Opvolgsequenties

Een sequentie is een reeks stappen die NextCRM voor een lead doorloopt: bijvoorbeeld een eerste e-mail, twee werkdagen later een herinnering en een beltaak voor de eigenaar als de lead nog steeds niet heeft geantwoord. Zodra de lead antwoordt, stopt de sequentie vanzelf.

Open Campagnes in de zijbalk en ga naar het tabblad Sequenties (Sequenties openen). Workspace Beheerders, Sales Managers en Marketing bouwen sequenties; elk teamlid dat met leads werkt, kan er leads aan toevoegen.

Een sequentie bouwen

1. Klik op Nieuwe sequentie (of op Beginnen met een sjabloon voor een kant-en-klare opvolging in 3 stappen).
2. Voer een Naam in, bijvoorbeeld "Opvolging nieuwe lead".
3. Bouw de stappen op in het Verloop. Het begint met Start · Lead ingeschreven en eindigt met Einde · Sequentie eindigt, waar de actieve stopregels als chips staan (bijvoorbeeld Stoppen als de lead antwoordt). Klik op Stap toevoegen aan het einde van het verloop, of op de + tussen twee stappen om op die plek een stap in te voegen, en kies het type stap:
   • E-mail - onderwerp en bericht, verzonden vanuit het gekoppelde e-mailaccount van de afzender, anders via de mailer van de workspace.
   • SMS - tekstbericht via uw Twilio-instellingen.
   • WhatsApp - vrij tekstbericht via uw WhatsApp-koppeling (zie de beperkingen hieronder).
   • Taak - een taak voor de afzender, bijvoorbeeld "De lead bellen".
   • Wachten - uren, dagen of werkdagen (maandag tot en met vrijdag).
   • Voorwaarde - "als de lead heeft geantwoord" of "als de lead van fase is veranderd": doorgaan, de sequentie beëindigen of naar een latere stap springen.
4. Gebruik de variabeleknoppen om {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{company}}, {{booking_link}} of {{sales_rep}} in te voegen. Onbekende variabelen worden bij het opslaan geweigerd.
5. Wijzig de volgorde met de pijlknoppen en klik op Opslaan.

Opmerking: Er is geen voorwaarde "als geopend": e-mails van NextCRM bevatten geen trackingpixel, dus openingen kunnen niet eerlijk worden gemeten.

Verzendregels

Rechts onder Verzendregels bepaalt u wanneer en hoe berichten worden verzonden:

• Verzenden vanaf / Verzenden tot / Verzenden op - het verzendvenster. Berichten worden alleen binnen dit venster verzonden, in de tijdzone van de lead; daarbuiten wachten ze op de volgende opening (stille uren). Taken worden niet beïnvloed.
• Tijdzone als die van de lead onbekend is - de tijdzone van de lead komt uit een aangepast veld met de naam "timezone" of uit het land van het adres.
• Berichten per dag - een daglimiet voor deze sequentie. Elke mailbox (200 e-mails per dag) en de hele workspace (1.000 berichten per dag) hebben daarnaast hun eigen limieten. Berichten boven een limiet wachten op de volgende dag.
• Verzonden door - de eigenaar van de lead (of, als de lead geen eigenaar heeft, de persoon die de lead heeft toegevoegd) of altijd de persoon die de lead heeft toegevoegd.
• Stoppen als de lead antwoordt en Stoppen als de deal gewonnen of verloren is - standaard ingeschakeld.

Een sequentie stopt altijd wanneer de lead zich afmeldt (afmeldlink, STOP-antwoord of handmatige afmelding) of naar de prullenbak wordt verplaatst. Leads krijgen nooit een bericht via een kanaal waarvoor ze zich hebben afgemeld - zulke stappen worden overgeslagen en op de tijdlijn vermeld.

Voorbeeld en test

• Kies in het paneel Voorbeeld een echte lead of gebruik de voorbeeldlead en klik op Voorbeeld tonen. Het toont elke stap met de ingevulde teksten en het geplande tijdstip in de tijdzone van de lead.
• Test naar mij sturen verzendt de eerste e-mailstap naar uw eigen adres (het onderwerp begint met "[Test]"). De lead ontvangt deze nooit.

Leads aan een sequentie toevoegen

• Eén lead: open de lead, scrol naar Opvolgsequenties en klik op Aan sequentie toevoegen.
• Meerdere leads: selecteer ze op het bord of in de lijst en klik in de selectiebalk op Aan sequentie toevoegen (maximaal 200 leads tegelijk). Elke rol die leads mag bewerken kan dit (niet Financiën).
• Automatisch: een automatisering kan een sequentie starten (Automatiseringen).
• Met Lora: bijvoorbeeld "Voeg Acme toe aan de sequentie Opvolging nieuwe lead". Lora bereidt de wijziging voor als kaart en voert die pas uit nadat u op Goedkeuren klikt.

Leads in de prullenbak, gewonnen of verloren leads en leads die al in de sequentie zitten, worden overgeslagen; de melding vertelt u hoeveel.

Zien waar elke lead staat

Het blok Opvolgsequenties van de lead toont elke sequentie met de status, de huidige stap en wanneer de volgende stap gepland staat. Daar kunt u Pauzeren, Hervatten of Stoppen. Elke stap verschijnt op de tijdlijn van de lead, bijvoorbeeld "Sequentie Opvolging nieuwe lead · 2" voor de tweede e-mail en "Sequentie ... gestopt: antwoord ontvangen".

Op de pagina Sequenties toont elke sequentie hoeveel leads ingeschreven, actief, voltooid, geantwoord, gestopt en mislukt zijn, en elke stap toont hoe vaak deze is verzonden, overgeslagen of mislukt.

Hoe antwoorden worden herkend

Een antwoord is elk bericht van de lead dat binnenkomt nadat de lead is toegevoegd:

• e-mails die worden gesynchroniseerd vanuit een gekoppelde Google- of Microsoft 365-mailbox (Google Workspace koppelen),
• sms-antwoorden op uw Twilio-nummer,
• WhatsApp- en sociale berichten van een gesprek dat aan de lead is gekoppeld (WhatsApp ook via een overeenkomend telefoonnummer).

Tip: Koppel uw mailbox - zonder mailbox ziet NextCRM geen e-mailantwoorden en loopt de sequentie door tot de laatste stap.

Beperkingen van WhatsApp en sms

• WhatsApp: Meta staat vrije tekstberichten alleen toe binnen 24 uur na het laatste WhatsApp-bericht van de lead naar uw nummer. NextCRM verzendt nog geen goedgekeurde sjabloonberichten, dus buiten dat venster wordt de WhatsApp-stap overgeslagen (en op de tijdlijn vermeld). Gebruik WhatsApp-stappen direct nadat de lead u heeft geschreven, of kies liever e-mail of sms.
• SMS: "Antwoord STOP om u af te melden." wordt aan elk bericht toegevoegd. STOP-antwoorden melden de lead af voor sms en stoppen de sequentie.
• Sms vereist de SMS-functie van uw abonnement; WhatsApp vereist de functie Sociale Inbox.

Pauzeren, archiveren en onderhoud

• Pauzeren van een sequentie houdt al haar leads op hun plaats; Hervatten gaat verder.
• Archiveren stopt alle leads in de sequentie; de geschiedenis blijft op hun tijdlijn staan.
• Tijdens platformonderhoud wordt niets verzonden. Daarna gaan de sequenties automatisch verder (berichten wachten nog steeds op het verzendvenster van elke lead). Elke stap wordt hoogstens één keer uitgevoerd - een lead krijgt nooit twee keer dezelfde stap.