Importer des prospects (CSV/XLSX)

Vous passez de tableurs ou d'un autre CRM à NextCRM ? L'assistant d'import transforme chaque ligne de votre fichier en prospect. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas vu un aperçu et cliqué sur Confirmer l'import ; vous pouvez donc essayer en toute sécurité.

Ouvrez Configuration > Importer des prospects, ou cliquez sur Importer des prospects dans le Tableau des prospects. Les deux ouvrent l'étape Importer des prospects de la Configuration.

Remarque : Les imports sont réservés aux administrateurs de l'espace de travail et aux directeurs des ventes.

Un suivi des étapes en haut indique où vous en êtes (« Étape 2 sur 5 ») : Importer, Cible, Mappage, Aperçu et Terminé.

Avant de commencer

• Fichiers pris en charge : CSV, XLSX (Excel) ou JSON. Les anciens fichiers .xls et les fichiers .xlsm avec macros sont refusés ; enregistrez-les d'abord au format .xlsx ou .csv.
• Limites : 5 Mo, 5 000 lignes et 80 colonnes maximum par fichier.
• Un prospect par ligne, avec une ligne d'en-tête. Chaque ligne doit contenir au moins un nom, une entreprise, un e-mail ou un téléphone.
• L'entonnoir d'abord : créez l'entonnoir dans lequel vous voulez importer, ainsi que ses champs personnalisés, avant l'import. Voir Entonnoirs et étapes.

Astuce : À l'étape de téléversement, cliquez sur Télécharger l'exemple CSV ou Télécharger l'exemple Excel. Les deux fichiers contiennent tous les champs de prospect importables avec les noms de colonne exacts reconnus par l'importateur (Name, First Name, Last Name, Company, Job Title, Email, Phone, WhatsApp, Website, Street, House Number, Address Line 2, District, City, State, ZIP, Country, Source, Tags, Notes, Stage, Assigned To, Estimated Value, Probability, Priority, Lead Status, plus la colonne personnalisée Industry) et trois prospects d'exemple : ils s'importent donc sans aucun mappage manuel. Si vous modifiez le fichier dans Excel, utilisez l'exemple Excel pour que les numéros de téléphone gardent leur signe +.

Étape 1 : importer le fichier

1. Cliquez sur Sélectionner un fichier sous Importer un fichier, ou faites glisser le fichier sur la zone d'import (ou faites glisser un fichier ici ; pendant le glisser, elle affiche Déposez le fichier pour l’importer).
2. NextCRM affiche Envoi et lecture du fichier, le lit de manière confidentielle et propose une correspondance des colonnes.

Les champs tels qu'organisation, espace de travail, propriétaire, facturation, rôle ou autorisation présents dans votre fichier sont toujours ignorés. Les doublons ne sont recherchés qu'au sein de votre propre espace de travail.

Étape 2 : entonnoir, étape, responsable et source

Sous Sélectionner la cible de l'import, Leads est sélectionné. Les autres cibles (Contacts, Entreprises, Prospects avec contacts, Prospects avec tâches, Prospects avec notes, Export CRM mixte) sont marquées « bientôt disponible » et ne peuvent pas encore être sélectionnées. Définissez ensuite :

• Entonnoir et Étape par défaut : l'endroit où les nouveaux prospects sont placés.
• Attribution : Tout m'attribuer, Tout attribuer au membre de l'équipe sélectionné, Attribuer selon une colonne du fichier, Attribuer à l'IA / Lora ou Laisser non attribué.
• Libellé de la source : affiché comme source du prospect (par exemple « CSV Import » ou « Excel Import »).
• Tags globaux : tags séparés par des virgules ajoutés à chaque prospect importé (par défaut : imported).

Cliquez sur Continuer vers le mappage.

Étape 3 : associer les colonnes

Chaque colonne de votre fichier reçoit un Champ cible, par exemple Email, Phone, Company, Stage ou Assigned To. NextCRM propose des correspondances et indique son degré de confiance (High, Medium, Low ou Manual).

• Choisissez Ignore column pour les données dont vous n'avez pas besoin, ou cliquez sur Ignorer les inconnus.
• Associez des colonnes aux champs personnalisés de l'entonnoir sous Champs personnalisés de cet entonnoir.
• Réinitialiser les suggestions rétablit la correspondance automatique.

