Automationen

Eine Automation besteht aus drei Teilen: einem Auslöser (was sie startet), Bedingungen (für welche Leads sie gilt) und Aktionen (was NextCRM tut). Zum Beispiel: Wenn ein Lead über ein Webformular erstellt wird und das Land Deutschland ist, weist NextCRM ihn per Round Robin dem DACH-Team zu und erstellt eine Anrufaufgabe.

Öffnen Sie Automationen in der Seitenleiste (Bereich Wachstum & Team, Automationen öffnen). Workspace-Administratoren und Vertriebsleiter können Automationen erstellen, ändern, testen und einschalten.

Mit einer Vorlage oder einem Lora-Vorschlag starten

Unter Vorlagen finden Sie fertige Automationen:

• Neue Formular-Leads per Round Robin - jeder neue Formular-Lead erhält eine zuständige Person, Ihr Team wechselt sich ab.
• Willkommens-E-Mail + Aufgabe - neue Formular- und Buchungs-Leads erhalten eine Willkommens-E-Mail; die zuständige Person erhält eine Anrufaufgabe.
• Reaktivieren nach 14 Tagen ohne Aktivität - eine Aufgabe und eine Benachrichtigung für die zuständige Person.
• Verlängerungserinnerung - eine Aufgabe 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum eines Kunden.

Lora-Vorschläge oben auf der Seite analysieren Ihren Workspace, zum Beispiel "62% Ihrer Formular-Leads wurden nicht innerhalb von 24 Stunden kontaktiert", und bieten die passende Vorlage an. Jede Vorlage und jeder Vorschlag wird als ausgeschalteter Entwurf erstellt - prüfen Sie ihn, testen Sie ihn und schalten Sie ihn selbst ein.

Eine Automation erstellen

Der Editor zeigt die Automation als Ablauf von oben nach unten: Wenn · Auslöser, dann Nur falls · Bedingungen, dann die Aktionen Dann (1), Dann (2) und so weiter. Klicken Sie am Ende des Ablaufs auf Aktion hinzufügen, um eine Aktion anzuhängen, oder auf das + zwischen zwei Aktionen, um dort eine einzufügen.

1. Klicken Sie auf Neue Automation und geben Sie einen Namen ein.
2. Auslöser - wählen Sie unter Was soll sie starten?, was sie startet:
   • ein Lead wird erstellt (Filter nach Quelle: manuell, Webformular, Buchungsseite, Außendienst-App, API, Lora, Datei-Import (CSV/Excel) - importierte Leads starten sie nur, wenn Datei-Import (CSV/Excel) ausgewählt ist; ist keine Quelle ausgewählt, starten alle Quellen außer Datei-Importen sie),
   • ein Lead wechselt die Phase (optional ein bestimmter Funnel und eine bestimmte Phase), ein Lead wird zugewiesen, ein Formular wird abgeschickt,
   • der Lead sendet eine Nachricht (E-Mail, SMS, WhatsApp, Social Media), ein Anruf wird protokolliert, eine Aufgabe wird erledigt oder überfällig, ein Meeting wird gebucht,
   • ein Angebot wird angenommen oder abgelehnt, ein Kunde vergibt eine niedrige NPS-Bewertung (0-6),
   • Termine: eine Verlängerung steht in N Tagen an, ein Lead hatte N Tage lang keine Aktivität.
3. Bedingungen (optional) - vergleichen Sie Lead-Felder: Funnel, Phase, Quelle, Tags, Deal-Wert, Land, zuständige Person, Ergebnis, E-Mail, Telefon, Name, Unternehmen oder ein benutzerdefiniertes Feld. Bedingungen in einer Gruppe werden mit UND oder ODER verknüpft; mehrere Gruppen ebenfalls mit UND oder ODER.
4. Aktionen - bis zu 10, von oben nach unten ausgeführt (die Reihenfolge ändern Sie mit den Pfeiltasten):
   • Zuständige Person zuweisen - ein bestimmtes Mitglied, Round Robin (Mitglieder wechseln sich ab; ausgeschiedene Mitglieder werden übersprungen) oder Wenigste offene Leads,
   • In Phase verschieben, Tag hinzufügen, Tag entfernen, Aufgabe erstellen, Eine Notiz hinzufügen,
   • E-Mail / SMS / WhatsApp senden - über das Postfach bzw. die Nummerneinrichtung der zuständigen Person; abgemeldete Leads werden nie kontaktiert,
   • Eine Sequenz starten (Follow-up-Sequenzen),
   • Ein Teammitglied benachrichtigen - eine Benachrichtigung in der App,
   • Einen Webhook senden - das Ereignis "automation.webhook" an Ihre Endpunkte (API & Webhooks),
   • Lora fragen - den Lead zusammenfassen oder qualifizieren; verbraucht KI-Credits und fügt nur einen Vorschlag zur Timeline hinzu.
5. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.

