Connecter Microsoft 365 (messagerie Outlook + Calendrier)

Connectez votre compte Microsoft 365 une seule fois et NextCRM tient à jour l'historique des e-mails et les réunions de chaque prospect : les e-mails que vous échangez avec des prospects dans Outlook apparaissent sur le prospect, les réunions avec des prospects dans votre calendrier Outlook deviennent des réunions du prospect, et les réunions que vous planifiez dans NextCRM apparaissent dans votre calendrier. Cette connexion est indépendante de la connexion avec Microsoft.

Ce que NextCRM synchronise

• Uniquement les e-mails avec vos prospects. NextCRM ne demande à Microsoft que les messages auxquels participe l'adresse e-mail d'un prospect ou d'un contact de votre espace de travail (et, en option, toute personne du domaine de l'entreprise d'un prospect B2B). Chaque e-mail est enregistré sur le prospect correspondant avec l'expéditeur, les destinataires, l'objet, la date, le texte et le nom des pièces jointes, et la chronologie du prospect affiche « E-mail reçu via Outlook » ou « E-mail envoyé via Outlook ».
• Pièces jointes à la demande. Les pièces jointes restent dans Outlook jusqu'à ce que quelqu'un clique dessus sur le prospect.
• Événements d'agenda avec des prospects. Les événements dont un prospect est participant sont importés comme réunions du prospect. Les réunions que vous créez dans NextCRM sont ajoutées à votre calendrier Outlook avec un lien vers le prospect ; le prospect n'est invité que si vous cochez Inviter le prospect.
• Créneaux occupés. Tous les autres événements ne servent que de créneaux occupés (début et fin, sans titre) afin que NextCRM et Lora puissent proposer des horaires libres.
• Suggestions de Lora. Pour les nouveaux e-mails de prospects, Lora peut rédiger un court résumé et suggérer une réponse, une tâche ou une étape. Rien ne change tant que vous ne cliquez pas.

Ce que NextCRM ne lit jamais

• Les e-mails qui ne concernent aucun de vos prospects ne sont jamais demandés à Microsoft, jamais téléchargés et jamais enregistrés.
• Les newsletters, les listes de diffusion, les expéditeurs no-reply, les réponses automatiques et les demandes de réunion sont ignorés, même lorsqu'ils proviennent d'un prospect. Vous pouvez modifier ces filtres pour chaque compte.
• Les titres, descriptions et participants des événements sans prospect ne sont jamais enregistrés.
• NextCRM ne voit jamais votre mot de passe Microsoft. Les jetons d'accès sont chiffrés et ne sont jamais montrés à personne, y compris aux administrateurs de l'espace de travail.

Remarque : Les administrateurs de l'espace de travail ne voient que les e-mails qui appartiennent à des prospects, comme toute autre activité d'un prospect. Ils ne voient jamais votre boîte mail, vos autres e-mails ni vos jetons.

Où trouver chaque valeur

Il n'y a rien à copier ni à coller : choisissez simplement E-mail, Calendrier ou les deux, cliquez sur Connecter Microsoft 365 et autorisez l'accès chez Microsoft 365. NextCRM ne vous demande jamais votre mot de passe ni un mot de passe d'application.

Pour l'administrateur de la plateforme NextCRM (installations auto-hébergées uniquement) : la connexion utilise un seul client OAuth de la plateforme. Enregistrez-le dans le Microsoft Entra admin center > App registrations > New registration (https://entra.microsoft.com, guide : https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app), ajoutez l'URI de redirection Web https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/microsoft, créez un secret client sous Certificates & secrets, ajoutez les autorisations déléguées Microsoft Graph Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read et offline_access, puis définissez MICROSOFT_CLIENT_ID et MICROSOFT_CLIENT_SECRET sur le serveur.

Connecter votre compte Microsoft

1. Ouvrez Profil > Connexions (ouvrir le Profil) dans l'espace de travail où les e-mails doivent arriver. Vous pouvez aussi ouvrir Paramètres dans le menu de la carte de profil et cliquer sur la carte Boîte mail et agenda.
2. Dans Microsoft 365 (messagerie Outlook + Calendrier), choisissez E-mail, Calendrier ou les deux, puis cliquez sur Connecter Microsoft 365.
3. Connectez-vous avec votre compte Microsoft professionnel ou personnel et acceptez les autorisations (lire vos e-mails, lire et modifier vos calendriers, conserver l'accès).
4. De retour dans NextCRM, le compte affiche Active et la première synchronisation démarre. Elle couvre par défaut les 30 derniers jours ; les nouveaux e-mails suivent environ toutes les 5 minutes.

Une boîte mail se synchronise avec un seul espace de travail. Pour l'utiliser dans un autre espace de travail, déconnectez-la d'abord, puis connectez-la là-bas.

Paramètres

Cliquez sur Paramètres sur le compte connecté pour modifier :

• Synchroniser les e-mails depuis : jusqu'à quelle date les e-mails sont récupérés (un an au maximum).
• Exclure des dossiers Outlook : les dossiers dont les e-mails ne sont jamais synchronisés, par exemple Privé.
• Inclure aussi les domaines d'entreprise, Récupérer les anciens e-mails des nouveaux prospects et Résumés et prochaines étapes par Lora.
• Ignorer les e-mails automatiques : les filtres pour les newsletters, les expéditeurs no-reply, les invitations et les réponses automatiques.
• Heures de travail et Inviter le prospect par défaut pour les réunions.

Utilisez Mettre en pause pour arrêter la synchronisation pendant un certain temps et Synchroniser maintenant pour synchroniser immédiatement.

Déconnecter

1. Ouvrez Profil > Connexions et cliquez sur Déconnecter sur le compte.
2. Confirmez. NextCRM supprime les jetons enregistrés et arrête toute synchronisation.
3. Choisissez si les e-mails déjà synchronisés doivent rester sur les prospects (Conserver les e-mails) ou être supprimés (Supprimer les e-mails synchronisés). Les e-mails envoyés depuis NextCRM ne sont jamais supprimés.

Microsoft ne permet pas à une application de retirer elle-même sa propre autorisation ; retirez donc aussi NextCRM dans votre compte : pour les comptes professionnels sur https://myapplications.microsoft.com (ou demandez à votre administrateur), pour les comptes personnels sur https://account.live.com/consent/Manage.

Remarques pour les administrateurs Microsoft 365

• NextCRM utilise les autorisations déléguées Microsoft Graph Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read et offline_access. La connexion avec Microsoft n'utilise que votre nom et votre adresse e-mail.
• Dans de nombreux locataires, les utilisateurs ne peuvent pas consentir eux-mêmes aux autorisations de messagerie et de calendrier. Un administrateur (Cloud Application Administrator ou Application Administrator) peut accorder le consentement une seule fois pour toute l'organisation dans le centre d'administration Microsoft Entra, sous Enterprise applications > NextCRM > Permissions > Grant admin consent. Voir https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent
• Si l'écran « Need admin approval » s'affiche, la stratégie de consentement du locataire exige un administrateur. Rien n'a été synchronisé.

Attention : « Need admin approval » ou l'erreur AADSTS65001 signifie que votre administrateur Microsoft 365 doit d'abord approuver NextCRM. Une fois que l'administrateur a donné son consentement, cliquez à nouveau sur Connecter Microsoft 365.

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