Google Workspace koppelen (Gmail + Agenda)

Koppel uw Google-account één keer en NextCRM houdt de e-mailgeschiedenis en afspraken van elke lead actueel: e-mails die u in Gmail met leads uitwisselt verschijnen bij de lead, afspraken met leads in Google Agenda worden leadafspraken, en afspraken die u in NextCRM plant verschijnen in uw agenda. Deze koppeling staat los van inloggen met Google.

Wat NextCRM synchroniseert

• Alleen e-mails met uw leads. NextCRM vraagt Gmail alleen om berichten van, aan of in kopie aan een e-mailadres van een lead of contactpersoon in uw workspace (optioneel ook iedereen op het bedrijfsdomein van een B2B-lead). Elke e-mail wordt bij de bijbehorende lead opgeslagen met afzender, ontvangers, onderwerp, datum, tekst en namen van bijlagen, en de tijdlijn van de lead toont "E-mail ontvangen via Gmail" of "E-mail verzonden via Gmail".
• Bijlagen op aanvraag. Bijlagen blijven in Gmail totdat iemand er bij de lead op klikt.
• Agenda-afspraken met leads. Afspraken met een lead als deelnemer worden geïmporteerd als leadafspraken. Afspraken die u in NextCRM aanmaakt, worden aan uw Google Agenda toegevoegd met een link terug naar de lead; de lead wordt alleen uitgenodigd als u Lead uitnodigen aanvinkt.
• Bezette tijd. Alle andere afspraken worden alleen gebruikt als bezette blokken (begin en einde, geen titel), zodat NextCRM en Lora vrije tijden kunnen voorstellen.
• Suggesties van Lora. Voor nieuwe e-mails van leads kan Lora een korte samenvatting schrijven en een antwoord, een taak of een fase voorstellen. Er verandert niets totdat u klikt.

Wat NextCRM nooit leest

• E-mails die niet over een van uw leads gaan, worden nooit bij Gmail opgevraagd, nooit gedownload en nooit opgeslagen.
• Nieuwsbrieven, mailinglijsten, no-reply-afzenders, de tabbladen Promoties, Sociaal, Updates en Forums, automatische antwoorden en agenda-uitnodigingen worden overgeslagen, ook als ze van een lead komen. U kunt deze filters per account aanpassen.
• Titels, beschrijvingen en deelnemers van afspraken zonder lead worden nooit opgeslagen.
• NextCRM ziet uw Google-wachtwoord nooit. Toegangstokens worden versleuteld en aan niemand getoond, ook niet aan workspacebeheerders.

Opmerking: Workspacebeheerders zien alleen e-mails die bij leads horen, net als elke andere leadactiviteit. Ze zien nooit uw mailbox, uw andere e-mails of uw tokens.

Waar u elke waarde vindt

Er hoeft niets te worden gekopieerd of geplakt: u kiest alleen E-mail, Agenda of beide, klikt op Google koppelen en staat de toegang toe bij Google. NextCRM vraagt nooit om uw wachtwoord of een app-wachtwoord.

Voor de beheerder van het NextCRM-platform (alleen bij zelf gehoste installaties): de koppeling gebruikt één OAuth-client van het platform. Maak die aan in de Google Cloud Console > APIs & Services > Credentials > Create credentials > OAuth client ID (type Web application) op https://console.cloud.google.com/apis/credentials, voeg de redirect-URI https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/google toe, schakel de Gmail API en de Google Calendar API in en stel GOOGLE_CLIENT_ID en GOOGLE_CLIENT_SECRET in op de server.

Uw Google-account koppelen

1. Open Profiel > Verbindingen (Profiel openen) in de workspace waar de e-mails naartoe moeten. U kunt ook Instellingen in het menu van de profielkaart openen en op de kaart Mailbox en agenda klikken.
2. Kies bij Google Workspace (Gmail + Agenda) voor E-mail, Agenda of beide en klik op Google koppelen.
3. Kies het Google-account (bijvoorbeeld de mailbox van uw team) en sta de gevraagde toegang toe. Google kan elke machtiging afzonderlijk tonen; NextCRM schakelt alleen in wat u toestaat.
4. Terug in NextCRM toont het account Actief en start de eerste synchronisatie. Standaard omvat die de laatste 30 dagen; nieuwe e-mails volgen ongeveer elke 5 minuten.

Een mailbox wordt met precies één workspace gesynchroniseerd. Wilt u hem in een andere workspace gebruiken, ontkoppel hem dan eerst en koppel hem daar.

Instellingen

Klik op Instellingen bij het gekoppelde account om het volgende te wijzigen:

• E-mails synchroniseren vanaf: hoe ver terug e-mails worden opgehaald (maximaal een jaar).
• Gmail-labels uitsluiten: labels waarvan de e-mails nooit worden gesynchroniseerd, bijvoorbeeld Privé.
• Ook bedrijfsdomeinen meenemen, Eerdere e-mails van nieuwe leads ophalen en Samenvattingen en volgende stappen van Lora.
• Automatische e-mail overslaan: de filters voor nieuwsbrieven, no-reply, tabbladen, uitnodigingen en automatische antwoorden.
• Werktijd en Lead standaard uitnodigen voor afspraken.

Gebruik Synchronisatie pauzeren om het synchroniseren een tijdje te stoppen en Nu synchroniseren om direct te synchroniseren.

Ontkoppelen

1. Open Profiel > Verbindingen en klik bij het account op Ontkoppelen.
2. Bevestig. NextCRM trekt zijn toegang bij Google in, verwijdert de opgeslagen tokens en stopt alle synchronisatie.
3. Kies of de al gesynchroniseerde e-mails bij de leads blijven (E-mails behouden) of worden verwijderd (Gesynchroniseerde e-mails verwijderen). E-mails die vanuit NextCRM zijn verstuurd, worden nooit verwijderd.

U kunt de toegang van NextCRM ook op elk moment intrekken in uw Google-account onder Security > Your connections to third-party apps & services (https://myaccount.google.com/connections).

Tips voor Google Workspace-beheerders

• NextCRM vraagt de scopes gmail.readonly (alleen lezen, uitsluitend gebruikt voor lead-e-mails) en calendar.events aan. Inloggen met Google gebruikt alleen uw naam en e-mailadres.
• Als uw organisatie apps van derden beperkt, voeg NextCRM dan toe als geconfigureerde app: Admin console > Security > Access and data control > API controls > Manage App Access, zoek naar de OAuth-client-ID van NextCRM en stel deze in op Trusted (of Specific Google data voor Gmail en Agenda). Zie https://knowledge.workspace.google.com/admin/apps/control-which-apps-access-google-workspace-data
• Toegang tot Gmail geldt als scope met een hoog risico. Als uw domein niet-geconfigureerde apps blokkeert voor scopes met een hoog risico, zien gebruikers de melding "toegang geblokkeerd" totdat de app als vertrouwd is ingesteld.

Waarschuwing: Als Google "toegang geblokkeerd" of "deze app is geblokkeerd" toont, heeft uw Workspace-beheerder NextCRM nog niet toegestaan. Er is niets gesynchroniseerd; vraag de beheerder de app te vertrouwen en koppel opnieuw.

Gerelateerde artikelen

• Microsoft 365 koppelen
• E-mail instellen (SMTP en IMAP)
• Gegevensbescherming