Testen, bevor Sie sie einschalten

Wählen Sie unter Testlauf einen Lead und klicken Sie auf Test ausführen. NextCRM prüft die Bedingungen und zeigt, was jede Aktion tun würde - wen Round Robin wählen würde, welche Phase, an welche Adresse eine Nachricht ginge und ob sich der Lead abgemeldet hat. Nichts wird geändert und nichts wird gesendet.

Schalten Sie die Automation danach auf An. Sie läuft innerhalb von etwa einer Minute nach jedem passenden Ereignis.

Ausführungsprotokoll

Das Ausführungsprotokoll listet jede Ausführung mit dem Lead, dem Ergebnis (Erfolgreich, Teilweise fehlgeschlagen, Fehlgeschlagen, Übersprungen, Test) und einer Zeile pro Aktion, einschließlich Fehlermeldungen. Ausführungen werden 90 Tage lang aufbewahrt. Bei "Übersprungen" steht der Grund dabei - zum Beispiel, dass die Bedingungen nicht zutrafen oder der Schleifenschutz eingegriffen hat.

Sicherheitsregeln

• Schleifenschutz: Eine Automation startet sich nie selbst erneut durch ihre eigenen Aktionen, Ketten von Automationen stoppen nach drei Ebenen, und jede Automation läuft höchstens eine festgelegte Anzahl von Malen pro Lead und Stunde (Standard 3, unter Sicherheit).
• Wer handelt: Eine Automation handelt im Namen des Workspaces mit der Rolle der Person, die sie eingeschaltet hat. Verlässt diese Person den Workspace oder verliert sie die Rolle, schaltet sich die Automation selbst aus und die Workspace-Administratoren werden benachrichtigt. In der Timeline des Leads erscheinen ihre Änderungen als "Automation <Name>".
• Gleiche Regeln wie in der App: Aktionen durchlaufen dieselben Prüfungen wie ein Klick in NextCRM - Plan-Limits, der Papierkorb (Leads im Papierkorb lösen nie Aktionen aus), Abmeldungen und Rollenregeln.
• Versionen: Jedes Speichern erzeugt eine neue Version; die Liste zeigt, wer sie wann geändert hat. Das Ein- und Ausschalten von Automationen wird im Audit-Log festgehalten.
• Plan: Automationen erfordern ein aktives Abonnement; SMS- und WhatsApp-Aktionen erfordern diese Funktionen in Ihrem Plan.
• Tageslimit für SMS und WhatsApp: Alle Automationen eines Workspace zusammen senden höchstens 200 SMS und 200 WhatsApp-Nachrichten pro Tag. Weitere Sendeaktionen an diesem Tag werden übersprungen; das Ausführungsprotokoll zeigt „Der Workspace hat das heutige Limit für diesen Kanal erreicht“. Follow-up-Sequenzen haben eigene Limits (Follow-up-Sequenzen).
• Wartung: Während einer Plattformwartung warten Automationen. Ereignisse bleiben erhalten und werden danach verarbeitet.

Tipp: Auch Lora kann helfen: "Welche Automationen haben wir?", "Erstelle die Round-Robin-Vorlage als Entwurf", "Schalte die Verlängerungserinnerung aus" oder "Warum ist die Willkommens-Automation für Acme fehlgeschlagen?". Für Änderungen bereitet Lora eine Karte vor und führt sie erst aus, wenn Sie auf Freigeben klicken.