Workspace-Rollen und Berechtigungen

Jede Person in einem NextCRM-Workspace hat eine oder mehrere Rollen. Die Rolle bestimmt, welche Menüpunkte sie in der Seitenleiste sieht und was sie ändern darf. Geben Sie jeder Person die kleinste Rolle, mit der sie ihre Arbeit erledigen kann - das schützt Ihre Daten und hält das Menü übersichtlich.

Die fünf Workspace-Rollen

Rolle	Typische Person	Kurz gesagt
Workspace-Administrator	Inhaber, Gründer, Leitung Operations	Volle Kontrolle über den Workspace, inklusive Abrechnung, Pläne, Add-ons, Unternehmensprofil, KI und Datenexport.
Vertriebsleiter	Vertriebsleitung, Teamleitung	Führt das Vertriebsteam: lädt Personen ein, vergibt Rollen, importiert Daten, richtet Funnels, Formulare, E-Mail und Social-Media-Kanäle ein. Keine Abrechnung.
Marketing	Marketing, Agenturpartner	Kampagnen, Formulare und Funnels, die Lead Inbox und Arbeit mit Leads. Keine Teamverwaltung, keine Einstellungen.
Finanzen	Buchhaltung, Finanzleitung	Kann Leads, Kunden und Aufgaben ansehen, aber keine Lead-Daten ändern.
Vertriebsteam	Vertriebsmitarbeiter, Kundenbetreuer	Tagesgeschäft: Leads, Aufgaben, Kunden und die Social Inbox.

Die Person, die den Workspace angelegt hat, ist sein erster Workspace-Administrator.

Hinweis: Plattform-Administratoren sind keine Workspace-Rolle. Das sind die Betreiber von NextCRM, die den Dienst über ein eigenes Control Panel betreiben. Sie erscheinen nicht in Ihrer Teamliste und arbeiten nicht in Ihren CRM-Seiten.

Was jede Rolle in der Seitenleiste sieht

• Workspace-Administrator: Überblick (Heute, Dashboard), Vertrieb (Leads, Posteingang, Aufgaben, Kunden, Angebote), Wachstum & Team (Kampagnen, Automationen, Team) und Arbeitsbereich (Konfiguration mit allen neun Schritten, Hilfe-Center). Das Menü der Profilkarte unten in der Seitenleiste enthält Profil, Tarif & Abrechnung und Einstellungen.
• Vertriebsleiter: dieselbe Seitenleiste wie der Workspace-Administrator. Die Konfiguration zeigt nur E-Mail, Team, Social Media, Funnels, Leads importieren, Formulare und den Bereitschaftscheck. Das Menü der Profilkarte enthält Profil und Einstellungen - kein Tarif & Abrechnung.
• Marketing: Überblick (Heute, Dashboard), Vertrieb (Leads, Posteingang, Aufgaben, Kunden, Angebote), Wachstum & Team (Kampagnen) und Arbeitsbereich (Konfiguration mit Funnels, Formulare und dem Bereitschaftscheck, Hilfe-Center). Menü der Profilkarte: Profil und Einstellungen.
• Vertriebsteam: Heute, Dashboard, Leads, Posteingang, Aufgaben, Kunden, Angebote und Hilfe-Center. Menü der Profilkarte: Profil und Einstellungen. Keine Konfiguration.
• Finanzen: wie Vertriebsteam, aber ohne Heute. Keine Konfiguration.

Mehrere Einträge sind zusammengeführte Seiten mit Tabs oben: Dashboard (Überblick | Benutzerdefinierter Arbeitsbereich), Posteingang (Lead Inbox | Social Inbox), Kunden (Kunden | Kundenerfolg), Angebote (Angebote | Buchungsseiten), Kampagnen (Meine Kampagnen | Sequenzen) und Tarif & Abrechnung (Abrechnung | Add-ons | Plan-Upgrade). Eine Rolle sieht nur die Tabs, die sie öffnen darf: Für Vertriebsteam und Finanzen öffnet Posteingang direkt die Social Inbox, und ihr Dashboard hat keinen Tab Benutzerdefinierter Arbeitsbereich.

Einstellungen öffnet die Einstellungsübersicht. Sie zeigt nur Karten für Seiten, die die Rolle öffnen darf: Workspace-Administratoren sehen Profil, Anmeldung & Sicherheit, Postfach & Kalender, Unternehmensprofil, Lora-Wissen, KI-Konfiguration, die Kanaleinstellungen, API & Webhooks und die Karten von Tarif & Abrechnung; Vertriebsleiter sehen dieselben ohne KI-Konfiguration, SMS, API & Webhooks und Tarif & Abrechnung; Marketing, Finanzen und Vertriebsteam sehen Profil, Anmeldung & Sicherheit, Postfach & Kalender und Unternehmensprofil (nur lesbar).

