Automatisations

Une automatisation comporte trois parties : un déclencheur (ce qui la démarre), des conditions (les prospects concernés) et des actions (ce que fait NextCRM). Par exemple : quand un prospect est créé depuis un formulaire web et que le pays est l'Allemagne, l'attribuer en round robin à l'équipe DACH et créer une tâche d'appel.

Ouvrez Automatisations dans la barre latérale (section Croissance et équipe, ouvrir Automatisations). Les Administrateurs de l'espace de travail et les Directeurs des ventes peuvent créer, modifier, tester et activer des automatisations.

Partir d'un modèle ou d'une suggestion de Lora

Sous Modèles, vous trouvez des automatisations prêtes à l'emploi :

• Round robin des nouveaux prospects de formulaires - chaque nouveau prospect de formulaire reçoit un responsable, votre équipe se relaie.
• E-mail de bienvenue + tâche - les nouveaux prospects issus de formulaires et de réservations reçoivent un e-mail de bienvenue ; le responsable reçoit une tâche d'appel.
• Relancer après 14 jours sans activité - une tâche et une notification pour le responsable.
• Rappel de renouvellement - une tâche 30 jours avant la date de renouvellement d'un client.

Les Suggestions de Lora en haut de la page analysent votre espace de travail, par exemple "62 % de vos prospects issus de formulaires n'ont pas été contactés dans les 24 heures", et proposent le modèle adapté. Chaque modèle et chaque suggestion est créé comme brouillon désactivé - vérifiez-le, testez-le et activez-le vous-même.

Créer une automatisation

L'éditeur présente l'automatisation sous forme de Déroulé de haut en bas : Quand · Déclencheur, puis Seulement si · Conditions, puis les actions Ensuite (1), Ensuite (2) et ainsi de suite. Cliquez sur Ajouter une action à la fin du déroulé pour ajouter une action, ou sur le + entre deux actions pour en insérer une à cet endroit.

1. Cliquez sur Nouvelle automatisation et saisissez un nom.
2. Déclencheur - sous Qu'est-ce qui doit la démarrer ?, choisissez ce qui la démarre :
   • un prospect est créé (filtre par source : créé manuellement, formulaire web, page de réservation, app terrain, API, Lora, Import de fichier (CSV/Excel) - les prospects importés ne la lancent que si Import de fichier (CSV/Excel) est sélectionné ; si aucune source n'est sélectionnée, toutes les sources sauf les imports de fichier la lancent),
   • un prospect change d'étape (éventuellement un entonnoir et une étape précis), un prospect est attribué, un formulaire est envoyé,
   • le prospect envoie un message (e-mail, SMS, WhatsApp, réseaux sociaux), un appel est enregistré, une tâche est terminée ou passe en retard, un rendez-vous est réservé,
   • un devis est accepté ou refusé, un client donne une note NPS basse (0-6),
   • dates : un renouvellement approche dans N jours, un prospect n'a eu aucune activité depuis N jours.
3. Conditions (facultatives) - comparez des champs du prospect : entonnoir, étape, source, tags, valeur de l'affaire, pays, responsable, résultat, e-mail, téléphone, nom, entreprise ou un champ personnalisé. Les conditions d'un groupe se combinent avec ET ou OU ; plusieurs groupes se combinent aussi avec ET ou OU.
4. Actions - jusqu'à 10, exécutées dans l'ordre de haut en bas (modifiez l'ordre avec les boutons fléchés) :
   • Attribuer un responsable - un membre précis, round robin (les membres se relaient ; ceux qui sont partis sont ignorés) ou le moins de prospects ouverts,
   • Déplacer vers l'étape, Ajouter un tag, Retirer un tag, Créer une tâche, Ajouter une note,
   • Envoyer un e-mail / SMS / WhatsApp - depuis la boîte mail ou la configuration de numéro du responsable du prospect ; les prospects désabonnés ne sont jamais contactés,
   • Démarrer une séquence (Séquences de relance),
   • Prévenir un membre de l'équipe - une notification dans l'application,
   • Envoyer un webhook - l'événement "automation.webhook" vers vos endpoints (API et webhooks),
   • Demander à Lora - résumer ou qualifier le prospect ; consomme des crédits IA et ajoute seulement une suggestion à la chronologie.
5. Cliquez sur Enregistrer comme brouillon.

Tester avant d'activer

Sous Exécution de test, choisissez un prospect et cliquez sur Lancer le test. NextCRM vérifie les conditions et montre ce que ferait chaque action - qui le round robin choisirait, quelle étape, à quelle adresse partirait un message et si le prospect s'est désabonné. Rien n'est modifié et rien n'est envoyé.

Passez ensuite l'automatisation sur Activée. Elle s'exécute environ une minute après chaque événement correspondant.

Journal d'exécution

Le Journal d'exécution liste chaque exécution avec le prospect, le résultat (Réussie, Échec partiel, Échouée, Ignorée, Test) et une ligne par action, messages d'erreur compris. Les exécutions sont conservées 90 jours. Les exécutions "Ignorée" indiquent pourquoi - par exemple les conditions ne correspondaient pas ou la protection contre les boucles est intervenue.

Règles de sécurité

• Protection contre les boucles : une automatisation ne se redémarre jamais elle-même par ses propres actions, les chaînes d'automatisations s'arrêtent après trois niveaux, et chaque automatisation s'exécute au plus un nombre défini de fois par prospect et par heure (3 par défaut, sous Sécurité).
• Qui agit : une automatisation agit au nom de l'espace de travail avec le rôle de la personne qui l'a activée. Si cette personne quitte l'espace de travail ou perd ce rôle, l'automatisation se désactive d'elle-même et les Administrateurs de l'espace de travail sont prévenus. Dans la chronologie du prospect, ses modifications apparaissent sous "Automatisation <nom>".
• Mêmes règles que l'application : les actions passent les mêmes contrôles qu'un clic dans NextCRM - limites de l'offre, la corbeille (les prospects dans la corbeille ne déclenchent jamais d'actions), désabonnements et règles de rôle.
• Versions : chaque enregistrement crée une nouvelle version ; la liste indique qui l'a modifiée et quand. L'activation et la désactivation des automatisations sont consignées dans le journal d'audit.
• Offre : les automatisations nécessitent un abonnement actif ; les actions SMS et WhatsApp nécessitent ces fonctionnalités dans votre offre.
• Limite quotidienne SMS et WhatsApp : toutes les automatisations d'un espace de travail envoient ensemble au maximum 200 SMS et 200 messages WhatsApp par jour. Les autres actions d'envoi de la journée sont ignorées et le journal d'exécution indique « l'espace de travail a atteint la limite du jour pour ce canal ». Les séquences de relance ont leurs propres limites (Séquences de relance).
• Maintenance : pendant une maintenance de la plateforme, les automatisations attendent. Les événements sont conservés et traités ensuite.

Astuce : Lora peut aussi vous aider : "Quelles automatisations avons-nous ?", "Crée le modèle round robin comme brouillon", "Désactive le rappel de renouvellement" ou "Pourquoi l'automatisation de bienvenue a-t-elle échoué pour Acme ?". Pour les modifications, Lora prépare une carte et ne l'exécute qu'après que vous avez cliqué sur Approuver.