Automatiseringen

Een automatisering heeft drie delen: een trigger (wat deze start), voorwaarden (voor welke leads deze geldt) en acties (wat NextCRM doet). Bijvoorbeeld: wanneer een lead via een webformulier wordt aangemaakt en het land Duitsland is, wijs de lead via round robin toe aan het DACH-team en maak een beltaak aan.

Open Automatiseringen in de zijbalk (sectie Groei & team, Automatiseringen openen). Workspace Beheerders en Sales Managers kunnen automatiseringen aanmaken, wijzigen, testen en inschakelen.

Beginnen met een sjabloon of een suggestie van Lora

Onder Sjablonen vindt u kant-en-klare automatiseringen:

• Nieuwe formulierleads via round robin - elke nieuwe formulierlead krijgt een eigenaar, uw team wisselt elkaar af.
• Welkomstmail + taak - nieuwe formulier- en boekingsleads krijgen een welkomstmail; de eigenaar krijgt een beltaak.
• Heractiveren na 14 dagen zonder activiteit - een taak en een melding voor de eigenaar.
• Verlengingsherinnering - een taak 30 dagen vóór de verlengingsdatum van een klant.

Suggesties van Lora bovenaan de pagina bekijken uw workspace, bijvoorbeeld "62% van uw formulierleads is niet binnen 24 uur gecontacteerd", en bieden het passende sjabloon aan. Elk sjabloon en elke suggestie wordt aangemaakt als uitgeschakeld concept - controleer het, test het en schakel het zelf in.

Een automatisering bouwen

De editor toont de automatisering als een Verloop van boven naar beneden: Wanneer · Trigger, dan Alleen als · Voorwaarden, dan de acties Dan (1), Dan (2) enzovoort. Klik op Actie toevoegen aan het einde van het verloop om een actie toe te voegen, of op de + tussen twee acties om er op die plek een in te voegen.

1. Klik op Nieuwe automatisering en voer een naam in.
2. Trigger - kies onder Wat moet deze starten? wat de automatisering start:
   • er wordt een lead aangemaakt (filter op bron: handmatig, webformulier, boekingspagina, buitendienst-app, API, Lora, Bestandsimport (CSV/Excel) - geïmporteerde leads starten haar alleen als Bestandsimport (CSV/Excel) is geselecteerd; is er geen bron geselecteerd, dan starten alle bronnen behalve bestandsimports haar),
   • een lead wisselt van fase (optioneel een specifieke funnel en fase), een lead wordt toegewezen, er wordt een formulier ingediend,
   • de lead stuurt een bericht (e-mail, sms, WhatsApp, sociale media), er wordt een gesprek vastgelegd, een taak wordt afgerond of raakt achterstallig, er wordt een afspraak geboekt,
   • een offerte wordt geaccepteerd of afgewezen, een klant geeft een lage NPS-score (0-6),
   • datums: er komt over N dagen een verlenging aan, een lead had N dagen geen activiteit.
3. Voorwaarden (optioneel) - vergelijk leadvelden: funnel, fase, bron, tags, dealwaarde, land, eigenaar, uitkomst, e-mail, telefoon, naam, bedrijf of een aangepast veld. Voorwaarden in een groep worden gecombineerd met EN of OF; meerdere groepen ook met EN of OF.
4. Acties - maximaal 10, in volgorde van boven naar beneden uitgevoerd (wijzig de volgorde met de pijlknoppen):
   • Eigenaar toewijzen - een specifiek lid, round robin (leden wisselen elkaar af; vertrokken leden worden overgeslagen) of minste open leads,
   • Naar fase verplaatsen, Tag toevoegen, Tag verwijderen, Taak aanmaken, Een notitie toevoegen,
   • E-mail / Sms / WhatsApp verzenden - vanuit de mailbox of nummerinstelling van de eigenaar van de lead; afgemelde leads worden nooit benaderd,
   • Een sequentie starten (Opvolgsequenties),
   • Een teamlid informeren - een melding in de app,
   • Een webhook verzenden - de gebeurtenis "automation.webhook" naar uw endpoints (API en webhooks),
   • Lora vragen - de lead samenvatten of kwalificeren; gebruikt AI-credits en voegt alleen een suggestie aan de tijdlijn toe.
5. Klik op Opslaan als concept.

Testen voordat u inschakelt

Kies onder Testrun een lead en klik op Test uitvoeren. NextCRM controleert de voorwaarden en toont wat elke actie zou doen - wie round robin zou kiezen, welke fase, naar welk adres een bericht zou gaan en of de lead zich heeft afgemeld. Er wordt niets gewijzigd en niets verzonden.

Zet de automatisering daarna op Aan. Deze wordt binnen ongeveer een minuut na elke passende gebeurtenis uitgevoerd.

Uitvoeringslogboek

Het Uitvoeringslogboek toont elke uitvoering met de lead, het resultaat (Geslaagd, Gedeeltelijk mislukt, Mislukt, Overgeslagen, Test) en één regel per actie, inclusief foutmeldingen. Uitvoeringen worden 90 dagen bewaard. Bij "Overgeslagen" staat de reden - bijvoorbeeld dat de voorwaarden niet overeenkwamen of dat de lusbeveiliging ingreep.

Veiligheidsregels

• Lusbeveiliging: een automatisering start zichzelf nooit opnieuw via haar eigen acties, ketens van automatiseringen stoppen na drie niveaus, en elke automatisering wordt hoogstens een ingesteld aantal keren per lead en uur uitgevoerd (standaard 3, onder Veiligheid).
• Wie handelt: een automatisering handelt namens de workspace met de rol van de persoon die deze heeft ingeschakeld. Verlaat die persoon de workspace of verliest deze de rol, dan schakelt de automatisering zichzelf uit en worden de Workspace Beheerders geïnformeerd. Op de tijdlijn van de lead verschijnen haar wijzigingen als "Automatisering <naam>".
• Dezelfde regels als de app: acties doorlopen dezelfde controles als een klik in NextCRM - abonnementslimieten, de prullenbak (leads in de prullenbak activeren nooit acties), afmeldingen en rolregels.
• Versies: elke keer opslaan maakt een nieuwe versie; de lijst toont wie deze wanneer heeft gewijzigd. Het in- en uitschakelen van automatiseringen wordt vastgelegd in het auditlogboek.
• Abonnement: automatiseringen vereisen een actief abonnement; sms- en WhatsApp-acties vereisen die functies in uw abonnement.
• Daglimiet voor sms en WhatsApp: alle automatiseringen van een workspace samen versturen maximaal 200 sms'jes en 200 WhatsApp-berichten per dag. Verdere verzendacties op die dag worden overgeslagen en het uitvoeringslogboek toont "de workspace heeft de daglimiet voor dit kanaal bereikt". Opvolgsequenties hebben hun eigen limieten (Opvolgsequenties).
• Onderhoud: tijdens platformonderhoud wachten automatiseringen. Gebeurtenissen worden bewaard en daarna verwerkt.

Tip: Lora kan ook helpen: "Welke automatiseringen hebben we?", "Maak het round-robin-sjabloon aan als concept", "Schakel de verlengingsherinnering uit" of "Waarom is de welkomstautomatisering voor Acme mislukt?". Voor wijzigingen bereidt Lora een kaart voor en voert die pas uit nadat u op Goedkeuren klikt.