Automatizaciones

Una automatización tiene tres partes: un disparador (lo que la inicia), condiciones (a qué leads se aplica) y acciones (lo que hace NextCRM). Por ejemplo: cuando se crea un lead desde un formulario web y el país es Alemania, asígnalo por round robin al equipo DACH y crea una tarea de llamada.

Abre Automatizaciones en la barra lateral (sección Crecimiento y equipo, abrir Automatizaciones). Los Administradores del espacio de trabajo y los Gerentes de ventas pueden crear, cambiar, probar y activar automatizaciones.

Empezar con una plantilla o una sugerencia de Lora

En Plantillas encontrarás automatizaciones listas para usar:

• Round robin de nuevos leads de formulario - cada nuevo lead de formulario recibe un responsable; tu equipo se turna.
• Correo de bienvenida + tarea - los nuevos leads de formularios y reservas reciben un correo de bienvenida; el responsable recibe una tarea de llamada.
• Reactivar tras 14 días sin actividad - una tarea y una notificación para el responsable.
• Recordatorio de renovación - una tarea 30 días antes de la fecha de renovación de un cliente.

Las Sugerencias de Lora, en la parte superior de la página, analizan tu espacio de trabajo, por ejemplo "El 62% de tus leads de formulario no fueron contactados en 24 horas", y ofrecen la plantilla adecuada. Cada plantilla y sugerencia se crea como borrador desactivado: revísalo, pruébalo y actívalo tú mismo.

Crear una automatización

El editor muestra la automatización como un Flujo de arriba abajo: Cuando · Disparador, después Solo si · Condiciones y luego las acciones Luego (1), Luego (2), etc. Haz clic en Añadir acción al final del flujo para añadir una acción, o en el + entre dos acciones para insertar una en esa posición.

1. Haz clic en Nueva automatización e introduce un nombre.
2. Disparador - en ¿Qué debe iniciarla?, elige qué la inicia:
   • se crea un lead (filtra por fuente: creado manualmente, formulario web, página de reserva, app de campo, API, Lora, Importación de archivo (CSV/Excel) - los leads importados solo la inician cuando Importación de archivo (CSV/Excel) está seleccionada; si no hay ninguna fuente seleccionada, la inician todas las fuentes excepto las importaciones de archivo),
   • un lead cambia de etapa (opcionalmente un embudo y una etapa concretos), se asigna un lead, se envía un formulario,
   • el lead envía un mensaje (correo, SMS, WhatsApp, redes sociales), se registra una llamada, se completa una tarea o vence sin completarse, se reserva una reunión,
   • se acepta o se rechaza un presupuesto, un cliente da una puntuación NPS baja (0-6),
   • fechas: se acerca una renovación en N días, un lead no tuvo actividad durante N días.
3. Condiciones (opcional) - compara campos del lead: embudo, etapa, fuente, etiquetas, valor del negocio, país, responsable, resultado, correo, teléfono, nombre, empresa o un campo personalizado. Las condiciones de un grupo se combinan con Y u O; varios grupos también se combinan con Y u O.
4. Acciones - hasta 10, ejecutadas en orden de arriba abajo (cambia el orden con los botones de flecha):
   • Asignar responsable - un miembro concreto, round robin (los miembros se turnan; los que se fueron se omiten) o menos leads abiertos,
   • Mover a etapa, Añadir etiqueta, Quitar etiqueta, Crear tarea, Añadir una nota,
   • Enviar correo / SMS / WhatsApp - desde el buzón o la configuración de número del responsable del lead; nunca se contacta a los leads dados de baja,
   • Iniciar una secuencia (Secuencias de seguimiento),
   • Avisar a un miembro del equipo - una notificación dentro de la app,
   • Enviar un webhook - el evento "automation.webhook" a tus endpoints (API y webhooks),
   • Preguntar a Lora - resumir o calificar el lead; consume créditos de IA y solo añade una sugerencia a la cronología.
5. Haz clic en Guardar como borrador.

Probar antes de activar

En Ejecución de prueba, elige un lead y haz clic en Ejecutar prueba. NextCRM comprueba las condiciones y muestra lo que haría cada acción: a quién elegiría el round robin, qué etapa, a qué dirección iría un mensaje y si el lead se dio de baja. No se cambia ni se envía nada.

Después, pon la automatización en Activada. Se ejecuta aproximadamente un minuto después de cada evento que coincida.

Registro de ejecuciones

El Registro de ejecuciones lista cada ejecución con el lead, el resultado (Correcta, Fallo parcial, Fallida, Omitida, Prueba) y una línea por acción, incluidos los mensajes de error. Las ejecuciones se conservan 90 días. Las ejecuciones "Omitida" explican el motivo, por ejemplo que no se cumplieron las condiciones o que intervino la protección contra bucles.

Reglas de seguridad

• Protección contra bucles: una automatización nunca se vuelve a iniciar a sí misma con sus propias acciones, las cadenas de automatizaciones se detienen tras tres niveles y cada automatización se ejecuta como máximo un número fijo de veces por lead y hora (3 por defecto, en Seguridad).
• Quién actúa: una automatización actúa en nombre del espacio de trabajo con el rol de la persona que la activó. Si esa persona deja el espacio de trabajo o pierde el rol, la automatización se desactiva sola y se avisa a los Administradores del espacio de trabajo. En la cronología del lead, sus cambios aparecen como "Automatización <nombre>".
• Las mismas reglas que la app: las acciones pasan los mismos controles que un clic en NextCRM: límites del plan, la Papelera (los leads de la Papelera nunca disparan acciones), bajas y reglas de rol.
• Versiones: cada guardado crea una nueva versión; la lista muestra quién la cambió y cuándo. La activación y desactivación de automatizaciones queda registrada en el registro de auditoría.
• Plan: las automatizaciones requieren una suscripción activa; las acciones de SMS y WhatsApp requieren esas funciones en tu plan.
• Límite diario de SMS y WhatsApp: todas las automatizaciones de un espacio de trabajo juntas envían como máximo 200 SMS y 200 mensajes de WhatsApp al día. Las demás acciones de envío de ese día se omiten y el registro de ejecución muestra «el espacio de trabajo alcanzó el límite de hoy para este canal». Las secuencias de seguimiento tienen sus propios límites (Secuencias de seguimiento).
• Mantenimiento: durante el mantenimiento de la plataforma, las automatizaciones esperan. Los eventos se conservan y se procesan después.

Consejo: Lora también puede ayudarte: "¿Qué automatizaciones tenemos?", "Crea la plantilla de round robin como borrador", "Desactiva el recordatorio de renovación" o "¿Por qué falló la automatización de bienvenida para Acme?". Para los cambios, Lora prepara una tarjeta y solo la ejecuta después de que hagas clic en Aprobar.