Règles à respecter avant de pouvoir prévisualiser :

• Au moins un champ d'identité (nom, entreprise, e-mail ou téléphone) doit être associé.
• Chaque champ cible ne peut être utilisé que par une seule colonne.

Si vous associez une colonne Étape, les noms d'étapes sont recherchés dans l'entonnoir sélectionné. Sous Si le nom de l'étape est introuvable, choisissez Utiliser l'étape par défaut sélectionnée ou Marquer la ligne comme erreur. Si vous associez Assigné à, les utilisateurs sont reconnus par leur e-mail dans l'espace de travail ou par leur nom d'affichage exact.

Doublons et écrasement

Une ligne est considérée comme un doublon lorsque son e-mail, son téléphone, ou son entreprise et son nom correspondent à un prospect existant de votre espace de travail, ou à une autre ligne du même fichier.

Gestion des doublons détermine ce qui arrive aux correspondances :

Option	Effet
Merge missing fields only (par défaut)	Remplit les champs vides du prospect existant.
Skip existing leads	Ne modifie pas les prospects existants.
Update existing leads	Met à jour les prospects existants avec les données du fichier.
Append notes only	Ajoute les notes du fichier au prospect existant.
Add new tags only	Ajoute les tags du fichier.
Create duplicates anyway	Crée un nouveau prospect même s'il en existe déjà un.

Mode d'écrasement affine les mises à jour : Overwrite only empty fields, Do not overwrite existing fields, Overwrite selected fields ou Overwrite all mapped fields. Avec Appliquer l'entonnoir et l'étape sélectionnés aux prospects correspondants, les prospects existants sont également déplacés vers l'entonnoir et l'étape choisis.

Les lignes en double au sein d'un même fichier sont ignorées, sauf si vous choisissez Create duplicates anyway.

Étape 4 : aperçu

Cliquez sur Prévisualiser l'import. Vous voyez les totaux Lignes, Valides, Invalides, Doublons, Créer et Mettre à jour, ainsi qu'un tableau indiquant pour chaque ligne l'entonnoir, l'étape, l'utilisateur attribué, le statut et les avertissements. Chaque ligne indique ce qui va lui arriver : Créer, Mettre à jour, Ignorer ou Erreur.

• Cliquez sur Télécharger le rapport de validation pour obtenir les détails sous forme de fichier.
• Cliquez sur Retour au mappage pour corriger les problèmes.
• Cliquez sur Confirmer l'import lorsque l'aperçu vous convient. Pendant l'exécution, vous voyez « Import de 250 lignes. Les gros fichiers peuvent prendre un moment. »

Remarque : Si certaines lignes contiennent des erreurs ou si le fichier contient plus de nouveaux prospects que de places de prospects actifs libres, Confirmer l'import est refusé tant que vous ne cochez pas Autoriser l'import partiel. Les lignes en erreur sont alors ignorées et les prospects en trop sont enregistrés dans la boîte de réception des prospects. L'aperçu affiche un avertissement sur ces lignes.

Étape 5 : terminé

Lorsque Import terminé apparaît, l'écran de résultat affiche des tuiles pour Sur le tableau des leads, Dans la boîte de réception des leads, Mis à jour, Ignorés, Invalides et Échecs, ainsi qu'un résumé d'une ligne. Une entrée d'activité a été enregistrée pour chaque prospect importé.

• Ouvrir la boîte de réception des prospects (uniquement si des prospects sont allés dans la boîte de réception des prospects) ouvre les prospects en attente.
• Prospects → vous amène au Tableau des prospects.
• Importer un autre fichier relance l'assistant.

Historique des imports, rapport et annulation

Ouvrez Voir l'historique technique des imports pour voir chaque import avec sa date, son fichier, son statut et les compteurs Créés, Mis à jour, Ignorés et Échecs.

• Rapport télécharge le résultat de cet import.
• Annuler l'import annule un import.

L'annulation supprime uniquement les prospects que cet import a créés et sur lesquels personne n'a travaillé depuis (pas de tâches, de commentaires ni d'activité ultérieure). Les prospects existants que l'import a mis à jour ne sont pas rétablis. Le bouton n'est affiché que lorsque l'import a créé des prospects et n'a pas déjà été annulé.

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