Séquences de relance

Une séquence est une suite d'étapes que NextCRM déroule pour un prospect : par exemple un premier e-mail, un rappel deux jours ouvrés plus tard et une tâche d'appel pour le responsable si le prospect n'a toujours pas répondu. Dès que le prospect répond, la séquence s'arrête d'elle-même.

Ouvrez Campagnes dans la barre latérale et passez à l'onglet Séquences (ouvrir Séquences). Les Administrateurs de l'espace de travail, les Directeurs des ventes et le Marketing créent les séquences ; chaque membre de l'équipe qui travaille avec des prospects peut y ajouter des prospects.

Créer une séquence

1. Cliquez sur Nouvelle séquence (ou sur Partir d'un modèle pour une relance prête à l'emploi en 3 étapes).
2. Saisissez un Nom, par exemple "Relance des nouveaux prospects".
3. Construisez les étapes dans le Déroulé. Il commence par Début · Lead inscrit et se termine par Fin · Fin de la séquence, qui affiche les règles d'arrêt actives sous forme de puces (par exemple Arrêter quand le prospect répond). Cliquez sur Ajouter une étape à la fin du déroulé, ou sur le + entre deux étapes pour insérer une étape à cet endroit, puis choisissez le type d'étape :
   • E-mail - objet et message, envoyé depuis le compte e-mail connecté de l'expéditeur, sinon depuis le service d'envoi de l'espace de travail.
   • SMS - message texte via vos paramètres Twilio.
   • WhatsApp - message en texte libre via votre connexion WhatsApp (voir les limites ci-dessous).
   • Tâche - une tâche pour l'expéditeur, par exemple "Appeler le prospect".
   • Attente - heures, jours ou jours ouvrés (du lundi au vendredi).
   • Condition - "si le prospect a répondu" ou "si le prospect a changé d'étape" : continuer, terminer la séquence ou aller à une étape ultérieure.
4. Utilisez les boutons de variables pour insérer {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{company}}, {{booking_link}} ou {{sales_rep}}. Les variables inconnues sont refusées à l'enregistrement.
5. Modifiez l'ordre avec les boutons fléchés et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Il n'existe pas de condition "si ouvert" : les e-mails de NextCRM ne contiennent aucun pixel de suivi, les ouvertures ne peuvent donc pas être mesurées de façon fiable.

Règles d'envoi

À droite, sous Règles d'envoi, vous décidez quand et comment les messages partent :

• Envoyer à partir de / Envoyer jusqu'à / Envoyer le - la plage d'envoi. Les messages ne sont envoyés qu'à l'intérieur de cette plage, dans le fuseau horaire du prospect ; en dehors, ils attendent la prochaine ouverture (heures calmes). Les tâches ne sont pas concernées.
• Fuseau horaire si celui du prospect est inconnu - le fuseau horaire du prospect provient d'un champ personnalisé nommé "timezone" ou du pays de l'adresse.
• Messages par jour - une limite quotidienne pour cette séquence. Chaque boîte mail (200 e-mails par jour) et l'ensemble de l'espace de travail (1 000 messages par jour) ont en plus leurs propres limites. Les messages au-delà d'une limite attendent le jour suivant.
• Envoyé par - le responsable du prospect (ou, si le prospect n'a pas de responsable, la personne qui l'a ajouté) ou toujours la personne qui a ajouté le prospect.
• Arrêter quand le prospect répond et Arrêter quand l'affaire est gagnée ou perdue - activés par défaut.

Une séquence s'arrête toujours lorsque le prospect se désabonne (lien de désabonnement, réponse STOP ou désabonnement manuel) ou est déplacé dans la corbeille. Les prospects ne reçoivent jamais de message sur un canal dont ils se sont désabonnés - ces étapes sont ignorées et notées dans la chronologie.

Aperçu et test

• Dans le panneau Aperçu, choisissez un vrai prospect ou utilisez le prospect d'exemple, puis cliquez sur Afficher l'aperçu. Il affiche chaque étape avec les textes remplis et l'heure prévue dans le fuseau horaire du prospect.
• M'envoyer un test envoie la première étape e-mail à votre propre adresse (l'objet commence par "[Test]"). Le prospect ne la reçoit jamais.

Ajouter des prospects à une séquence

• Un prospect : ouvrez le prospect, faites défiler jusqu'à Séquences de relance et cliquez sur Ajouter à une séquence.
• Plusieurs prospects : sélectionnez-les sur le tableau ou dans la liste et cliquez sur Ajouter à une séquence dans la barre de sélection (jusqu'à 200 prospects à la fois). Tous les rôles qui peuvent modifier les prospects peuvent le faire (sauf Finances).
• Automatiquement : une automatisation peut démarrer une séquence (Automatisations).
• Avec Lora : par exemple "Ajoute Acme à la séquence de relance des nouveaux prospects". Lora prépare la modification sous forme de carte et ne l'exécute qu'après que vous avez cliqué sur Approuver.

Les prospects dans la corbeille, les prospects gagnés ou perdus et ceux déjà dans la séquence sont ignorés ; le message vous indique combien.

Voir où en est chaque prospect

Le bloc Séquences de relance du prospect affiche chaque séquence avec son statut, l'étape en cours et l'échéance de la prochaine étape. Vous pouvez l'y Mettre en pause, la Reprendre ou l'Arrêter. Chaque étape apparaît dans la chronologie du prospect, par exemple "Séquence Relance des nouveaux prospects · 2" pour le deuxième e-mail, et "Séquence ... arrêtée : réponse reçue".

Sur la page Séquences, chaque séquence indique combien de prospects sont inscrits, actifs, terminés, combien ont répondu, sont arrêtés ou en échec, et chaque étape indique combien de fois elle a été envoyée, ignorée ou a échoué.

Comment les réponses sont détectées

Une réponse est tout message du prospect qui arrive après son ajout à la séquence :

• les e-mails synchronisés depuis une boîte Google ou Microsoft 365 connectée (Connecter Google Workspace),
• les réponses SMS à votre numéro Twilio,
• les messages WhatsApp et sociaux d'une conversation liée au prospect (WhatsApp aussi par correspondance du numéro de téléphone).

Astuce : Connectez votre boîte mail - sans elle, NextCRM ne voit pas les réponses par e-mail et la séquence continue jusqu'à sa dernière étape.

Limites de WhatsApp et des SMS

• WhatsApp : Meta n'autorise les messages en texte libre que dans les 24 heures suivant le dernier message WhatsApp du prospect à votre numéro. NextCRM n'envoie pas encore de modèles de messages approuvés, donc en dehors de cette fenêtre l'étape WhatsApp est ignorée (et notée dans la chronologie). Utilisez les étapes WhatsApp juste après que le prospect vous a écrit, ou privilégiez l'e-mail ou le SMS.
• SMS : "Répondez STOP pour vous désabonner." est ajouté à chaque message. Les réponses STOP désabonnent le prospect des SMS et arrêtent la séquence.
• Les SMS nécessitent la fonctionnalité SMS de votre offre ; WhatsApp nécessite la fonctionnalité Boîte de réception sociale.

Pause, archivage et maintenance

• Mettre en pause une séquence fige tous ses prospects là où ils en sont ; Reprendre la relance.
• Archiver arrête tous les prospects de la séquence ; l'historique reste dans leur chronologie.
• Pendant une maintenance de la plateforme, rien n'est envoyé. Ensuite, les séquences reprennent automatiquement (les messages attendent toujours la plage d'envoi de chaque prospect). Chaque étape s'exécute au plus une fois - un prospect ne reçoit jamais deux fois la même étape.