Microsoft 365 verbinden (Outlook-Mail + Kalender)

Verbinden Sie Ihr Microsoft-365-Konto einmal, und NextCRM hält den E-Mail-Verlauf und die Meetings jedes Leads auf dem neuesten Stand: E-Mails, die Sie in Outlook mit Leads austauschen, erscheinen beim Lead, Meetings mit Leads in Ihrem Outlook-Kalender werden zu Lead-Meetings, und Meetings, die Sie in NextCRM planen, erscheinen in Ihrem Kalender. Diese Verbindung ist unabhängig von der Anmeldung mit Microsoft.

Was NextCRM synchronisiert

• Nur E-Mails mit Ihren Leads. NextCRM fragt bei Microsoft nur Nachrichten ab, an denen eine E-Mail-Adresse eines Leads oder Kontakts in Ihrem Workspace beteiligt ist (optional auch alle Personen unter der Firmendomain eines B2B-Leads). Jede E-Mail wird beim passenden Lead mit Absender, Empfängern, Betreff, Datum, Text und Namen der Anhänge gespeichert, und die Lead-Zeitleiste zeigt „E-Mail über Outlook empfangen“ oder „E-Mail über Outlook gesendet“.
• Anhänge bei Bedarf. Anhänge bleiben in Outlook, bis jemand sie beim Lead anklickt.
• Kalendertermine mit Leads. Termine, bei denen ein Lead Teilnehmer ist, werden als Lead-Meetings importiert. Meetings, die Sie in NextCRM anlegen, werden mit einem Link zurück zum Lead in Ihren Outlook-Kalender eingetragen; der Lead wird nur eingeladen, wenn Sie Lead einladen anhaken.
• Belegte Zeiten. Alle anderen Termine werden nur als belegte Blöcke verwendet (Beginn und Ende, kein Titel), damit NextCRM und Lora freie Zeiten vorschlagen können.
• Vorschläge von Lora. Bei neuen E-Mails von Leads kann Lora eine kurze Zusammenfassung schreiben und eine Antwort, eine Aufgabe oder eine Phase vorschlagen. Es ändert sich nichts, bis Sie klicken.

Was NextCRM nie liest

• E-Mails, an denen keiner Ihrer Leads beteiligt ist, werden nie bei Microsoft abgefragt, nie heruntergeladen und nie gespeichert.
• Newsletter, Mailinglisten, No-Reply-Absender, automatische Antworten und Besprechungsanfragen werden übersprungen, auch wenn sie von einem Lead stammen. Sie können diese Filter pro Konto ändern.
• Titel, Beschreibungen und Teilnehmer von Terminen ohne Lead werden nie gespeichert.
• Ihr Microsoft-Passwort sieht NextCRM nie. Zugriffstoken werden verschlüsselt und niemandem angezeigt, auch nicht Workspace-Admins.

Hinweis: Workspace-Admins sehen nur E-Mails, die zu Leads gehören, wie jede andere Lead-Aktivität auch. Ihr Postfach, Ihre anderen E-Mails oder Ihre Token sehen sie nie.

Wo Sie jeden Wert finden

Sie müssen nichts kopieren oder einfügen: Sie wählen nur E-Mail, Kalender oder beides, klicken auf Microsoft 365 verbinden und erlauben den Zugriff bei Microsoft 365. NextCRM fragt nie nach Ihrem Passwort oder einem App-Passwort.

Für den Plattform-Administrator von NextCRM (nur bei selbst gehosteten Installationen): Die Verbindung nutzt einen einzigen OAuth-Client der Plattform. Registrieren Sie ihn im Microsoft Entra admin center > App registrations > New registration (https://entra.microsoft.com, Anleitung: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app), fügen Sie den Web-Redirect-URI https://<your NextCRM address>/api/integrations/oauth/callback/microsoft hinzu, erstellen Sie unter Certificates & secrets ein Client Secret, fügen Sie die delegierten Microsoft-Graph-Berechtigungen Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read und offline_access hinzu und setzen Sie MICROSOFT_CLIENT_ID und MICROSOFT_CLIENT_SECRET auf dem Server.

