Follow-up-Sequenzen

Eine Sequenz ist eine Reihe von Schritten, die NextCRM für einen Lead abarbeitet: zum Beispiel eine erste E-Mail, zwei Werktage später eine Erinnerung und eine Anrufaufgabe für die zuständige Person, falls der Lead immer noch nicht geantwortet hat. Sobald der Lead antwortet, stoppt die Sequenz von selbst.

Öffnen Sie Kampagnen in der Seitenleiste und wechseln Sie zum Tab Sequenzen (Sequenzen öffnen). Workspace-Administratoren, Vertriebsleiter und Marketing erstellen Sequenzen; jedes Teammitglied, das mit Leads arbeitet, kann Leads hinzufügen.

Eine Sequenz erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Sequenz (oder auf Mit einer Vorlage starten für ein fertiges Follow-up mit 3 Schritten).
2. Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel "Follow-up für neue Leads".
3. Bauen Sie die Schritte im Ablauf auf. Er beginnt mit Start · Lead aufgenommen und endet mit Ende · Sequenz endet, das die aktiven Stoppregeln als Chips zeigt (zum Beispiel Stoppen, wenn der Lead antwortet). Klicken Sie am Ende des Ablaufs auf Schritt hinzufügen oder auf das + zwischen zwei Schritten, um dort einen Schritt einzufügen, und wählen Sie den Schritttyp:
   • E-Mail - Betreff und Nachricht, gesendet über das verbundene E-Mail-Konto des Absenders, sonst über den Mailer des Workspaces.
   • SMS - Textnachricht über Ihre Twilio-Einstellungen.
   • WhatsApp - Freitextnachricht über Ihre WhatsApp-Verbindung (siehe die Einschränkungen unten).
   • Aufgabe - eine Aufgabe für den Absender, zum Beispiel "Lead anrufen".
   • Warten - Stunden, Tage oder Werktage (Montag bis Freitag).
   • Bedingung - "falls der Lead geantwortet hat" oder "falls der Lead die Phase gewechselt hat": fortfahren, die Sequenz beenden oder zu einem späteren Schritt springen.
4. Fügen Sie mit den Variablen-Schaltflächen {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{company}}, {{booking_link}} oder {{sales_rep}} ein. Unbekannte Variablen werden beim Speichern abgelehnt.
5. Ändern Sie die Reihenfolge mit den Pfeil-Schaltflächen und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Es gibt keine Bedingung "falls geöffnet": E-Mails von NextCRM enthalten kein Tracking-Pixel, daher lassen sich Öffnungen nicht ehrlich messen.

Versandregeln

Rechts unter Versandregeln legen Sie fest, wann und wie Nachrichten verschickt werden:

• Senden ab / Senden bis / Senden am - das Sendefenster. Nachrichten werden nur innerhalb dieses Fensters gesendet, in der Zeitzone des Leads; außerhalb warten sie auf das nächste Fenster (Ruhezeiten). Aufgaben sind nicht betroffen.
• Zeitzone, falls die des Leads unbekannt ist - die Zeitzone des Leads stammt aus einem benutzerdefinierten Feld namens "timezone" oder aus dem Land der Adresse.
• Nachrichten pro Tag - ein Tageslimit für diese Sequenz. Jedes Postfach (200 E-Mails pro Tag) und der gesamte Workspace (1.000 Nachrichten pro Tag) haben zusätzlich eigene Limits. Nachrichten über einem Limit warten auf den nächsten Tag.
• Gesendet von - die zuständige Person des Leads (oder, falls der Lead keine hat, die Person, die den Lead hinzugefügt hat) oder immer die Person, die den Lead hinzugefügt hat.
• Stoppen, wenn der Lead antwortet und Stoppen, wenn der Deal gewonnen oder verloren ist - standardmäßig aktiv.

Eine Sequenz stoppt immer, wenn sich der Lead abmeldet (Abmeldelink, STOP-Antwort oder manuelle Abmeldung) oder in den Papierkorb verschoben wird. Leads erhalten nie eine Nachricht auf einem Kanal, von dem sie sich abgemeldet haben - solche Schritte werden übersprungen und in der Timeline vermerkt.

