Samtal med Twilio

Ditt team kan ringa leads direkt från NextCRM - i webbläsaren (headset eller datorns mikrofon) eller på sin egen telefon (Twilio ringer först upp din telefon och kopplar sedan dig till leadet). Varje samtal loggas på leadets tidslinje. När inspelning är på transkriberar NextCRM samtalet efteråt och Lora skriver en sammanfattning med utfallet, vad ni kom överens om och nästa steg.

Obs: Lora ringer aldrig samtal och lyssnar aldrig på ett pågående samtal. Det är människor som ringer; Lora läser bara transkriptionen efter ett inspelat samtal och föreslår bara uppföljningar. Ingenting ändras förrän du klickar på Tillämpa.

Det här behöver du

• Ett eget Twilio-konto med minst ett telefonnummer som kan hantera röstsamtal (eller ett verifierat nummerpresentations-ID). Twilio fakturerar samtalsminuter, telefonnummer och inspelningar direkt till dig; NextCRM tar inte betalt för samtal.
• Din plan måste innehålla funktionen SMS messaging (samtal använder samma Twilio-telefonifunktion).
• För samtal i webbläsaren behövs dessutom en Twilio API Key (SID och hemlighet) och en TwiML App.
• För transkript: rösttillägget (räknas i dess rösttokens) eller din egen Google Gemini-nyckel (räknas inte). För Loras sammanfattningar: AI-krediter eller din egen AI-nyckel.

Konfigurera samtal (Arbetsyteadministratörer)

Öppna Konfiguration > SMS (öppna steget SMS) och scrolla ned till Samtal (Twilio).

1. Markera Aktivera samtal.
2. Twilio-konto: behåll Använd Twilio-kontot från SMS-inställningarna, eller avmarkera det och ange ett Account SID och en Auth Token. Auth Token krävs - NextCRM använder den för att verifiera att varje samtalswebhook verkligen kommer från Twilio.
3. Nummerpresentation: numret som dina leads ser, i internationellt format (till exempel +4930123456). Lägg till fler nummer för inkommande samtal under Fler röstnummer.
4. Samtal i webbläsaren (valfritt): skapa en API-nyckel (SID:t börjar med SK) och en TwiML App (SID:t börjar med AP) i Twilio Console och ange sedan båda här.
5. Välj vem som får ringa, alternativen för inspelning och efter samtalet, lagringstiderna och de vanliga samtalstiderna.
6. Klicka på Spara samtalsinställningar. NextCRM kontrollerar direkt kontot, API-nyckeln, TwiML App och nummerpresentationen hos Twilio. Verifiera med Twilio upprepar kontrollen.

Var du hittar varje värde

Ordning: 1. skapa ett Twilio-konto och köp (eller verifiera) ett röstkapabelt nummer, 2. samla värdena nedan, 3. ange dem under Samtal (Twilio) och spara, 4. ange adresserna från nästa avsnitt i Twilio och klicka på Verifiera med Twilio. En avvisad kontroll visar Twilios eget svar, till exempel "Twilio rejected the credentials (20003)".

Fält	Var du hittar det	Länk
Account SID	Twilio Console startsida > Account Info > Account SID (börjar med AC)	console.twilio.com
Auth Token	Twilio Console startsida > Account Info > Auth Token > Show > kopiera	console.twilio.com
Nummer-ID	Phone Numbers > Manage > Active numbers (röstkapabelt nummer) eller Verified Caller IDs, i formatet +E.164	Active numbers
API Key SID (samtal i webbläsaren)	Account > API keys & tokens > Create API key (typ Standard) > SID (börjar med SK)	API keys
API Key Secret (samtal i webbläsaren)	Visas en gång när du skapar nyckeln; har du tappat den, skapa en ny nyckel	API keys
TwiML App SID (samtal i webbläsaren)	Voice > Manage > TwiML apps > Create new TwiML App, Voice Request URL = NextCRM:s TwiML App Voice URL > App SID (börjar med AP)	TwiML apps

Samtal via din egen telefon behöver bara kontot, Auth Token och nummer-ID; API-nyckeln och TwiML-appen behövs bara för samtal i webbläsaren. Ikonen (i) bredvid varje fält visar samma hjälp.

Adresser att ange i Twilio

När du har sparat visar avsnittet tre adresser med en kopieringsknapp. Ange dem i Twilio Console:

I Twilio	Fält	Adress i NextCRM
Din TwiML App	Voice Request URL (HTTP POST)	TwiML App Voice URL
Ditt telefonnummer (röstkonfiguration)	”A call comes in” - Webhook (HTTP POST)	Telefonnummer: A call comes in
TwiML App och telefonnummer (valfritt)	Status callback URL	Status callback-URL

Varje adress innehåller ett privat arbetsyte-ID. Dela det inte; alla som saknar din Twilio Auth Token avvisas ändå.

Ring ett samtal

1. Öppna leadet och klicka på Ring (finns även på leadkortet bredvid telefonnumret).
2. Välj I webbläsaren eller På min telefon. För ”På min telefon” anger du ditt eget nummer en gång - NextCRM kommer ihåg det.
3. Klicka på Starta samtal. Medan samtalet spelas in ser du en röd indikator, Spelar in.

