Secuencias de seguimiento

Una secuencia es una serie de pasos que NextCRM recorre para un lead: por ejemplo, un primer correo, un recordatorio dos días hábiles después y una tarea de llamada para el responsable si el lead sigue sin contestar. En cuanto el lead responde, la secuencia se detiene sola.

Abre Campañas en la barra lateral y cambia a la pestaña Secuencias (abrir Secuencias). Los Administradores del espacio de trabajo, los Gerentes de ventas y Marketing crean secuencias; cualquier miembro del equipo que trabaje con leads puede añadir leads a ellas.

Crear una secuencia

1. Haz clic en Nueva secuencia (o en Empezar con una plantilla para un seguimiento listo de 3 pasos).
2. Introduce un Nombre, por ejemplo "Seguimiento de nuevos leads".
3. Construye los pasos en el Flujo. Empieza con Inicio · Lead inscrito y termina con Fin · La secuencia termina, que muestra las reglas de parada activas como chips (por ejemplo Detener cuando el lead responda). Haz clic en Añadir paso al final del flujo, o en el + entre dos pasos para insertar un paso en esa posición, y elige el tipo de paso:
   • Correo electrónico - asunto y mensaje, enviado desde la cuenta de correo conectada del remitente o, si no, desde el servicio de correo del espacio de trabajo.
   • SMS - mensaje de texto a través de tu configuración de Twilio.
   • WhatsApp - mensaje de texto libre a través de tu conexión de WhatsApp (consulta los límites más abajo).
   • Tarea - una tarea para el remitente, por ejemplo "Llamar al lead".
   • Esperar - horas, días o días hábiles (de lunes a viernes).
   • Condición - "si el lead ha respondido" o "si el lead ha cambiado de etapa": continuar, finalizar la secuencia o saltar a un paso posterior.
4. Usa los botones de variables para insertar {{first_name}}, {{last_name}}, {{full_name}}, {{company}}, {{booking_link}} o {{sales_rep}}. Las variables desconocidas se rechazan al guardar.
5. Cambia el orden con los botones de flecha y haz clic en Guardar.

Nota: No existe la condición "si se abrió": los correos de NextCRM no contienen píxel de seguimiento, así que las aperturas no se pueden medir de forma honesta.

Reglas de envío

A la derecha, en Reglas de envío, decides cuándo y cómo salen los mensajes:

• Enviar desde / Enviar hasta / Enviar los días - la franja de envío. Los mensajes solo se envían dentro de ella, en la zona horaria del lead; fuera de ella esperan a la siguiente apertura (horas de silencio). Las tareas no se ven afectadas.
• Zona horaria si se desconoce la del lead - la zona horaria del lead se obtiene de un campo personalizado llamado "timezone" o del país de la dirección.
• Mensajes por día - un límite diario para esta secuencia. Cada buzón (200 correos al día) y todo el espacio de trabajo (1.000 mensajes al día) tienen además sus propios límites. Los mensajes que superan un límite esperan al día siguiente.
• Enviado por - el responsable del lead (o, si el lead no tiene responsable, la persona que añadió el lead) o siempre la persona que añadió el lead.
• Detener cuando el lead responda y Detener cuando el negocio se gane o se pierda - activados por defecto.

Una secuencia siempre se detiene cuando el lead se da de baja (enlace de baja, respuesta STOP o baja manual) o se mueve a la Papelera. Los leads nunca reciben un mensaje en un canal del que se dieron de baja: esos pasos se omiten y se anotan en la cronología.

Vista previa y prueba

• En el panel Vista previa, elige un lead real o usa el lead de ejemplo y haz clic en Mostrar vista previa. Muestra cada paso con los textos completados y la hora prevista en la zona horaria del lead.
• Enviarme una prueba envía el primer paso de correo a tu propia dirección (el asunto empieza por "[Test]"). El lead nunca lo recibe.

Añadir leads a una secuencia

• Un lead: abre el lead, desplázate hasta Secuencias de seguimiento y haz clic en Añadir a secuencia.
• Varios leads: selecciónalos en el tablero o en la lista y haz clic en Añadir a secuencia en la barra de selección (hasta 200 leads a la vez). Puede hacerlo cualquier rol que pueda editar leads (excepto Finanzas).
• Automáticamente: una automatización puede iniciar una secuencia (Automatizaciones).
• Con Lora: por ejemplo "Añade Acme a la secuencia de seguimiento de nuevos leads". Lora prepara el cambio como una tarjeta y solo lo ejecuta después de que hagas clic en Aprobar.

Se omiten los leads de la Papelera, los leads ganados o perdidos y los que ya están en la secuencia; el mensaje te indica cuántos.

Ver en qué punto está cada lead

El cuadro Secuencias de seguimiento del lead muestra cada secuencia con su estado, el paso actual y cuándo toca el siguiente. Desde ahí puedes Pausar, Reanudar o Detener. Cada paso aparece en la cronología del lead, por ejemplo "Secuencia Seguimiento de nuevos leads · 2" para el segundo correo y "Secuencia ... detenida: respuesta recibida".

En la página Secuencias, cada secuencia muestra cuántos leads están inscritos, activos, completados, cuántos respondieron, cuántos están detenidos y cuántos fallidos, y cada paso muestra cuántas veces se envió, se omitió o falló.

Cómo se detectan las respuestas

Una respuesta es cualquier mensaje del lead que llega después de que se añadiera el lead:

• correos sincronizados desde un buzón conectado de Google o Microsoft 365 (Conectar Google Workspace),
• respuestas por SMS a tu número de Twilio,
• mensajes de WhatsApp y de redes sociales de una conversación vinculada al lead (WhatsApp también por coincidencia del número de teléfono).

Consejo: Conecta tu buzón: sin él, NextCRM no puede ver las respuestas por correo y la secuencia continúa hasta su último paso.

Límites de WhatsApp y SMS

• WhatsApp: Meta solo permite mensajes de texto libre dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje de WhatsApp del lead a tu número. NextCRM todavía no envía mensajes de plantilla aprobados, así que fuera de ese plazo el paso de WhatsApp se omite (y se anota en la cronología). Usa pasos de WhatsApp justo después de que el lead te haya escrito, o prefiere el correo o el SMS.
• SMS: "Responde STOP para darte de baja." se añade a cada mensaje. Las respuestas STOP dan de baja al lead de los SMS y detienen la secuencia.
• Los SMS requieren la función SMS de tu plan; WhatsApp requiere la función Bandeja de entrada social.

Pausa, archivo y mantenimiento

• Pausar una secuencia mantiene a todos sus leads donde están; Reanudar la continúa.
• Archivar detiene a todos los leads de la secuencia; el historial se conserva en sus cronologías.
• Durante el mantenimiento de la plataforma no se envía nada. Después, las secuencias continúan automáticamente (los mensajes siguen esperando a la franja de envío de cada lead). Cada paso se ejecuta como máximo una vez: un lead nunca recibe el mismo paso dos veces.