Conectar Google Workspace (Gmail + Calendar)

Conecta tu cuenta de Google una sola vez y NextCRM mantiene al día el historial de correos y las reuniones de cada lead: los correos que intercambias con leads en Gmail aparecen en el lead, las reuniones con leads en Google Calendar se convierten en reuniones del lead y las reuniones que planificas en NextCRM aparecen en tu calendario. Esta conexión es independiente del inicio de sesión con Google.

Qué sincroniza NextCRM

• Solo los correos con tus leads. NextCRM solo pide a Gmail los mensajes enviados por, dirigidos a o con copia a una dirección de correo de un lead o contacto de tu espacio de trabajo (opcionalmente también de cualquier persona del dominio de la empresa de un lead B2B). Cada correo se guarda en el lead correspondiente con el remitente, los destinatarios, el asunto, la fecha, el texto y los nombres de los adjuntos, y la cronología del lead muestra "Correo recibido a través de Gmail" o "Correo enviado a través de Gmail".
• Adjuntos bajo demanda. Los adjuntos se quedan en Gmail hasta que alguien hace clic en ellos en el lead.
• Eventos del calendario con leads. Los eventos que tienen un lead como asistente se importan como reuniones del lead. Las reuniones que creas en NextCRM se añaden a tu Google Calendar con un enlace de vuelta al lead; el lead solo recibe la invitación si marcas Invitar al lead.
• Tiempo ocupado. Todos los demás eventos solo se usan como bloques ocupados (inicio y fin, sin título) para que NextCRM y Lora puedan sugerir horas libres.
• Sugerencias de Lora. Para los correos nuevos de leads, Lora puede escribir un resumen breve y sugerir una respuesta, una tarea o una etapa. No cambia nada hasta que haces clic.

Qué no lee nunca NextCRM

• Los correos en los que no participa ninguno de tus leads nunca se piden a Gmail, nunca se descargan y nunca se guardan.
• Los boletines, las listas de correo, los remitentes no-reply, las pestañas Promociones, Social, Notificaciones y Foros, las respuestas automáticas y las invitaciones de calendario se omiten aunque vengan de un lead. Puedes cambiar estos filtros en cada cuenta.
• Los títulos, las descripciones y los asistentes de los eventos sin lead nunca se guardan.
• NextCRM nunca ve tu contraseña de Google. Los tokens de acceso se cifran y nunca se muestran a nadie, tampoco a los administradores del espacio de trabajo.

Nota: Los administradores del espacio de trabajo solo ven los correos que pertenecen a leads, como cualquier otra actividad del lead. Nunca ven tu buzón, tus otros correos ni tus tokens.

Dónde obtener cada valor

No hay nada que copiar ni pegar: solo eliges Correo, Calendario o ambos, haces clic en Conectar Google y permites el acceso en Google. NextCRM nunca te pide tu contraseña ni una contraseña de aplicación.

Para el administrador de la plataforma NextCRM (solo instalaciones autoalojadas): la conexión usa un único cliente OAuth de la plataforma. Créalo en Google Cloud Console > APIs & Services > Credentials > Create credentials > OAuth client ID (tipo Web application) en https://console.cloud.google.com/apis/credentials, añade el URI de redirección https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/google, habilita la Gmail API y la Google Calendar API, y define GOOGLE_CLIENT_ID y GOOGLE_CLIENT_SECRET en el servidor.

Conectar tu cuenta de Google

1. Abre Perfil > Conexiones (abrir Perfil) en el espacio de trabajo al que deben llegar los correos. También puedes abrir Configuración en el menú de la tarjeta de perfil y hacer clic en la tarjeta Buzón y calendario.
2. En Google Workspace (Gmail + Calendar), elige Correo, Calendario o ambos y haz clic en Conectar Google.
3. Elige la cuenta de Google (por ejemplo, el buzón de tu equipo) y permite el acceso solicitado. Es posible que Google muestre cada permiso por separado; NextCRM solo activa lo que permitas.
4. De vuelta en NextCRM, la cuenta muestra Activa y empieza la primera sincronización. Por defecto abarca los últimos 30 días; los correos nuevos llegan aproximadamente cada 5 minutos.

Un buzón se sincroniza con un único espacio de trabajo. Para usarlo en otro espacio de trabajo, desconéctalo primero y conéctalo allí.

Ajustes

Haz clic en Ajustes en la cuenta conectada para cambiar:

• Sincronizar correos desde: hasta qué fecha anterior se recuperan los correos (como máximo un año).
• Excluir etiquetas de Gmail: etiquetas cuyos correos nunca se sincronizan, por ejemplo Privado.
• Incluir también dominios de empresa, Traer correos anteriores de leads nuevos y Resúmenes y próximos pasos de Lora.
• Omitir correo automático: los filtros de boletines, remitentes no-reply, pestañas, invitaciones y respuestas automáticas.
• Horario laboral e Invitar al lead por defecto para las reuniones.

Usa Pausar sincronización para detener la sincronización durante un tiempo y Sincronizar ahora para sincronizar de inmediato.

Desconectar

1. Abre Perfil > Conexiones y haz clic en Desconectar en la cuenta.
2. Confirma. NextCRM revoca su acceso en Google, elimina los tokens guardados y detiene toda la sincronización.
3. Elige si los correos ya sincronizados deben quedarse en los leads (Conservar correos) o eliminarse (Quitar correos sincronizados). Los correos enviados desde NextCRM nunca se eliminan.

También puedes quitar el acceso de NextCRM en cualquier momento desde tu cuenta de Google, en Security > Your connections to third-party apps & services (https://myaccount.google.com/connections).

Notas para los administradores de Google Workspace

• NextCRM solicita los ámbitos gmail.readonly (solo lectura, usado únicamente para los correos de leads) y calendar.events. El inicio de sesión con Google solo usa tu nombre y tu dirección de correo.
• Si tu organización restringe las aplicaciones de terceros, añade NextCRM como aplicación configurada: Admin console > Security > Access and data control > API controls > Manage App Access, busca el ID de cliente OAuth de NextCRM y configúralo como Trusted (o Specific Google data para Gmail y Calendar). Consulta https://knowledge.workspace.google.com/admin/apps/control-which-apps-access-google-workspace-data
• El acceso a Gmail se considera un ámbito de alto riesgo. Si tu dominio bloquea las aplicaciones no configuradas en los ámbitos de alto riesgo, los usuarios ven un mensaje de "access blocked" hasta que la aplicación sea de confianza.

Advertencia: Si Google muestra "access blocked" o "this app is blocked", el administrador de tu Workspace todavía no ha permitido NextCRM. No se ha sincronizado nada; pide al administrador que marque la aplicación como de confianza y vuelve a conectar.

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