access and data control > API controls > Manage App Access, suchen Sie nach der OAuth-Client-ID von NextCRM und setzen Sie sie auf Trusted (oder Specific Google data für Gmail und Kalender). Siehe https://knowledge.workspace.google.com/admin/apps/control-which-apps-access-google-workspace-data
• Der Gmail-Zugriff gilt als Bereich mit hohem Risiko. Wenn Ihre Domain nicht konfigurierte Apps für Bereiche mit hohem Risiko sperrt, sehen Nutzer eine Meldung „access blocked“, bis die App als vertrauenswürdig eingestuft ist.

Achtung: Zeigt Google „access blocked“ oder „this app is blocked“ an, hat Ihr Workspace-Admin NextCRM noch nicht zugelassen. Es wurde nichts synchronisiert; bitten Sie den Admin, der App zu vertrauen, und verbinden Sie sich erneut.

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