Automazioni

Un'automazione ha tre parti: un trigger (cosa la avvia), condizioni (a quali lead si applica) e azioni (cosa fa NextCRM). Ad esempio: quando viene creato un lead da un modulo web e il paese è la Germania, assegnalo in round robin al team DACH e crea un'attività di chiamata.

Apri Automazioni nella barra laterale (sezione Crescita e team, apri Automazioni). Gli Amministratori Workspace e i Responsabili Vendite possono creare, modificare, testare e attivare le automazioni.

Partire da un modello o da un suggerimento di Lora

In Modelli trovi automazioni pronte all'uso:

• Round robin dei nuovi lead da modulo - ogni nuovo lead da modulo riceve un assegnatario, il tuo team si alterna.
• Email di benvenuto + attività - i nuovi lead da moduli e prenotazioni ricevono un'email di benvenuto; l'assegnatario riceve un'attività di chiamata.
• Riattiva dopo 14 giorni senza attività - un'attività e una notifica per l'assegnatario.
• Promemoria di rinnovo - un'attività 30 giorni prima della data di rinnovo di un cliente.

I Suggerimenti di Lora in cima alla pagina analizzano il tuo workspace, ad esempio "Il 62% dei tuoi lead da modulo non è stato contattato entro 24 ore", e propongono il modello adatto. Ogni modello e suggerimento viene creato come bozza disattivata: controllala, testala e attivala tu.

Creare un'automazione

L'editor mostra l'automazione come un flusso dall'alto verso il basso: Quando · Trigger, poi Solo se · Condizioni, poi le azioni Poi (1), Poi (2) e così via. Fai clic su Aggiungi azione alla fine del flusso per aggiungere un'azione, oppure sul + tra due azioni per inserirne una in quella posizione.

1. Fai clic su Nuova automazione e inserisci un nome.
2. Trigger - in Cosa deve avviarla? scegli cosa la avvia:
   • viene creato un lead (filtro per fonte: creato manualmente, modulo web, pagina di prenotazione, app sul campo, API, Lora, Importazione file (CSV/Excel) - i lead importati la avviano solo se è selezionato Importazione file (CSV/Excel); se non è selezionata alcuna fonte, la avviano tutte le fonti tranne le importazioni di file),
   • un lead cambia fase (facoltativamente un funnel e una fase specifici), un lead viene assegnato, viene inviato un modulo,
   • il lead invia un messaggio (email, SMS, WhatsApp, social), viene registrata una chiamata, un'attività viene completata o diventa scaduta, viene prenotata una riunione,
   • un preventivo viene accettato o rifiutato, un cliente dà un punteggio NPS basso (0-6),
   • date: si avvicina un rinnovo tra N giorni, un lead non ha avuto attività per N giorni.
3. Condizioni (facoltative) - confronta i campi del lead: funnel, fase, fonte, tag, valore della trattativa, paese, assegnatario, esito, email, telefono, nome, azienda o un campo personalizzato. Le condizioni di un gruppo si combinano con E oppure O; anche più gruppi si combinano con E oppure O.
4. Azioni - fino a 10, eseguite in ordine dall'alto verso il basso (cambia l'ordine con i pulsanti freccia):
   • Imposta assegnatario - un membro specifico, round robin (i membri si alternano; chi ha lasciato il workspace viene saltato) o meno lead aperti,
   • Sposta nella fase, Aggiungi tag, Rimuovi tag, Crea attività, Aggiungi una nota,
   • Invia email / SMS / WhatsApp - dalla casella di posta o dalla configurazione del numero dell'assegnatario del lead; i lead disiscritti non vengono mai contattati,
   • Avvia una sequenza (Sequenze di follow-up),
   • Avvisa un membro del team - una notifica nell'app,
   • Invia un webhook - l'evento "automation.webhook" ai tuoi endpoint (API e webhook),
   • Chiedi a Lora - riassumere o qualificare il lead; consuma crediti AI e aggiunge solo un suggerimento alla cronologia.
5. Fai clic su Salva come bozza.

Testare prima di attivare

In Esecuzione di prova scegli un lead e fai clic su Esegui test. NextCRM verifica le condizioni e mostra cosa farebbe ogni azione: chi sceglierebbe il round robin, quale fase, a quale indirizzo andrebbe un messaggio e se il lead si è disiscritto. Non viene modificato né inviato nulla.

Poi imposta l'automazione su Attiva. Viene eseguita circa un minuto dopo ogni evento corrispondente.

Registro esecuzioni

Il Registro esecuzioni elenca ogni esecuzione con il lead, il risultato (Riuscita, Parzialmente non riuscita, Non riuscita, Saltata, Prova) e una riga per azione, inclusi i messaggi di errore. Le esecuzioni vengono conservate per 90 giorni. Le esecuzioni "Saltata" spiegano il motivo, ad esempio che le condizioni non corrispondevano o che è intervenuta la protezione dai cicli.

Regole di sicurezza

• Protezione dai cicli: un'automazione non si riavvia mai da sola tramite le proprie azioni, le catene di automazioni si fermano dopo tre livelli e ogni automazione viene eseguita al massimo un numero stabilito di volte per lead e ora (3 per impostazione predefinita, in Sicurezza).
• Chi agisce: un'automazione agisce per conto del workspace con il ruolo della persona che l'ha attivata. Se quella persona lascia il workspace o perde il ruolo, l'automazione si disattiva da sola e gli Amministratori Workspace vengono avvisati. Nella cronologia del lead le sue modifiche compaiono come "Automazione <nome>".
• Stesse regole dell'app: le azioni passano gli stessi controlli di un clic in NextCRM: limiti del piano, il Cestino (i lead nel Cestino non attivano mai azioni), disiscrizioni e regole dei ruoli.
• Versioni: ogni salvataggio crea una nuova versione; l'elenco mostra chi l'ha modificata e quando. L'attivazione e la disattivazione delle automazioni vengono registrate nel registro di audit.
• Piano: le automazioni richiedono un abbonamento attivo; le azioni SMS e WhatsApp richiedono queste funzioni nel tuo piano.
• Limite giornaliero per SMS e WhatsApp: tutte le automazioni di un workspace insieme inviano al massimo 200 SMS e 200 messaggi WhatsApp al giorno. Le altre azioni di invio di quel giorno vengono saltate e il registro delle esecuzioni mostra "il workspace ha raggiunto il limite di oggi per questo canale". Le sequenze di follow-up hanno limiti propri (Sequenze di follow-up).
• Manutenzione: durante la manutenzione della piattaforma le automazioni attendono. Gli eventi vengono conservati ed elaborati in seguito.

Suggerimento: Anche Lora può aiutarti: "Quali automazioni abbiamo?", "Crea il modello round robin come bozza", "Disattiva il promemoria di rinnovo" oppure "Perché l'automazione di benvenuto non è riuscita per Acme?". Per le modifiche, Lora prepara una scheda e la esegue solo dopo che hai fatto clic su Approva.