Vorschau und Test

• Wählen Sie im Bereich Vorschau einen echten Lead oder verwenden Sie den Beispiel-Lead und klicken Sie auf Vorschau anzeigen. Sie zeigt jeden Schritt mit ausgefüllten Texten und dem geplanten Zeitpunkt in der Zeitzone des Leads.
• Test an mich senden schickt den ersten E-Mail-Schritt an Ihre eigene Adresse (der Betreff beginnt mit "[Test]"). Der Lead erhält ihn nie.

Leads zu einer Sequenz hinzufügen

• Ein Lead: Öffnen Sie den Lead, scrollen Sie zu Follow-up-Sequenzen und klicken Sie auf Zur Sequenz hinzufügen.
• Mehrere Leads: Wählen Sie sie auf dem Board oder in der Liste aus und klicken Sie in der Auswahlleiste auf Zur Sequenz hinzufügen (bis zu 200 Leads auf einmal). Das kann jede Rolle, die Leads bearbeiten darf (nicht Finanzen).
• Automatisch: Eine Automation kann eine Sequenz starten (Automationen).
• Mit Lora: zum Beispiel "Füge Acme zur Sequenz Follow-up für neue Leads hinzu". Lora bereitet die Änderung als Karte vor und führt sie erst aus, wenn Sie auf Freigeben klicken.

Leads im Papierkorb, gewonnene oder verlorene Leads und Leads, die bereits in der Sequenz sind, werden übersprungen; die Meldung zeigt Ihnen, wie viele.

Sehen, wo jeder Lead steht

Der Bereich Follow-up-Sequenzen des Leads zeigt jede Sequenz mit ihrem Status, dem aktuellen Schritt und wann der nächste Schritt fällig ist. Dort können Sie sie Pausieren, Fortsetzen oder Stoppen. Jeder Schritt erscheint in der Timeline des Leads, zum Beispiel "Sequenz Follow-up für neue Leads · 2" für die zweite E-Mail und "Sequenz ... gestoppt: Antwort erhalten".

Auf der Seite Sequenzen zeigt jede Sequenz, wie viele Leads aufgenommen, aktiv, abgeschlossen, geantwortet, gestoppt und fehlgeschlagen sind, und jeder Schritt zeigt, wie oft er gesendet, übersprungen wurde oder fehlgeschlagen ist.

Wie Antworten erkannt werden

Eine Antwort ist jede Nachricht des Leads, die eingeht, nachdem der Lead hinzugefügt wurde:

• E-Mails, die aus einem verbundenen Google- oder Microsoft-365-Postfach synchronisiert werden (Google Workspace verbinden),
• SMS-Antworten an Ihre Twilio-Nummer,
• WhatsApp- und Social-Media-Nachrichten einer mit dem Lead verknüpften Unterhaltung (WhatsApp auch über die passende Telefonnummer).

Tipp: Verbinden Sie Ihr Postfach - ohne es kann NextCRM keine E-Mail-Antworten sehen, und die Sequenz läuft bis zu ihrem letzten Schritt weiter.

Einschränkungen bei WhatsApp und SMS

• WhatsApp: Meta erlaubt Freitextnachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten WhatsApp-Nachricht des Leads an Ihre Nummer. NextCRM versendet noch keine genehmigten Vorlagennachrichten, daher wird der WhatsApp-Schritt außerhalb dieses Fensters übersprungen (und in der Timeline vermerkt). Nutzen Sie WhatsApp-Schritte direkt, nachdem der Lead Ihnen geschrieben hat, oder bevorzugen Sie E-Mail oder SMS.
• SMS: "Antworten Sie STOP, um sich abzumelden." wird an jede Nachricht angefügt. STOP-Antworten melden den Lead von SMS ab und stoppen die Sequenz.
• SMS erfordert die SMS-Funktion Ihres Plans; WhatsApp erfordert die Social-Inbox-Funktion.

Pausieren, archivieren und Wartung

• Pausieren einer Sequenz hält alle ihre Leads an ihrer Position an; Fortsetzen macht weiter.
• Archivieren stoppt alle Leads in der Sequenz; der Verlauf bleibt in ihren Timelines erhalten.
• Während einer Plattformwartung wird nichts gesendet. Danach laufen die Sequenzen automatisch weiter (Nachrichten warten weiterhin auf das Sendefenster jedes Leads). Jeder Schritt läuft höchstens einmal - ein Lead erhält nie denselben Schritt zweimal.