Außendienst-App (Visitenkarten & QR scannen)

Die Außendienst-App ist NextCRM auf Ihrem Smartphone, gemacht für eine Hand und sehr wenig Tippen. Scannen Sie eine Visitenkarte oder einen QR-Code oder importieren Sie einen Kontakt, wählen Sie einmal den Funnel, ergänzen Sie, was vereinbart wurde, und der Lead steht im richtigen Funnel mit Ihrer Notiz in seiner Timeline.

Öffnen Sie sie auf dem Smartphone unter /field oder tippen Sie im Menü des Arbeitsbereichs auf dem Smartphone auf Außendienst-App. Sie nutzt Ihre normale Anmeldung und Ihren aktiven Arbeitsbereich.

NextCRM Field installieren

Die Außendienst-App wird als eigene App NextCRM Field installiert, neben der Haupt-App NextCRM (die das vollständige CRM öffnet). Installieren Sie sie von der Seite der Außendienst-App /field:

• Android (Chrome, Edge): Tippen Sie in der Außendienst-App auf NextCRM Field installieren (oder im Browsermenü auf Installieren, während /field geöffnet ist).
• iPhone und iPad (Safari): Öffnen Sie /field, tippen Sie auf Teilen und dann auf Zum Home-Bildschirm.

NextCRM Field öffnet direkt den Erfassungsbildschirm. Drücken Sie lange auf das Symbol für die Kurzbefehle Scan card und Scan QR. Unter Android können Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch auch an NextCRM Field teilen.

Festlegen, wohin neue Leads gehen (Messemodus)

Oben auf dem Startbildschirm sehen Sie Neue Leads landen in. Tippen Sie darauf und wählen Sie:

1. den Funnel und die Phase für jeden neuen Lead,
2. die zuständige Person (Standard: Sie; Workspace-Admins und Sales Manager können eine Kollegin oder einen Kollegen wählen),
3. einen Event-Tag, zum Beispiel den Namen der Messe. Er wird jedem erfassten Lead hinzugefügt.

Diese Einstellungen bleiben auf Ihrem Smartphone, bis Sie sie ändern. Auf einer Messe legen Sie sie also einmal morgens fest. Für einen einzelnen Kontakt können Sie sie im Prüfbildschirm trotzdem ändern.

Tipp: Ohne Funnel warten neue Leads in der Lead Inbox. Dasselbe passiert, wenn das Limit aktiver Leads Ihres Tarifs erreicht ist; die App sagt es Ihnen nach dem Speichern.

Visitenkarte scannen

1. Tippen Sie auf Visitenkarte scannen und halten Sie die Karte in den Rahmen. Nutzen Sie bei wenig Licht die Taschenlampe.
2. Tippen Sie auf den Auslöser. Fügen Sie die Rückseite hinzu, wenn dort weitere Angaben stehen, und tippen Sie auf Diese Karte auslesen.
3. Die KI liest Name, Firma, Position, E-Mails, Telefonnummern, Website, Adresse und Social-Media-Profile.
4. Prüfen Sie den Kontakt. Schwer lesbare Felder sind gelb mit Prüfen markiert.
5. Tippen Sie auf Lead speichern.

Das Auslesen einer Karte verbraucht KI-Credits wie andere KI-Funktionen (oder nutzt den eigenen KI-Schlüssel Ihres Arbeitsbereichs). Kann die Kamera nicht genutzt werden, öffnet die App stattdessen Ihre Kamera-App oder Ihre Fotos.

QR-Code scannen oder Kontakte importieren

QR-Code scannen liest Kontakt-QR-Codes (vCard, MeCard), E-Mail- und Telefon-Codes sowie Links. Ein Link wird nie geöffnet: Er wird als Website und in der Notiz gespeichert.

Kontakt importieren übernimmt Kontakte aus Ihrem Adressbuch (Android Chrome) oder aus einer Kontaktdatei (.vcf, auch exportiert aus iPhone-Kontakten oder Outlook). Mehrere Kontakte auf einmal erscheinen als Liste: Entfernen Sie das Häkchen bei Kontakten, die Sie nicht brauchen, und tippen Sie auf Speichern. Schnell erfassen öffnet ein leeres Formular.

Duplikate

Während Sie einen Kontakt prüfen, sucht NextCRM nach bestehenden Leads mit derselben E-Mail, derselben Telefonnummer oder demselben Namen bei derselben Firma, auch im Papierkorb. Für jeden Treffer können Sie:

• den bestehenden Lead öffnen,
• Notiz hier hinzufügen: Ihre Notiz (und die Nachfass-Aufgabe) wird dem bestehenden Lead hinzugefügt, statt einen neuen anzulegen,
• oder Trotzdem neuen Lead anlegen ankreuzen.

Notieren, was vereinbart wurde

Schreiben Sie in Was wurde vereinbart? oder tippen Sie auf das Mikrofon und diktieren Sie in Ihrer Sprache. Die Notiz wird in der Timeline des Leads gespeichert, mit Außendienst-App markiert und mit Ihnen als Autor.

Lora liest Ihre Notiz und schlägt eine Nachfass-Aufgabe vor, zum Beispiel Angebot senden mit dem Datum, das Sie genannt haben („bis Freitag“). Tippen Sie auf den Vorschlag, um ihn anzunehmen, ändern Sie bei Bedarf Titel oder Datum, und die Aufgabe wird mit dem Lead angelegt.

Hinweis: Das Diktieren nutzt Lora-Sprache: den eigenen Google-Gemini-Schlüssel Ihres Workspaces oder das Sprach-Add-on von NextCRM. Ohne beides wird, wo verfügbar, die Diktierfunktion Ihres Smartphones verwendet.

Offline arbeiten

Ohne Verbindung erfassen Sie einfach weiter. Jeder Kontakt wird verschlüsselt auf Ihrem Smartphone gespeichert und automatisch gesendet, sobald Sie wieder online sind. Letzte Erfassungen zeigt den Stand jedes Kontakts: Wartet auf Synchronisierung, Wird synchronisiert, Synchronisiert, Fehlgeschlagen (auf Erneut versuchen tippen) oder Mögliches Duplikat (auf Prüfen tippen). Ein Kontakt wird nie doppelt angelegt, auch wenn die Verbindung beim Speichern abbricht.

Offline fotografierte Visitenkarten warten als Foto wartet auf Auslesen und werden ausgelesen, sobald Sie online sind; danach bestätigen Sie sie mit einem Tipp.

Achtung: Beim Abmelden werden noch nicht synchronisierte Erfassungen von Ihrem Smartphone gelöscht. Die App warnt Sie vorher.

Datenschutz und Fotos der Karten

Vor der ersten Erfassung zeigt die App einen Datenschutzhinweis. Erfassen Sie nur Kontakte, die Ihnen ihre Daten aus geschäftlichem Anlass gegeben haben. Standardmäßig werden Fotos der Karten direkt nach dem Auslesen gelöscht. Workspace-Admins und Sales Manager können in den Einstellungen der Außendienst-App Fotos der Visitenkarten aufbewahren einschalten; das Foto wird dann am Lead gespeichert und nach der gewählten Aufbewahrungsdauer gelöscht. Unter Datenschutz lesen Sie, wie NextCRM personenbezogene Daten behandelt.