Automatiseringar

En automatisering har tre delar: en utlösare (vad som startar den), villkor (vilka leads den gäller) och åtgärder (vad NextCRM gör). Till exempel: när en lead skapas från ett webbformulär och landet är Tyskland, tilldela den med round robin till DACH-teamet och skapa en uppgift om att ringa.

Öppna Automatiseringar i sidofältet (avsnittet Tillväxt & team, öppna Automatiseringar). Arbetsyteadministratörer och försäljningschefer kan skapa, ändra, testa och slå på automatiseringar.

Utgå från en mall eller ett förslag från Lora

Under Mallar hittar du färdiga automatiseringar:

• Round robin för nya formulärleads - varje ny formulärlead får en ägare, ditt team turas om.
• Välkomstmejl + uppgift - nya leads från formulär och bokningar får ett välkomstmejl; ägaren får en uppgift om att ringa.
• Återaktivera efter 14 dagar utan aktivitet - en uppgift och en avisering för ägaren.
• Förnyelsepåminnelse - en uppgift 30 dagar före en kunds förnyelsedatum.

Loras förslag högst upp på sidan analyserar din arbetsyta, till exempel "62 % av dina formulärleads kontaktades inte inom 24 timmar", och erbjuder den matchande mallen. Varje mall och varje förslag skapas som ett utkast som är avstängt - granska det, testa det och slå på det själv.

Bygg en automatisering

Redigeraren visar automatiseringen som ett Flöde uppifrån och ned: När · Utlösare, sedan Endast om · Villkor, sedan åtgärderna Sedan (1), Sedan (2) och så vidare. Klicka på Lägg till åtgärd i slutet av flödet för att lägga till en åtgärd, eller på + mellan två åtgärder för att infoga en på den platsen.

1. Klicka på Ny automatisering och ange ett namn.
2. Utlösare - under Vad ska starta den? väljer du vad som startar den:
   • en lead skapas (filtrera efter källa: manuellt, webbformulär, bokningssida, fältapp, API, Lora, Filimport (CSV/Excel) - importerade leads startar den bara när Filimport (CSV/Excel) är valt; om ingen källa är vald startar alla källor utom filimporter den),
   • en lead byter steg (valfritt en specifik tratt och ett specifikt steg), en lead tilldelas, ett formulär skickas in,
   • leaden skickar ett meddelande (e-post, SMS, WhatsApp, sociala medier), ett samtal loggas, en uppgift slutförs eller blir försenad, ett möte bokas,
   • en offert godkänns eller avböjs, en kund ger ett lågt NPS-betyg (0-6),
   • datum: en förnyelse infaller om N dagar, en lead har inte haft någon aktivitet på N dagar.
3. Villkor (valfritt) - jämför leadfält: tratt, steg, källa, taggar, affärsvärde, land, ägare, utfall, e-post, telefon, namn, företag eller ett anpassat fält. Villkor i en grupp kombineras med OCH eller ELLER; flera grupper kombineras också med OCH eller ELLER.
4. Åtgärder - upp till 10, körs i tur och ordning uppifrån och ned (ändra ordningen med pilknapparna):
   • Tilldela ägare - en specifik medlem, round robin (medlemmarna turas om; medlemmar som har lämnat hoppas över) eller färst öppna leads,
   • Flytta till steg, Lägg till tagg, Ta bort tagg, Skapa uppgift, Lägg till en anteckning,
   • Skicka mejl / SMS / WhatsApp - från leadägarens brevlåda eller nummerinställning; avregistrerade leads kontaktas aldrig,
   • Starta en sekvens (Uppföljningssekvenser),
   • Meddela en teammedlem - en avisering i appen,
   • Skicka en webhook - händelsen "automation.webhook" till dina endpoints (API och webhooks),
   • Fråga Lora - sammanfatta eller kvalificera leaden; använder AI-krediter och lägger bara till ett förslag i tidslinjen.
5. Klicka på Spara som utkast.

Testa innan du slår på den

Under Testkörning väljer du en lead och klickar på Kör test. NextCRM kontrollerar villkoren och visar vad varje åtgärd skulle göra - vem round robin skulle välja, vilket steg, vilken adress ett meddelande skulle skickas till och om leaden har avregistrerat sig. Inget ändras och inget skickas.

Slå sedan på automatiseringen med reglaget På. Den körs inom ungefär en minut efter varje matchande händelse.

Körningslogg

Körningslogg listar varje körning med leaden, resultatet (Lyckad, Delvis misslyckad, Misslyckad, Överhoppad, Test) och en rad per åtgärd, inklusive felmeddelanden. Körningar sparas i 90 dagar. Körningar med statusen "Överhoppad" förklarar varför - till exempel att villkoren inte matchade eller att loopskyddet ingrep.

Säkerhetsregler

• Loopskydd: en automatisering startar aldrig sig själv igen genom sina egna åtgärder, kedjor av automatiseringar stoppas efter tre nivåer och varje automatisering körs högst ett visst antal gånger per lead och timme (standard 3, under Säkerhet).
• Vem som agerar: en automatisering agerar för arbetsytans räkning med rollen hos den person som slog på den. Om den personen lämnar arbetsytan eller förlorar rollen stänger automatiseringen av sig själv och arbetsyteadministratörerna meddelas. I leadens tidslinje visas dess ändringar som "Automatisering <namn>".
• Samma regler som i appen: åtgärderna använder samma kontroller som ett klick i NextCRM - plangränser, papperskorgen (leads i papperskorgen utlöser aldrig åtgärder), avregistreringar och rollregler.
• Versioner: varje sparning skapar en ny version; listan visar vem som ändrade den och när. När automatiseringar slås på och av registreras det i granskningsloggen.
• Plan: automatiseringar kräver en aktiv prenumeration; SMS- och WhatsApp-åtgärder kräver att de funktionerna ingår i din plan.
• Daglig gräns för sms och WhatsApp: alla automatiseringar i en arbetsyta skickar tillsammans högst 200 sms och 200 WhatsApp-meddelanden per dag. Fler sändningsåtgärder den dagen hoppas över och körningsloggen visar "arbetsytan har nått dagens gräns för den här kanalen". Uppföljningssekvenser har egna gränser (Uppföljningssekvenser).
• Underhåll: under plattformsunderhåll väntar automatiseringarna. Händelser sparas och behandlas efteråt.

Tips: Lora kan också hjälpa till: "Vilka automatiseringar har vi?", "Skapa round robin-mallen som utkast", "Stäng av förnyelsepåminnelsen" eller "Varför misslyckades välkomstautomatiseringen för Acme?". För ändringar förbereder Lora ett kort och utför det först när du klickar på Godkänn.