Ihr Microsoft-Konto verbinden

1. Öffnen Sie Profil > Verbindungen (Profil öffnen) in dem Workspace, in dem die E-Mails landen sollen. Sie können auch Einstellungen im Menü der Profilkarte öffnen und auf die Karte Postfach & Kalender klicken.
2. Wählen Sie unter Microsoft 365 (Outlook-Mail + Kalender) die Option E-Mail, Kalender oder beides und klicken Sie auf Microsoft 365 verbinden.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts- oder privaten Microsoft-Konto an und akzeptieren Sie die Berechtigungen (Ihre E-Mails lesen, Ihre Kalender lesen und schreiben, Zugriff beibehalten).
4. Zurück in NextCRM zeigt das Konto Aktiv, und die erste Synchronisierung startet. Sie umfasst standardmäßig die letzten 30 Tage; neue E-Mails folgen etwa alle 5 Minuten.

Ein Postfach wird in genau einen Workspace synchronisiert. Um es in einem anderen Workspace zu nutzen, trennen Sie es zuerst und verbinden Sie es dann dort.

Einstellungen

Klicken Sie beim verbundenen Konto auf Einstellungen, um Folgendes zu ändern:

• E-Mails synchronisieren seit: wie weit zurück E-Mails abgerufen werden (höchstens ein Jahr).
• Outlook-Ordner ausschließen: Ordner, deren E-Mails nie synchronisiert werden, zum Beispiel Privat.
• Auch Firmendomains berücksichtigen, Frühere E-Mails neuer Leads abrufen und Lora-Zusammenfassungen und nächste Schritte.
• Automatische E-Mails überspringen: die Filter für Newsletter, No-Reply-Absender, Einladungen und automatische Antworten.
• Arbeitszeit und Lead standardmäßig einladen für Meetings.

Mit Synchronisierung pausieren halten Sie die Synchronisierung eine Zeit lang an, mit Jetzt synchronisieren synchronisieren Sie sofort.

Verbindung trennen

1. Öffnen Sie Profil > Verbindungen und klicken Sie beim Konto auf Trennen.
2. Bestätigen Sie. NextCRM löscht die gespeicherten Token und beendet jede Synchronisierung.
3. Wählen Sie, ob die bereits synchronisierten E-Mails bei den Leads bleiben (E-Mails behalten) oder entfernt werden sollen (Synchronisierte E-Mails entfernen). Aus NextCRM gesendete E-Mails werden nie entfernt.

Bei Microsoft kann eine App ihre eigene Berechtigung nicht selbst widerrufen. Entfernen Sie NextCRM deshalb zusätzlich in Ihrem Konto: Geschäftskonten unter https://myapplications.microsoft.com (oder fragen Sie Ihren Admin), private Konten unter https://account.live.com/consent/Manage.

Hinweise für Microsoft-365-Admins

• NextCRM verwendet die delegierten Microsoft-Graph-Berechtigungen Mail.Read, Calendars.ReadWrite, User.Read und offline_access. Die Anmeldung mit Microsoft verwendet nur Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.
• In vielen Mandanten dürfen Benutzer Mail- und Kalenderberechtigungen nicht selbst zustimmen. Ein Admin (Cloud Application Administrator oder Application Administrator) kann die Zustimmung einmalig für die gesamte Organisation im Microsoft Entra Admin Center erteilen, unter Enterprise applications > NextCRM > Permissions > Grant admin consent. Siehe https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent
• Erscheint der Bildschirm „Need admin approval“, verlangt die Zustimmungsrichtlinie des Mandanten einen Admin. Es wurde nichts synchronisiert.

Achtung: „Need admin approval“ oder der Fehler AADSTS65001 bedeutet, dass Ihr Microsoft-365-Admin NextCRM zuerst freigeben muss. Nachdem der Admin zugestimmt hat, klicken Sie erneut auf Microsoft 365 verbinden.

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