Sequenze di follow-up

Una sequenza è una serie di passaggi che NextCRM esegue per un lead: ad esempio una prima email, un promemoria due giorni lavorativi dopo e un'attività di chiamata per l'assegnatario se il lead non ha ancora risposto. Non appena il lead risponde, la sequenza si ferma da sola.

Apri Campagne nella barra laterale e passa alla scheda Sequenze (apri Sequenze). Gli Amministratori Workspace, i Responsabili Vendite e il Marketing creano le sequenze; ogni membro del team che lavora con i lead può aggiungervi dei lead.

Creare una sequenza

1. Fai clic su Nuova sequenza (oppure su Parti da un modello per un follow-up pronto in 3 passaggi).
2. Inserisci un Nome, ad esempio "Follow-up nuovi lead".
3. Costruisci i passaggi nel Flusso. Inizia con Inizio · Lead iscritto e termina con Fine · Fine della sequenza, che mostra come chip le regole di interruzione attive (per esempio Interrompi quando il lead risponde). Fai clic su Aggiungi passaggio alla fine del flusso, oppure sul + tra due passaggi per inserire un passaggio in quella posizione, e scegli il tipo di passaggio:
   • Email - oggetto e messaggio, inviati dall'account email collegato del mittente, altrimenti dal mailer del workspace.
   • SMS - messaggio di testo tramite le tue impostazioni Twilio.
   • WhatsApp - messaggio a testo libero tramite la tua connessione WhatsApp (vedi i limiti più sotto).
   • Attività - un'attività per il mittente, ad esempio "Chiama il lead".
   • Attesa - ore, giorni o giorni lavorativi (da lunedì a venerdì).
   • Condizione - "se il lead ha risposto" o "se il lead ha cambiato fase": continua, termina la sequenza o salta a un passaggio successivo.
4. Usa i pulsanti delle variabili per inserire {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{company}}, {{booking_link}} o {{sales_rep}}. Le variabili sconosciute vengono rifiutate al salvataggio.
5. Cambia l'ordine con i pulsanti freccia e fai clic su Salva.

Nota: Non esiste la condizione "se aperta": le email di NextCRM non contengono pixel di tracciamento, quindi le aperture non si possono misurare in modo affidabile.

Regole di invio

A destra, in Regole di invio, decidi quando e come partono i messaggi:

• Invia dalle / Invia fino alle / Invia nei giorni - la fascia di invio. I messaggi vengono inviati solo al suo interno, nel fuso orario del lead; al di fuori attendono l'apertura successiva (ore di silenzio). Le attività non sono interessate.
• Fuso orario se quello del lead è sconosciuto - il fuso orario del lead deriva da un campo personalizzato chiamato "timezone" o dal paese dell'indirizzo.
• Messaggi al giorno - un limite giornaliero per questa sequenza. Ogni casella di posta (200 email al giorno) e l'intero workspace (1.000 messaggi al giorno) hanno anche i propri limiti. I messaggi oltre un limite attendono il giorno successivo.
• Inviato da - l'assegnatario del lead (o, se il lead non ne ha uno, la persona che ha aggiunto il lead) oppure sempre la persona che ha aggiunto il lead.
• Interrompi quando il lead risponde e Interrompi quando la trattativa è vinta o persa - attivi per impostazione predefinita.

Una sequenza si interrompe sempre quando il lead si disiscrive (link di disiscrizione, risposta STOP o disiscrizione manuale) o viene spostato nel Cestino. I lead non ricevono mai un messaggio su un canale da cui si sono disiscritti: questi passaggi vengono saltati e annotati nella cronologia.

Anteprima e test

• Nel pannello Anteprima, scegli un lead reale o usa il lead di esempio e fai clic su Mostra anteprima. Mostra ogni passaggio con i testi compilati e l'orario pianificato nel fuso orario del lead.
• Invia un test a me invia il primo passaggio email al tuo indirizzo (l'oggetto inizia con "[Test]"). Il lead non lo riceve mai.

Aggiungere lead a una sequenza

• Un lead: apri il lead, scorri fino a Sequenze di follow-up e fai clic su Aggiungi alla sequenza.
• Più lead: selezionali sulla bacheca o nell'elenco e fai clic su Aggiungi alla sequenza nella barra di selezione (fino a 200 lead alla volta). Può farlo ogni ruolo che può modificare i lead (non Finanza).
• Automaticamente: un'automazione può avviare una sequenza (Automazioni).
• Con Lora: ad esempio "Aggiungi Acme alla sequenza Follow-up nuovi lead". Lora prepara la modifica come scheda e la esegue solo dopo che hai fatto clic su Approva.

I lead nel Cestino, i lead vinti o persi e quelli già presenti nella sequenza vengono saltati; il messaggio ti dice quanti.

Vedere a che punto è ogni lead

Il riquadro Sequenze di follow-up del lead mostra ogni sequenza con il suo stato, il passaggio corrente e quando è previsto il successivo. Da lì puoi Mettere in pausa, Riprendere o Interrompere. Ogni passaggio compare nella cronologia del lead, ad esempio "Sequenza Follow-up nuovi lead · 2" per la seconda email e "Sequenza ... interrotta: risposta ricevuta".

Nella pagina Sequenze ogni sequenza mostra quanti lead sono iscritti, attivi, completati, quanti hanno risposto, quanti sono interrotti e non riusciti, e ogni passaggio mostra quante volte è stato inviato, saltato o non è riuscito.

Come vengono rilevate le risposte

Una risposta è qualsiasi messaggio del lead che arriva dopo che il lead è stato aggiunto:

• email sincronizzate da una casella Google o Microsoft 365 collegata (Collegare Google Workspace),
• risposte SMS al tuo numero Twilio,
• messaggi WhatsApp e social di una conversazione collegata al lead (WhatsApp anche tramite il numero di telefono corrispondente).

Suggerimento: Collega la tua casella di posta: senza di essa NextCRM non vede le risposte via email e la sequenza prosegue fino all'ultimo passaggio.

Limiti di WhatsApp e SMS

• WhatsApp: Meta consente messaggi a testo libero solo entro 24 ore dall'ultimo messaggio WhatsApp del lead al tuo numero. NextCRM non invia ancora messaggi modello approvati, quindi fuori da questa finestra il passaggio WhatsApp viene saltato (e annotato nella cronologia). Usa i passaggi WhatsApp subito dopo che il lead ti ha scritto, oppure preferisci email o SMS.
• SMS: "Rispondi STOP per annullare l'iscrizione." viene aggiunto a ogni messaggio. Le risposte STOP disiscrivono il lead dagli SMS e interrompono la sequenza.
• Gli SMS richiedono la funzione SMS del tuo piano; WhatsApp richiede la funzione Posta in arrivo Social.

Pausa, archiviazione e manutenzione

• Metti in pausa una sequenza per fermare tutti i suoi lead dove si trovano; Riprendi la fa proseguire.
• Archivia interrompe tutti i lead della sequenza; lo storico resta nelle loro cronologie.
• Durante la manutenzione della piattaforma non viene inviato nulla. Dopo, le sequenze riprendono automaticamente (i messaggi attendono comunque la fascia di invio di ciascun lead). Ogni passaggio viene eseguito al massimo una volta: un lead non riceve mai due volte lo stesso passaggio.