Conectar Microsoft 365 (correo de Outlook + Calendario)

Conecta tu cuenta de Microsoft 365 una sola vez y NextCRM mantiene al día el historial de correos y las reuniones de cada lead: los correos que intercambias con leads en Outlook aparecen en el lead, las reuniones con leads en tu calendario de Outlook se convierten en reuniones del lead y las reuniones que planificas en NextCRM aparecen en tu calendario. Esta conexión es independiente del inicio de sesión con Microsoft.

Qué sincroniza NextCRM

• Solo los correos con tus leads. NextCRM solo pide a Microsoft los mensajes en los que participa una dirección de correo de un lead o contacto de tu espacio de trabajo (opcionalmente también cualquier persona del dominio de la empresa de un lead B2B). Cada correo se guarda en el lead correspondiente con el remitente, los destinatarios, el asunto, la fecha, el texto y los nombres de los adjuntos, y la cronología del lead muestra "Correo recibido a través de Outlook" o "Correo enviado a través de Outlook".
• Adjuntos bajo demanda. Los adjuntos se quedan en Outlook hasta que alguien hace clic en ellos en el lead.
• Eventos del calendario con leads. Los eventos que tienen un lead como asistente se importan como reuniones del lead. Las reuniones que creas en NextCRM se añaden a tu calendario de Outlook con un enlace de vuelta al lead; el lead solo recibe la invitación si marcas Invitar al lead.
• Tiempo ocupado. Todos los demás eventos solo se usan como bloques ocupados (inicio y fin, sin título) para que NextCRM y Lora puedan sugerir horas libres.
• Sugerencias de Lora. Para los correos nuevos de leads, Lora puede escribir un resumen breve y sugerir una respuesta, una tarea o una etapa. No cambia nada hasta que haces clic.

Qué no lee nunca NextCRM

• Los correos en los que no participa ninguno de tus leads nunca se piden a Microsoft, nunca se descargan y nunca se guardan.
• Los boletines, las listas de correo, los remitentes no-reply, las respuestas automáticas y las convocatorias de reunión se omiten aunque vengan de un lead. Puedes cambiar estos filtros en cada cuenta.
• Los títulos, las descripciones y los asistentes de los eventos sin lead nunca se guardan.
• NextCRM nunca ve tu contraseña de Microsoft. Los tokens de acceso se cifran y nunca se muestran a nadie, tampoco a los administradores del espacio de trabajo.

Nota: Los administradores del espacio de trabajo solo ven los correos que pertenecen a leads, como cualquier otra actividad del lead. Nunca ven tu buzón, tus otros correos ni tus tokens.

Dónde obtener cada valor

No hay nada que copiar ni pegar: solo eliges Correo, Calendario o ambos, haces clic en Conectar Microsoft 365 y permites el acceso en Microsoft 365. NextCRM nunca te pide tu contraseña ni una contraseña de aplicación.

Para el administrador de la plataforma NextCRM (solo instalaciones autoalojadas): la conexión usa un único cliente OAuth de la plataforma. Regístralo en Microsoft Entra admin center > App registrations > New registration (https://entra.microsoft.com, guía: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app), añade el URI de redirección Web https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/microsoft, crea un secreto de cliente en Certificates & secrets, añade los permisos delegados de Microsoft Graph Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read y offline_access, y define MICROSOFT_CLIENT_ID y MICROSOFT_CLIENT_SECRET en el servidor.

Conectar tu cuenta de Microsoft

1. Abre Perfil > Conexiones (abrir Perfil) en el espacio de trabajo al que deben llegar los correos. También puedes abrir Configuración en el menú de la tarjeta de perfil y hacer clic en la tarjeta Buzón y calendario.
2. En Microsoft 365 (correo de Outlook + Calendario), elige Correo, Calendario o ambos y haz clic en Conectar Microsoft 365.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft profesional o personal y acepta los permisos (leer tu correo, leer y escribir en tus calendarios, mantener el acceso).
4. De vuelta en NextCRM, la cuenta muestra Activa y empieza la primera sincronización. Por defecto abarca los últimos 30 días; los correos nuevos llegan aproximadamente cada 5 minutos.

Un buzón se sincroniza con un único espacio de trabajo. Para usarlo en otro espacio de trabajo, desconéctalo primero y conéctalo allí.

Ajustes

Haz clic en Ajustes en la cuenta conectada para cambiar:

• Sincronizar correos desde: hasta qué fecha anterior se recuperan los correos (como máximo un año).
• Excluir carpetas de Outlook: carpetas cuyos correos nunca se sincronizan, por ejemplo Privado.
• Incluir también dominios de empresa, Traer correos anteriores de leads nuevos y Resúmenes y próximos pasos de Lora.
• Omitir correo automático: los filtros de boletines, remitentes no-reply, invitaciones y respuestas automáticas.
• Horario laboral e Invitar al lead por defecto para las reuniones.

Usa Pausar sincronización para detener la sincronización durante un tiempo y Sincronizar ahora para sincronizar de inmediato.

Desconectar

1. Abre Perfil > Conexiones y haz clic en Desconectar en la cuenta.
2. Confirma. NextCRM elimina los tokens guardados y detiene toda la sincronización.
3. Elige si los correos ya sincronizados deben quedarse en los leads (Conservar correos) o eliminarse (Quitar correos sincronizados). Los correos enviados desde NextCRM nunca se eliminan.

Microsoft no ofrece ninguna forma de que una aplicación retire su propio permiso, así que quita también NextCRM en tu cuenta: las cuentas profesionales en https://myapplications.microsoft.com (o pídeselo a tu administrador) y las cuentas personales en https://account.live.com/consent/Manage.

Notas para los administradores de Microsoft 365

• NextCRM usa los permisos delegados de Microsoft Graph Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read y offline_access. El inicio de sesión con Microsoft solo usa tu nombre y tu dirección de correo.
• En muchos inquilinos, los usuarios no pueden dar su consentimiento por sí mismos a los permisos de correo y calendario. Un administrador (Cloud Application Administrator o Application Administrator) puede conceder el consentimiento una sola vez para toda la organización en el centro de administración de Microsoft Entra, en Enterprise applications > NextCRM > Permissions > Grant admin consent. Consulta https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent
• Si aparece la pantalla "Need admin approval", la directiva de consentimiento del inquilino exige un administrador. No se ha sincronizado nada.

Advertencia: "Need admin approval" o el error AADSTS65001 significa que tu administrador de Microsoft 365 tiene que aprobar NextCRM primero. Cuando el administrador haya dado su consentimiento, vuelve a hacer clic en Conectar Microsoft 365.

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