Alle haben das Hilfe-Center und den Lora-Button unten rechts auf dem Bildschirm.

Was jede Rolle darf

„Ja“ bedeutet, die Rolle darf das. „Lesen“ bedeutet, die Rolle kann es öffnen, aber nicht ändern.

Aktion	Workspace-Administrator	Vertriebsleiter	Marketing	Finanzen	Vertriebsteam
Mit Leads arbeiten (bearbeiten, zwischen Phasen verschieben)	Ja	Ja	Ja	Lesen	Ja
Lead Inbox (wartende Leads) öffnen und verwalten	Ja	Ja	Ja	-	-
Funnels, Phasen und Formulare anlegen und ändern	Ja	Ja	Ja	-	-
Leads löschen	Ja	Ja	Eigene Leads	-	Eigene Leads
In der Social Inbox lesen und antworten	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Social-Inbox-Unterhaltungen zuweisen	Ja	Ja	Ja	-	-
Lead aus einer Unterhaltung erstellen	Ja	Ja	Ja	-	Ja
Marketing-Kampagnen	Ja	Ja	Ja	-	-
Follow-up-Sequenzen erstellen	Ja	Ja	Ja	-	-
Einen Lead in eine Sequenz aufnehmen (im Lead)	Ja	Ja	Ja	-	Ja
Automationen anlegen und ändern	Ja	Ja	-	-	-
Leads importieren (Konfiguration > Leads importieren)	Ja	Ja	-	-	-
Personen einladen und Rollen ändern (Team)	Ja	Ja	-	-	-
Social-Media-Kanäle verbinden (Konfiguration > Social Media)	Ja	Ja	-	-	-
E-Mail-Einstellungen ändern (Konfiguration > E-Mail)	Ja	Ja	-	-	-
Lora mit Workspace-Wissen trainieren (Einstellungen > Lora-Wissen)	Ja	Ja	-	-	-
KI-Konfiguration, SMS (Konfiguration > SMS) und API & Webhooks ändern	Ja	-	-	-	-
Unternehmensdaten bearbeiten (Konfiguration > Unternehmen)	Ja	Lesen	Lesen	Lesen	Lesen
Workspace-Daten exportieren (CSV, XML, Komplettexport)	Ja	-	-	-	-
Tarif & Abrechnung (Abrechnung, Add-ons, Plan-Upgrade)	Ja	-	-	-	-

„Eigene Leads“ sind Leads, die dieser Person zugewiesen sind oder die sie angelegt hat. Zusätzlich kann Ihr Plan Funktionen ein- oder ausschalten - SMS, die Social Inbox oder Marketing-Kampagnen müssen zum Beispiel unabhängig von der Rolle in Ihrem Plan enthalten sein.

Personen mit mehreren Rollen

Sie können einer Person mehrere Rollen geben, zum Beispiel Marketing und Finanzen. Die Berechtigungen addieren sich: Die Person darf alles, was eine ihrer Rollen erlaubt.

Die Seitenleiste und die Konfiguration zeigen alles, was eine ihrer Rollen öffnen darf. Vertriebsteam ist die Basisrolle und wird automatisch entfernt, sobald eine andere Rolle hinzukommt.

Wer Rollen ändern darf

• Workspace-Administratoren und Vertriebsleiter können die Rollen Vertriebsteam, Vertriebsleiter, Marketing und Finanzen vergeben oder entfernen. Öffnen Sie Team, klicken Sie auf das ...-Menü einer Mitgliedskarte und setzen Sie die Häkchen unter Workspace-Zugriff. Die Änderung wird sofort gespeichert.
• Vertriebsleiter können keine Personen ändern, die Workspace-Administratoren sind.
• Die Rollen eines Workspace-Administrators kann nur ein Plattform-Administrator ändern - andere Workspace-Administratoren und Vertriebsleiter können sie nicht ändern.
• Die Rolle Workspace-Administrator kann weder per Einladung noch auf der Teamseite vergeben werden. Wenn Sie einen zweiten Workspace-Administrator brauchen, wenden Sie sich an den NextCRM-Support - nur ein Plattform-Administrator kann diese Rolle vergeben.

Tipp: Sorgen Sie für mindestens zwei Personen, die das Team verwalten können (zum Beispiel einen Workspace-Administrator und einen Vertriebsleiter), damit niemand ausgesperrt ist, wenn jemand im Urlaub ist.

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