Automações

Uma automação tem três partes: um gatilho (o que a inicia), condições (a quais leads ela se aplica) e ações (o que o NextCRM faz). Por exemplo: quando um lead é criado a partir de um formulário web e o país é Alemanha, atribua-o em rodízio à equipe DACH e crie uma tarefa de ligação.

Abra Automações na barra lateral (seção Crescimento e equipe, abrir Automações). Administradores do Workspace e Gerentes de Vendas podem criar, alterar, testar e ativar automações.

Começar com um modelo ou uma sugestão da Lora

Em Modelos você encontra automações prontas:

• Rodízio de novos leads de formulário - todo lead novo de formulário recebe um responsável, sua equipe se reveza.
• E-mail de boas-vindas + tarefa - novos leads de formulário e de agendamento recebem um e-mail de boas-vindas; o responsável recebe uma tarefa de ligação.
• Reengajar após 14 dias sem atividade - uma tarefa e uma notificação para o responsável.
• Lembrete de renovação - uma tarefa 30 dias antes da data de renovação de um cliente.

As Sugestões da Lora no topo da página analisam seu workspace, por exemplo "62% dos seus leads de formulário não foram contatados em 24 horas", e oferecem o modelo correspondente. Cada modelo e sugestão é criado como um rascunho desativado - revise, teste e ative você mesmo.

Criar uma automação

O editor mostra a automação como um Fluxo de cima para baixo: Quando · Gatilho, depois Somente se · Condições, depois as ações Então (1), Então (2) e assim por diante. Clique em Adicionar ação no fim do fluxo para adicionar uma ação, ou no + entre duas ações para inserir uma nessa posição.

1. Clique em Nova automação e informe um nome.
2. Gatilho - em O que deve iniciá-la?, escolha o que a inicia:
   • um lead é criado (filtre pela origem: manualmente, formulário web, página de agendamento, app de campo, API, Lora, Importação de arquivo (CSV/Excel) - leads importados só a iniciam quando Importação de arquivo (CSV/Excel) está selecionada; sem nenhuma origem selecionada, todas as origens exceto importações de arquivo a iniciam),
   • um lead muda de etapa (opcionalmente um funil e uma etapa específicos), um lead é atribuído, um formulário é enviado,
   • o lead envia uma mensagem (e-mail, SMS, WhatsApp, redes sociais), uma ligação é registrada, uma tarefa é concluída ou fica atrasada, uma reunião é agendada,
   • um orçamento é aceito ou recusado, um cliente dá uma nota NPS baixa (0-6),
   • datas: uma renovação se aproxima em N dias, um lead ficou sem atividade por N dias.
3. Condições (opcional) - compare campos do lead: funil, etapa, origem, tags, valor do negócio, país, responsável, resultado, e-mail, telefone, nome, empresa ou um campo personalizado. As condições de um grupo se combinam com E ou OU; vários grupos também se combinam com E ou OU.
4. Ações - até 10, executadas em ordem de cima para baixo (altere a ordem com os botões de seta):
   • Atribuir responsável - um membro específico, rodízio (round robin) (os membros se revezam; quem saiu é ignorado) ou menos leads abertos,
   • Mover para a etapa, Adicionar tag, Remover tag, Criar tarefa, Adicionar uma nota,
   • Enviar e-mail / SMS / WhatsApp - pela caixa de e-mail ou configuração de número do responsável pelo lead; leads descadastrados nunca são contatados,
   • Iniciar uma sequência (Sequências de acompanhamento),
   • Notificar um membro da equipe - uma notificação no app,
   • Enviar um webhook - o evento "automation.webhook" para os seus endpoints (API e webhooks),
   • Perguntar à Lora - resumir ou qualificar o lead; usa créditos de IA e apenas adiciona uma sugestão à linha do tempo.
5. Clique em Salvar como rascunho.

Teste antes de ativar

Em Execução de teste, escolha um lead e clique em Executar teste. O NextCRM verifica as condições e mostra o que cada ação faria - quem o rodízio escolheria, qual etapa, para qual endereço uma mensagem iria e se o lead se descadastrou. Nada é alterado e nada é enviado.

Depois, coloque a automação em Ativada. Ela é executada em cerca de um minuto após cada evento correspondente.

Registro de execuções

O Registro de execuções lista cada execução com o lead, o resultado (Sucesso, Falha parcial, Com falha, Ignorada, Teste) e uma linha por ação, incluindo mensagens de erro. As execuções são mantidas por 90 dias. Execuções "Ignorada" explicam o motivo - por exemplo, as condições não foram atendidas ou a proteção contra loops interveio.

Regras de segurança

• Proteção contra loops: uma automação nunca se inicia novamente por meio das próprias ações, cadeias de automações param após três níveis, e cada automação é executada no máximo um número definido de vezes por lead e hora (padrão 3, em Segurança).
• Quem age: uma automação age em nome do workspace com a função da pessoa que a ativou. Se essa pessoa sair do workspace ou perder a função, a automação se desativa sozinha e os Administradores do Workspace são notificados. Na linha do tempo do lead, as alterações aparecem como "Automação <nome>".
• Mesmas regras do app: as ações usam as mesmas verificações de um clique no NextCRM - limites do plano, a Lixeira (leads na Lixeira nunca disparam ações), descadastros e regras de função.
• Versões: cada salvamento cria uma nova versão; a lista mostra quem a alterou e quando. Ativar e desativar automações fica registrado no registro de auditoria.
• Plano: as automações exigem uma assinatura ativa; as ações de SMS e WhatsApp exigem esses recursos no seu plano.
• Limite diário de SMS e WhatsApp: todas as automações de um workspace juntas enviam no máximo 200 SMS e 200 mensagens de WhatsApp por dia. As demais ações de envio desse dia são ignoradas e o log de execução mostra "o workspace atingiu o limite de hoje para este canal". As sequências de acompanhamento têm limites próprios (Sequências de acompanhamento).
• Manutenção: durante a manutenção da plataforma, as automações aguardam. Os eventos são guardados e processados depois.

Dica: A Lora também pode ajudar: "Quais automações nós temos?", "Crie o modelo de rodízio como rascunho", "Desative o lembrete de renovação" ou "Por que a automação de boas-vindas falhou para a Acme?". Para alterações, a Lora prepara um cartão e só o executa depois que você clica em Aprovar.