Du kan också be Lora: ”Ring Acme GmbH”. Lora öppnar bara uppringaren; du startar samtalet själv.

Tips: Uppringaren visar en påminnelse utanför de vanliga samtalstider som din administratör har angett. Den blockerar aldrig samtalet.

Inkommande samtal

Samtal till ditt Twilio-nummer ringer hos leadets ägare i webbläsaren och på telefonen samtidigt (andra medlemmar som tar emot samtal får signal när numret är okänt eller leadet saknar ägare). Spara Mitt telefonnummer i uppringaren och markera Ta emot samtal i den här webbläsaren för att vara nåbar. Om ingen svarar kan den som ringer lämna ett meddelande i röstbrevlådan, som transkriberas precis som ett samtal. En uppringare med okänt nummer blir ett objekt i Lead-inkorg (öppna Lead-inkorg).

Efter samtalet: sammanfattning och nästa steg

När inspelning är på transkriberas inspelningen på leadets språk (eller arbetsytans standardspråk) och Lora lägger till följande på samtalet i tidslinjen:

• utfallet (ett av samtalsutfallen, till exempel ”Nådd - intresserad” eller ”Återuppringning begärd”),
• viktiga punkter, invändningar, vad som avtalades och nästa steg,
• förslag: en uppföljningsuppgift, ett byte av steg, ett e-postutkast eller ”ring inte”.

Öppna leadets flik Aktivitet: avsnittet Samtal visar inspelningsspelaren, transkriptionen, sammanfattningen och förslagen. Klicka på Tillämpa för att skapa uppgiften, flytta steget eller spara e-postutkastet (det skickas aldrig automatiskt), eller på Avfärda. Lora kan också tillämpa ett förslag när du ber henne om det (”Skapa uppföljningsuppgiften från Acme-samtalet”) - hon förbereder ett kort med rubriken Redo för ditt godkännande, och ingenting händer förrän du klickar på Godkänn. Fråga Lora ”Vad kom vi överens om med Acme i senaste samtalet?” för att få sammanfattningen.

Inspelning och samtycke

När inspelning är på hör båda parter ett inspelningsmeddelande i början av samtalet (leadet på sitt språk, säljaren en kort notis). Meddelandet kan inte stängas av så länge inspelning är på; du kan ändra texten per språk.

Varning: I många länder och amerikanska delstater (till exempel Kalifornien, Florida, Pennsylvania och Washington, och generellt inom EU enligt GDPR) måste alla deltagare informeras och samtycka innan ett samtal spelas in. Meddelandet hjälper, men du ansvarar för den rättsliga grunden. Om ett lead invänder ska du avsluta inspelningen eller samtalet och inte använda inspelningen.

Ring inte

Markera ett lead som Ring inte i avsnittet Samtal när leadet ber att inte bli uppringt. NextCRM vägrar då varje samtal till leadet och dess nummer, även när samtalet redan var förberett. Alla som arbetar med leads kan sätta markeringen; endast Arbetsyteadministratörer och Försäljningschefer kan tillåta samtal igen. Om ett lead säger ”ring mig inte igen” under ett inspelat samtal föreslår Lora markeringen som ett förslag.

Dataskydd, lagringstid och dataexport

• Inspelningarna stannar i ditt Twilio-konto. NextCRM strömmar dem vid behov till medlemmar som får ringa och till Arbetsyteadministratörer; dina Twilio-uppgifter når aldrig webbläsaren.
• Inspelningar raderas i Twilio efter lagringstiden för inspelningar; fullständiga transkriptioner tas bort efter lagringstiden för transkriptioner (den korta sammanfattningen på tidslinjen finns kvar).
• När ett lead raderas permanent raderas dess samtal, transkriptioner och sammanfattningar, och dess inspelningar raderas i Twilio.
• Arbetsytans dataexport innehåller samtalen med transkriptioner och sammanfattningar; inspelningarna listas som referenser.

Kostnader och begränsningar

• Twilio fakturerar varje samtalsminut (i webbläsaren och på telefoner), varje telefonnummer och lagringen av inspelningar direkt till ditt Twilio-konto.
• Transkript räknas i rösttilläggets rösttokens (inte med din egen Gemini-nyckel); sammanfattningar använder AI-krediter (eller din egen AI-nyckel). Inspelningar längre än 30 minuter transkriberas i delar, och transkriptet markerar var varje del börjar.
• För att skydda ditt Twilio-saldo kan en medlem starta högst 30 samtal på 10 minuter.

Felsökning

• Ingen Ring-knapp: samtal är inte aktiverat, din roll får inte ringa eller leadet saknar telefonnummer.
• ”Samtal i webbläsaren är inte konfigurerade”: ange API-nyckeln och TwiML App, eller ring på din telefon.
• Samtal kopplas inte fram eller ingenting loggas: kontrollera att TwiML App Voice URL och numrets webhook för ”A call comes in” exakt motsvarar adresserna som visas i NextCRM och använder HTTP POST, och klicka sedan på Verifiera med Twilio.
• Inget transkript: arbetsytan behöver rösttillägget eller en egen Google Gemini-nyckel (Bring Your Own AI).

Relaterade artiklar

• SMS-konfiguration
• Leads och pipeline
• Lead-inkorg
• Dataskydd
• Tredjepartskonton och kostnader