Sequências de acompanhamento

Uma sequência é uma série de etapas que o NextCRM executa para um lead: por exemplo um primeiro e-mail, um lembrete dois dias úteis depois e uma tarefa de ligação para o responsável, se o lead ainda não tiver respondido. Assim que o lead responde, a sequência para sozinha.

Abra Campanhas na barra lateral e mude para a aba Sequências (abrir Sequências). Administradores do Workspace, Gerentes de Vendas e Marketing criam sequências; todo membro da equipe que trabalha com leads pode adicionar leads a elas.

Criar uma sequência

1. Clique em Nova sequência (ou em Começar com um modelo para um acompanhamento pronto em 3 etapas).
2. Informe um Nome, por exemplo "Acompanhamento de novo lead".
3. Monte as etapas no Fluxo. Ele começa com Início · Lead inscrito e termina com Fim · A sequência termina, que mostra as regras de parada ativas como chips (por exemplo Parar quando o lead responder). Clique em Adicionar etapa no fim do fluxo, ou no + entre duas etapas para inserir uma etapa nessa posição, e escolha o tipo de etapa:
   • E-mail - assunto e mensagem, enviados da conta de e-mail conectada do remetente; caso contrário, do serviço de e-mail do workspace.
   • SMS - mensagem de texto pelas suas configurações do Twilio.
   • WhatsApp - mensagem de texto livre pela sua conexão do WhatsApp (veja os limites abaixo).
   • Tarefa - uma tarefa para o remetente, por exemplo "Ligar para o lead".
   • Esperar - horas, dias ou dias úteis (segunda a sexta).
   • Condição - "se o lead respondeu" ou "se o lead mudou de etapa": continuar, encerrar a sequência ou pular para uma etapa posterior.
4. Use os botões de variáveis para inserir {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{company}}, {{booking_link}} ou {{sales_rep}}. Variáveis desconhecidas são recusadas ao salvar.
5. Altere a ordem com os botões de seta e clique em Salvar.

Observação: Não existe a condição "se abriu": os e-mails do NextCRM não contêm pixel de rastreamento, por isso as aberturas não podem ser medidas de forma honesta.

Regras de envio

No lado direito, em Regras de envio, você decide quando e como as mensagens saem:

• Enviar a partir de / Enviar até / Enviar em - a janela de envio. As mensagens só são enviadas dentro dela, no fuso horário do lead; fora dela, aguardam a próxima abertura (horário de silêncio). As tarefas não são afetadas.
• Fuso horário se o do lead for desconhecido - o fuso horário do lead vem de um campo personalizado chamado "timezone" ou do país do endereço.
• Mensagens por dia - um limite diário para esta sequência. Cada caixa de e-mail (200 e-mails por dia) e o workspace inteiro (1.000 mensagens por dia) também têm limites próprios. Mensagens acima de um limite aguardam o dia seguinte.
• Enviado por - o responsável pelo lead (ou, se o lead não tiver responsável, a pessoa que adicionou o lead) ou sempre a pessoa que adicionou o lead.
• Parar quando o lead responder e Parar quando o negócio for ganho ou perdido - ativados por padrão.

Uma sequência sempre para quando o lead se descadastra (link de descadastro, resposta STOP ou descadastro manual) ou é movido para a Lixeira. Os leads nunca recebem mensagens em um canal do qual se descadastraram - essas etapas são ignoradas e registradas na linha do tempo.

Pré-visualização e teste

• No painel Pré-visualização, escolha um lead real ou use o lead de exemplo e clique em Mostrar pré-visualização. Ele mostra cada etapa com os textos preenchidos e o horário planejado no fuso horário do lead.
• Enviar teste para mim envia a primeira etapa de e-mail para o seu próprio endereço (o assunto começa com "[Test]"). O lead nunca o recebe.

Adicionar leads a uma sequência

• Um lead: abra o lead, role até Sequências de acompanhamento e clique em Adicionar à sequência.
• Vários leads: selecione-os no quadro ou na lista e clique em Adicionar à sequência na barra de seleção (até 200 leads de uma vez). Qualquer função que pode editar leads pode fazer isso (exceto Financeiro).
• Automaticamente: uma automação pode iniciar uma sequência (Automações).
• Com a Lora: por exemplo "Adicione a Acme à sequência de acompanhamento de novo lead". A Lora prepara a alteração como um cartão e só a executa depois que você clica em Aprovar.

Leads na Lixeira, leads ganhos ou perdidos e leads que já estão na sequência são ignorados; a mensagem informa quantos.

Veja em que ponto cada lead está

A seção Sequências de acompanhamento do lead mostra cada sequência com o status, a etapa atual e quando vence a próxima etapa. Ali você pode Pausar, Retomar ou Parar a sequência. Cada etapa aparece na linha do tempo do lead, por exemplo "Sequência Acompanhamento de novo lead · 2" para o segundo e-mail, e "Sequência ... parada: resposta recebida".

Na página Sequências, cada sequência mostra quantos leads estão inscritos, ativos, concluídos, quantos responderam, foram parados ou estão com falha, e cada etapa mostra quantas vezes foi enviada, ignorada ou falhou.

Como as respostas são detectadas

Uma resposta é qualquer mensagem do lead que chega depois que ele foi adicionado:

• e-mails sincronizados de uma caixa de e-mail conectada do Google ou do Microsoft 365 (Conectar o Google Workspace),
• respostas por SMS para o seu número do Twilio,
• mensagens de WhatsApp e de redes sociais de uma conversa vinculada ao lead (no WhatsApp, também pelo número de telefone correspondente).

Dica: Conecte sua caixa de e-mail - sem ela, o NextCRM não vê as respostas por e-mail e a sequência continua até a última etapa.

Limites do WhatsApp e do SMS

• WhatsApp: a Meta só permite mensagens de texto livre até 24 horas após a última mensagem de WhatsApp do lead para o seu número. O NextCRM ainda não envia mensagens de modelo aprovadas, por isso, fora dessa janela, a etapa de WhatsApp é ignorada (e registrada na linha do tempo). Use etapas de WhatsApp logo depois que o lead escreveu para você, ou prefira e-mail ou SMS.
• SMS: "Responda STOP para cancelar o recebimento." é adicionado a cada mensagem. Respostas STOP descadastram o lead do SMS e param a sequência.
• O SMS exige o recurso de SMS do seu plano; o WhatsApp exige o recurso Caixa de Entrada Social.

Pausar, arquivar e manutenção

• Pausar uma sequência mantém todos os leads onde estão; Retomar continua.
• Arquivar para todos os leads da sequência; o histórico permanece na linha do tempo deles.
• Durante a manutenção da plataforma nada é enviado. Depois, as sequências continuam automaticamente (as mensagens ainda aguardam a janela de envio de cada lead). Cada etapa é executada no máximo uma vez - um lead nunca recebe a mesma etapa duas vezes.